Dofinansowanie wczasów z ZFŚS a wykorzystanie zaległego urlopu

Odpowiedź: Nie. Nie powinno się przedkładać urlopu bieżącego nad zaległym. Zaległy urlop ­– jeśli taki u pracownika występuje – powinien być udzielany w pierwszej kolejności. Ten fakt nie powinien blokować możliwości ubiegania się o dofinansowanie wypoczynku z zfśs.

W pierwszej kolejności należy zauważyć, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Zatem, podstawowym kryterium przyznawania np. dofinansowań do wypoczynku jest rozpoznanie sytuacji osobistej pracownika i jego rodziny.

Firma może wprowadzić dodatkowe warunki jak odpowiednia długość urlopu. Odpowiedni zapis musi znaleźć się w regulaminie.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem kryteriów socjalnych, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Ten uzgadnia się ze związkami zawodowymi lub – w razie ich braku – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Nie jest prawidłowym działaniem wypłacanie dofinansowań tylko w oparciu o długość urlopu. Możliwe jest natomiast ustalenie warunku długości urlopu służącego wstępnej weryfikacji wniosków o dofinansowanie. Zatem w pierwszej kolejności zbierane są wnioski od pracowników planujących dwutygodniowy urlop, a następnie samo dofinansowanie jest różnicowane według sytuacji materialnej czy rodzinnej każdego pracownika.

 Urlop zaległy czy bieżący – kiedy pracownik otrzyma dofinansowanie wczasów?

Z punktu widzenia socjalnego nie powinno mieć znaczenia czy pracownik ubiegający się o dofinansowanie urlopowe korzysta z urlopu bieżącego bądź zaległego.

W kwestii samego udzielania urlopów wypoczynkowych obowiązuje zasada, że pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a jeśli taki plan nie został sporządzony, termin urlopu ustala się po porozumieniu z pracownikiem. Urlopu niewykorzystanego w ten sposób należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

Zatem, jeśli pracownik nie spożytkuje urlopu w tym roku, w którym nabył do niego prawo, to od 1 stycznia kolejnego roku urlop staje się zaległym. Urlop zaległy powinien być wykorzystany w pierwszej kolejności, by nie dochodziło do kumulacji urlopów starych z bieżącym. Ma to znaczenie z punktu widzenia przedawnienia prawa do urlopu.

Z wyjaśnień Departamentu Prawnego GIP wynika, że "(...) regulamin może określać, jakie rodzaje (np. wypoczynek weekendowy, »urlopowy«, itp.) oraz formy (zorganizowane, niezorganizowane) wypoczynku będą dofinansowane. Może to nastąpić także poprzez określenie minimalnego okresu wypoczynku, jaki będzie podlegać dofinansowaniu, w szczególności poprzez powiązanie z regulacją art. 162 Kodeksu pracy. (...)" – (stanowisko w sprawie dofinansowania do wypoczynku z Funduszu – znak GPP-517-4560-23-1/11/PE/RP).

Zgodnie z powołanym art. 162 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku, co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Z kolei Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 9 maja 2013 r. (sygn. akt II PK 199/12) wyjaśnił, że urlop zaległy powinien być wykorzystywany (udzielany) przed urlopem bieżącym. Kolejność wykorzystania urlopu wynika z ustawy, tzn. najpierw pracownik wykorzystuje urlop zaległy, a dopiero po nim urlop bieżący. Sąd Najwyższy skonkludował, że "(...) Nawet gdyby pracodawca kierował się określoną praktyką (zwyczajem) lub na podstawie indywidualnego zarządzenia wymagał, żeby pracownicy w pierwszej kolejności korzystali z urlopu bieżącego, a dopiero potem z urlopu zaległego, to byłoby to sprzeczne z przepisami prawa o urlopach wypoczynkowych. (...)".