Jak zacząć wystawianie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF

Faktura ustrukturyzowana to faktura cyfrowa, zawierająca odpowiednie, określone w przepisach informacje i wskazaną formę. Zapisuje się ją w konkretnym formacie elektronicznym, który umożliwia prawidłowe odczytywanie i przetwarzanie danych zawartych na dokumencie.

Należy podkreślić, że w świetle przepisów ustawy z 11 marca 2004 r. o podatki od towarów i usług faktura ustrukturyzowana nie jest tym samym, co elektroniczna.

Dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej są zapisane w formie znaczników, które w ustrukturyzowany sposób przekazują dane. Oczytanie tych danych wymaga użycia programu księgowego. warto dodać, że taki program nie będzie w stanie odczytać danych zapisanych na dokumencie zapisanym w formacie PDF, czyli formacie stosowanym do wystawiania zwykłych faktur ustrukturyzowanych.

Wystawianie przez podatników faktur ustrukturyzowanych jest możliwe, przy użyciu:

• programów komercyjnych wykorzystywanych przez nich do fakturowania sprzedaży (które przekażą dokument do KSeF)
• bezpośrednio w KSeF za pośrednictwem udostępnionej niedawno przez Ministerstwo Finansów Aplikacji Podatnika KSeF

Faktura ta przyjmuje format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1), opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Wystawianie e-faktur dwojakiej formie:

1. w programach do fakturowania, w systemach finansowo-księgowych podatników, zgodnie z opublikowanym wzorem ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, które to programy będą następnie przesyłać dokumenty do KSeF za pośrednictwem połączeń zwanych potocznie „wtyczkami”,
2. bezpośrednio w KSeF (tj. za pośrednictwem darmowego narzędzia w postaci interfejsu webowego KSeF).

Jeśli chodzi o możliwość korzystania z programów lub systemów użytkowanych przez podatników, a dostarczanych przez krajowych producentów, zaznaczyć należy, że sprzedawcy ci w większości dopiero przygotowują się do integracji swoich produktów z KSeF. Jeśli podatnik zamierza „bazować” na programie do fakturowania, powinien zasięgnąć informacji u producenta lub sprzedawcy oprogramowania, kiedy to w jego przypadku będzie praktycznie możliwe.

Od 7 kwietnia 2022 r. Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej udostępniło testową, pierwszą wersję aplikacji webowej umożliwiającej wystawianie faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio w KSeF w tzw. Aplikacji Podatnika KSeF. Narzędzie umożliwia wystawianie i odbieranie faktur z KSeF, nadawanie uprawień przez podatników korzystających z KSeF i podmioty uprawnione przez tych podatników. Dodatkowo aplikacja pozwala – bez konieczności logowania – na podgląd faktury (anonimowy dostęp do e-Faktury po wskazaniu jej indywidualnych cech), weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF.

Podatnik chcący już wystawiać i wymieniać z kontrahentami faktury ustrukturyzowane, w sytuacji, gdy wykorzystywany przez niego program mu jeszcze tego nie umożliwia, może skorzystać z aplikacji ministerialnej. 

Mnie niestety nie udało się przetestować nowego rozwiązania, aplikacja nie pozwala mi się uwierzytelnić ani za pośrednictwem profilu zaufanego, ani przy udziale podpisu kwalifikowanego. Otrzymuję informację o błędach przy logowaniu. Zapewniono jednak, że wadliwe działanie aplikacji zostanie wkrótce poprawione.

Aktualnie, przekazywanie faktur przy użyciu KSeF jest dopuszczalne w razie wcześniejszej akceptacji tej formy jej dostarczenia przez odbiorcę. Zaznaczyć trzeba, że akceptacja odbiorcy dla takich faktur jest niezbędna nawet wówczas, gdy wcześniej wyraził już zgodę na otrzymywanie e-faktur ustrukturyzowanych.

Gdy odbiorca faktur nie wyrazi zgody na otrzymanie ich przy użyciu KSeF, wystawca zachowuje prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, ale musi przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób tj. w formie papierowej lub w formie cyfrowej (czyli jako wydruk lub np. plik PDF).