Czy można wystawić świadectwo pracy w formie elektronicznej

Odpowiedź: Tak. Pracodawca może wydać świadectwo pracy w formie elektronicznej. Takie świadectwo pracy musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Co do zasady, w dniu, w którym ustaje zatrudnienie, pracodawca powinien wydać pracownikowi świadectwo pracy. Świadectwa nie trzeba wydawać, jeżeli w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy planowane jest ponowne zatrudnienie. W praktyce jednak świadectwo pracy wydawane jest później niż w dniu ustania stosunku pracy. Zgodnie z art. 97 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, jeżeli wydanie dokumenty w dniu ustania stosunku pracy nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego (Poczta Polska).

Z przepisów Kodeksu pracy wynika, że świadectwo pracy jest dokumentem w formie pisemnej, który wydaje się osobiście lub wysyła za pośrednictwem operatora pocztowego.W takiej formie jest wydawane najczęściej. A co, jeżeli były pracownik prosi o wystawienie świadectwa pracy w formie elektronicznej?

To, że powszechnie stosowaną formą świadectwa pracy jest forma pisemna, nie oznacza, że jest jedyna dopuszczalna forma. Zgodnie art. 78 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, do zachowania formy pisemnej konieczne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie. Natomiast, jak stanowi art. 78[1] ww. ustawy, do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Co najważniejsze – oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Jak rozumieć to w praktyce?

Z powyższych przepisów wynika, że forma pisemna została zrównana z formą elektroniczną (rozumianą jako złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym). To z kolei oznacza, że można wydać świadectwo pracy w formie elektronicznej, jeżeli będzie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.