Odliczenie podatku VAT, gdy pracownik dostarczył paragon z podróży służbowej bez NIP nabywcy

Odpowiedź: Paragony bez numeru na NIP nie dają podstawy do odliczenia podatku VAT. Pracownik powinien poprosić o wystawianie faktur. Natomiast odliczenie kosztów uzyskania przychodów wydaje się możliwe, jeżeli koszt zostanie uznany za należność przysługującą pracownikowi z tytułu podróży służbowej.

Kwotę podatku naliczonego stanowią kwoty wskazane przepisami art. 86 ust. 2 ustawy o VAT), w tym suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). W konsekwencji faktury są podstawowym dokumentem, na których podstawie podatnicy mogą odliczać kwoty podatku naliczonego.

Paragony bez numeru identyfikacji podatkowej nabywcy nie stanowią faktur (z nieistotnymi w omawianej sytuacji wyjątkami). Nie wykazują bowiem związku z prowadzoną przez podatnika VAT działalnością gospodarczą. W konsekwencji nie jest dopuszczalne odliczenie VAT od wydatku udokumentowanego takim paragonem.

Wskazać należy, że brak NIP na paragonie powoduje, iż trudno uznać przedmiotowy paragon za dokumentujący zakup dokonany w imieniu spółki. W konsekwencji wydaje się, że możliwość rozpoznania kosztu uzyskania przychodów bezpośrednio na podstawie takiego paragonu jest dyskusyjna. Nie jest jednak całkowicie wykluczona. Istotne jest czy odbywający podróż otrzyma zwrot poniesionych kosztów.

Do kosztów uzyskania przychodów mogą być zaliczane należności przysługujące pracownikom z tytułu odbycia podróży służbowej. Takie stanowisko zostało wyrażone np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z d1 lipca 2021 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.204.2021.1.MZA).

Jeżeli zatem koszt parkingu jest na podstawie przedmiotowego paragonu zwracany pracownikowi, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów jako zwrot należności przysługującej pracownikowi z tytułu odbycia podróży służbowej.