Czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego?

Pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym zatrudniony uzyskał do niego prawo. Jeżeli pracownik nie wykorzysta urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo, stanie się on urlopem zaległym. Zaległego urlopu wypoczynkowego należy udzielić najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego.

Jednostronne udzielenie urlopu właściwie nie jest możliwe. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. Zgodnie bowiem z art. 167^[1] ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu.

Drugą okolicznością jest udzielenie wspomnianego urlopu zaległego.

Poza wskazanymi przypadkami pracodawca nie może zmusić pracownika do wykorzystania we wskazanym przez siebie. W takim przypadku pracodawca i pracownik powinni wspólnie ustalić termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego.

Przydatnym instrumentem mobilizującym pracowników do korzystania z urlopów w roku, w którym nabyli do niego prawo, jest plan urlopów. Co do zasady plan wiąże zarówno pracodawcę, jak i pracownika.

Zasadą jest, że pracodawca tworzy plan urlopów. Zgodnie z art. 163 § 1[1] może go nie tworzyć, jeśli:

• związki zawodowe się zgodzą albo
• jeśli podejmie taką decyzję autonomicznie – w przypadku, gdy w zakładzie nie ma związków

Plan urlopów jest jednak przydatny i warto go opracowywać. Dzięki niemu można zaplanować pracę i zastępstwa nieobecności. Oprócz tego plan zwiększa poczucie konieczności korzystania z urlopów.

Jeśli w zakładzie utworzono plan urlopów, nie trzeba każdorazowo uzgadniać terminów wykorzystania poszczególnych odcinków urlopu.

Należy zaznaczyć, że stworzenie planu urlopów nie daje pracodawcy możliwości narzucenia terminu urlopu. W tym przypadku terminy wypoczynku także ustala się z pracownikiem. Kodeks pracy w art. 163 § 1 wskazuje bowiem, że plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy

W przypadku braku planu urlopowego, termin wypoczynku pracodawca (przełożony) każdorazowo ustala w porozumieniu z pracownikiem. Ponieważ termin musi zostać uzgodniony, częstym zjawiskiem jest brak porozumienia, co powoduje, że ostatecznie pracownicy nie wykorzystują wszystkich dni przysługujących im w danym roku kalendarzowym.

Możliwość zobowiązania pracownika do wykorzystania urlopu zaległego została wprowadzona przez art. 15gc ustawy 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Zgodnie z tym przepisem, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.

Pracodawca nie musi uzgadniać z pracownikiem terminu wykorzystania tej części urlopu. Posiada bowiem legitymację do wydania polecenia wykorzystania urlopu – może wpisać go w ewidencji czasu pracy. Pracownik musi podporządkować się temu poleceniu.

Jeżeli pracownik odmawia wykonania obowiązku (np. stawia się w pracy mimo otrzymania polecenia korzystania z urlopu), pracodawca może nakładać kary porządkowe. W skrajnych przypadkach może dojść nawet do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Jest to bowiem okoliczność, w której pracownik – wbrew wyraźnemu poleceniu pracodawcy – wykonuje pracę w trakcie trwania urlopu wypoczynkowego.

Należy wskazać, że możliwość zobowiązania do wykorzystania urlopu istniała również przed pandemią, choć nie wynika to z przepisów kodeksu pracy, lecz orzecznictwa. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, jeżeli zatrudniony nie wykorzystał zaległych dni wypoczynku mimo zbliżającego się terminu 30 września, pracodawca może udzielić go jednostronnie – także bez zgody pracowników. Przykładem takiego orzeczenia jest wyrok SN z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05): Pracodawca może wysłać na zaległy urlop pracownika, który uporczywie odmawia uzgodnienia terminu wykorzystania tego urlopu w kodeksowym terminie, nawet bez uzyskania jego zgody. Pracodawca jest bowiem zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych w Kodeksie pracy zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu i nie może odmówić wykorzystania urlopu zgodnie z przepisami prawa pracy.

Dobrą praktyką jest informowanie pracownika o konieczności wykorzystania zaległego urlopu wraz z zastrzeżeniem, że jeżeli nie wskaże terminu, w którym skorzysta z wypoczynku, pracodawca uczyni to jednostronnie.

Trzeba także pamiętać, że w tym przypadku wyznaczenie terminu wykorzystania urlopu powinno nastąpić wówczas, gdy faktycznie zbliża się 30 września. Zobowiązanie pracownika do wykorzystania zaległego urlopu np. w styczniu, poza okresem obowiązywania przepisów antycovidowych, zostanie uznane za nieprawidłowe.

Informacja zaległym urlopie z prośbą o wyznaczenie terminu jego wykorzystania być uznana za wystarczającą próbę porozumienia, jeśli:

• przewiduje dla pracownika odpowiednio długi czas na wykorzystanie zaległego urlopu i
• jednoznacznie wskazuje, że w przypadku jego niewykorzystania we wskazanym terminie pracodawca udzieli urlopu w wyznaczonym przez siebie terminie.

Jeżeli pomimo prawidłowego powiadomienia o terminie na złożenie wniosku, pracownik go nie złoży, po upływie wskazanego terminu pracodawca może przekazać zatrudnionemu informację o jednostronnym udzieleniu zaległej części urlopu w wybranym przez siebie terminie.

• art. 152, art. 161, art. 163, art. 167¹, art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r., poz. 1510 ze zm.)
• art. 15gc ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.)