Odpowiedź: Tak.Skoro były pracownik złożył wniosek o wydanie mu kopii świadectwa pracy, należy sporządzić kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem. Dokumenty można wysłać na wskazany przez byłego pracownika adres.
Czy kopie świadectw pracy można wysłać do byłego pracownika pocztą?
Pytanie: Były pracownik złożył wniosek o wydanie kopii świadectw pracy i wysłanie ich pocztą, ze względu na brak możliwości osobistego stawienia się w zakładzie pracy. Czy zakład pracy może sporządzić kopie wydanych niegdyś świadectw pracy? Czy takie dokumenty można wysłać za pośrednictwem operatora pocztowego? Były pracownik potrzebuje dokumentów w celu złożenia ich w ZUS.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- Czy pracodawca może na wniosek byłego pracownika wysłać kopie świadectw pracy, które były już wydane?
- Czy wysłanie świadectwa pracy lub jego kopii pocztą jest zgodne z prawem?
- Czy pracownik musi uzasadniać wniosek o wydanie kopii?
Obowiązek wydania świadectwa pracy
Zgodnie z art. 97 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy.
Kopie wydaje się na wniosek pracownika lub byłego pracownika, nie tylko w razie zgubienia świadectwa pracy
W myśl art. 9412 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, pracodawca ma obowiązek wydać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Co ważne, były pracownik nie musi wskazywać przyczyn złożenia wniosku o wydanie kopii dokumentacj. Nie musi np. powoływać się na zgubione świadectwo pracy czy zniszczenie oryginału.
W jakiej formie pracodawca wydaje kopię dokumentu?
Jak stanowi § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, w przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
- w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
- w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do tego rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Czy kopie świadectw pracy można wysłać pocztą?
Skóro były pracownik złożył do byłego pracodawcy wniosek o wydanie mu kopii świadectw pracy, należy przesłać tę kopię na wskazany przez byłego pracownika adres. Przepisy nie wskazują bowiem na obowiązek wydania ww. dokumentów do rąk własnych wnioskodawcy. Dokumenty należy wysłać listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Przeczytaj również:
- Zmiana nazwy lub formy prawnej pracodawcy – czy wymaga modyfikacji dokumentów kadrowych
- Kopia, odpis czy duplikat świadectwa pracy? Poznaj 14 praktycznych porad
- Wystawianie świadectwa pracy – czy można zamieścić informację o zajęciu wynagrodzenia
- Brak pieczątki pracodawcy na świadectwie pracy – czy należy je uwzględnić
Podstawa prawna:
- art. 9412 pkt 1, art. 97 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.)
- § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369)
REDAKTORZY PROWADZĄCY
Anna Kostecka
Prawnik, specjalistka prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
Sylwia Maliszewska
Ekspert podatkowy
PORADNIA
Odpowiedzi nawet na najtrudniejsze
pytania
