Odmowa wypłaty wczasów pod gruszą – wniosek o świadczenie z ZFŚS złożony po terminie

Odpowiedź: Nie. Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jako dokument stanowiący źródło prawa pracy ma moc wiążącą w zakresie dotyczącym zasad i warunków przyznawania świadczeń.

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wyznacza ramowo zakres działalności socjalnej pracodawcy i tryb przyznawania świadczeń, określając:

• definicję pojęcia działalności socjalnej,
• zobowiązanie pracodawców do uzależnienia przyznawanych świadczeń oraz wysokości dopłat od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu,
• katalog podmiotów uprawnionych do korzystania z funduszu,
• zasady obliczania odpisów podstawowych i zwiększeń.

Dalsze zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pracodawca określa w regulaminie, wewnętrznie decydując o stopniu szczegółowości wprowadzanych przepisów. Pracodawca jest zatem uprawniony do określenia terminu na składanie wniosków i wypłaty świadczeń, uściślenia kręgu osób uprawnionych do skorzystania ze środków funduszu, a także ustalenia katalogu dotowanej działalności socjalnej i wysokości środków funduszu na poszczególne cele.

Regulamin ten podlega obligatoryjnym konsultacjom z działającą u pracodawcy organizacją związkową lub – w przypadku jej braku – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów, oraz odpowiedniej implementacji w zakładzie pracy.

Pracownicy muszą być też prawidłowo powiadomieni o postanowieniach wprowadzanego regulaminu i jego aktualizacjach. Dokument powinien być udostępniony w zwyczajowo przyjętych miejscach tak, by umożliwić pracownikom powrót do jego treści. 

Z ostrożności zaleca się odbieranie od pracowników pisemnych oświadczeń o zapoznaniu z treścią wewnętrznie obowiązujących u pracodawcy aktów prawa pracy.

Prawidłowo przyjęty regulamin stanowi źródło prawa pracy u wprowadzającego go pracodawcy. Oznacza, że to ma moc wiążącą zarówno w zakresie dotyczącym kryteriów podziału środków, jak i w zakresie ustanowionego w nim trybu przyznawania tych świadczeń pracownikom (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 19 sierpnia 2015, sygn. III AUa 1018/14).

W sytuacji opisanej w pytaniu, w obowiązującym regulaminie ZFŚS uwarunkowano wypłatę świadczenia z tytułu tzw. „wczasów pod gruszą” od okoliczności złożenia wniosku w zakreślonym terminie. W regulaminie szczegółowo określono również czas jego wypłaty. Pracodawca nie ma zatem obowiązku wypłacania świadczenia pracownikowi, który uchybił przepisom regulaminu.

Jeżeli regulamin ZFŚS szczegółowo określa, w jakim terminie pracownik musi złożyć wniosek o wypłacenie świadczenia, to pracodawca może odmówić wypłaty w przypadku niedotrzymania tego terminu. Odmowa przyznania świadczenia tzw. pod gruszą jest w takim przypadku zgodna z prawem. Dofinansowanie do wczasów nie musi być wypłacone, jeżeli nie spełniono warunków określonych w przepisach wewnętrznych.

Warto jednak przypomnieć, że postanowienia regulaminu ZFŚS nie mogą być dla pracowników mniej korzystne niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych. Sam regulamin może określać możliwość podjęcia indywidualnych decyzji w szczególnych przypadkach. Wówczas pracodawca będzie mógł przyznać świadczenie danemu pracownikowi.