Od 1 stycznia 2022 r. e-faktury w KSEF. Faktury ustrukturyzowane w praktyce

Faktury ustrukturyzowane to innymi słowy faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 stycznia 2022 r. będą one wystawiane przy wykorzystaniu jednego wzoru i będą uznawane za wystawione w dniu przesłania ich do Krajowego Systemu e-Faktur. Każda faktura będzie miała przydzielony numer identyfikujący systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT). Będą one przechowywane w KSEF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione (zob. dodawany art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT).

Faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSEF będą nie tylko wystawiane, ale mogą być również przesyłane do odbiorców. Będzie to jednak wymagało uzyskania akceptacji odbiorców faktur (zob. art. 106na ust. 2 ustawy o VAT). Przepisy nie wskazują, w jakiej formie ma nastąpić akceptacja, co oznacza, że będzie można wyrazić ją w dowolnej formie, w tym ustnie.

Brak zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSEF, nie pozbawia jednak wystawcy prawa do wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu tego systemu. Natomiast wystawioną fakturę będzie musiał przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób (zob. dodawany art. 106g ust. 3b ustawy o VAT) np. w postaci papierowej lub e-mailem w postaci elektronicznej.

W konsekwencji faktury te dzielić się będą na faktury ustrukturyzowane:

• wystawione i przesłane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,
• wystawione przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lecz przesłane odbiorcy poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Co warto zaznaczyć, decyzja o wystawieniu e-faktury w Krajowym Systemie e-Faktur leżeć będzie w gestii wystawców faktur. Nie ma też przeszkód, aby podatnik wystawiał w formie faktury ustrukturyzowanych tylko część faktur. O tym, ile faktur wystawi w KSEF, a ile w „zwykły” sposób decyduje on sam.

Podatnik nie będzie mógł natomiast decydować o postaci faktury korygującej fakturę ustrukturyzowaną. Wszystkie je trzeba będzie wystawiać w postaci faktury ustrukturyzowanej (art. 106j ust. 4 ustawy o VAT).

Co ważne, nowe przepisy nie przewidują możliwości wystawiania ustrukturyzowanych not korygujących. Noty korygujące w 2022 roku będą wystawiane i otrzymywane poza Krajowym Systemie e-Faktur, czyli na dotychczasowych zasadach.

Podobnie będzie w przypadku faktur VAT RR oraz faktur pro forma. Te dokumenty także będą mogły być wystawiane wyłącznie na dotychczasowych zasadach, bez pośrednictwa Krajowego Systemu e-Faktur).

Dla podatników wystawiających faktury w KSEF przewidziane zostały dwie korzyści. Są to:

• możliwość rozliczania faktur korygujących zmniejszających, bez konieczności posiadania oraz
• prawo do otrzymywania zwrotu różnicy VAT w terminie 40 dni.

Obie korzyści będą dostępne zarówno dla podatników, którzy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur będą faktury ustrukturyzowane wystawiać i przesyłać do odbiorcy, jak i dla podatników, którzy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur faktury ustrukturyzowane będą tylko wystawiać (przesyłając te faktury odbiorcom poza Krajowym Systemem e-Faktur).

Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane, a najczęściej również przesyłane, przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. System ten przewiduje również następujące funkcje:

1. nadawanie, zmienianie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSEF,
2. powiadamianie podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu;
3. uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
4. wystawianie faktur ustrukturyzowanych;
5. dostęp do faktur ustrukturyzowanych;
6. otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych;
7. przechowywanie faktur ustrukturyzowanych;
8. oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur,
9. analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
10. powiadamianie podmiotów o:
11. dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur, dacie i czasie przydzielenia tego numeru,
12. dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem,
13. braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej (w przypadku niedostępności KSEF).
14. powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb ustawy o VAT o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Z Krajowego Systemu e-Faktur będzie mogło korzystać sześć grup podmiotów:

1. podatnik,
2. podmioty wskazane przez podatnika,
3. podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT (a więc organy egzekucyjne określone w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego),
4. osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT,
5. osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSEF, którym nadano uprawnienia do korzystania z tego systemu,
6. podmioty inne, niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Za pomocą faktur ustrukturyzowanych dokumentowane będą mogły być przede wszystkim czynności dokonane od 1 stycznia 2022 r. Ponadto e ten sposób dokumentowane będą mogły być również czynności dokonane wcześniej, w stosunku do których termin wystawienia faktury upływa po dniu 1 stycznia 2022 r.