Wpłata należności na rachunek wirtualny – czy to jest koszt?

Rachunek bankowy aby mógł zostać uwzględniony w wykazie rachunków bankowych czyli „białej liście” winien spełniać określone kryteria, a wielu księgowych zastanawia się, czy wirtualny rachunek bankowy również je spełnia. Szczególnie, że od 1 stycznia 2020 r. przedsiębiorca dokonujący płatności na rzecz innego przedsiębiorcy w przypadku wartości transakcji powyżej 15000 zł obowiązany jest wpłacić należność na konto podane w wykazie podatników VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zwanym „białą listą” podatników VAT.

Z kont wirtualnych, do których tworzone są wirtualne numery rachunków z reguły korzystają firmy oraz instytucje, które posiadają masowych odbiorców dóbr lub usług, dużą liczbę wpłat gotówkowych oraz wiele placówek trenowych.

Są to przykładowo:

- dostawcy prądu, wody, gazu,

- operatorzy telekomunikacyjni,

- spółdzielnie mieszkaniowe,

- dostawcy Internetu, telewizji,

- ubezpieczyciele,

- jednostki samorządowe.

Jak widać jest on przeznaczony dla sprzedawców będących odbiorcami dużej ilości wpłat i przelewów. Umożliwia on sprzedawcy identyfikację wpłacającego i sprawne księgowanie wpłat otrzymywanych od kontrahentów.

Idea rachunku wirtualnego oparta jest na założeniu istnienia jednego rachunku, na którym wykonywane są wszelkie księgowania płatności klientów. Każdemu z nich przypisany zostaje indywidualny rachunek w formacie „zwykłego” rachunku bankowego z umieszczonym na nim numerem płatnika.

Wpłaty są identyfikowane przez rachunek wirtualny powiązany z rachunkiem, na który dokonywane są takie masowe płatności. Ponieważ proces ten przebiega automatycznie wyeliminowane zostaje ryzyko pomyłki.

Każdy klient ma swoje własne konto dzięki czemu unika się jakichkolwiek problemów z identyfikacją wpłaty bo… nie trzeba tego dokonywać.

Odpada czasochłonne rozróżnianie płatności dokonanych na konto bankowe odbiorcy, bez której nie obeszłoby się gdyby wszyscy klienci wpłaty wykonywali na jeden rachunek.

Idzie za tym możliwość całkowitego zautomatyzowania operacji księgowych, które wykonywane mogą być w ilościach hurtowych co znacznie przyspiesza proces.

Łatwe jest odtworzenie historii wpłat dokonanych przez danego kontrahenta.

Od 1 stycznia 2020 r. przedsiębiorca dokonujący płatności na rzecz innego przedsiębiorcy w przypadku wartości transakcji powyżej 15000 zł obowiązany jest wpłacić należność na konto podane w wykazie podatników VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zwanym „białą listą” podatników VAT.

Uregulowanie takie wprowadził art.22p ust.1 pkt2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128,1163,1243) oraz art.15d ust.1 pkt2 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1406,1163,1492,1565, 21 22, 2123, 2320, z 2021 r. poz.11, 255,1163, 1243). Przepisy powyższe odwołują się do art.19 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. 2021 poz.162) nakazującego przedsiębiorcy dokonywanie zapłaty z tytułu transakcji przekraczającej 15000 zł wyłącznie na rachunek płatniczy.

Rachunek bankowy aby mógł zostać uwzględniony w wykazie rachunków bankowych czyli „białej liście” winien spełniać poniższe kryteria:

- musi zostać wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym,

- musi być rachunkiem rozliczeniowym w świetle ustawy Prawo bankowe lub imiennym rachunkiem w SKOK-u, który został otwarty w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej,

- musi być potwierdzony w systemie teleinformatycznym izby rozliczeniowej (STIR).

Rozdział 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1896,2320, z 2021 r. poz.432, 815,1177) określa rodzaje rachunków, które mogą prowadzić banki.

Zgodnie z art.49 ust.1 pkt1 w/w ustawy przez rachunek bankowy rozumie się rachunki rozliczeniowe, rachunki bieżące i pomocnicze oraz prowadzone dla nich na zasadach określonych w rozdziale 3a rachunki VAT. W związku z tym rachunek wirtualny nie stanowi rachunku bankowego w pojęciu art.49 ust.1 pkt1 Prawa bankowego i z tego powodu nie zostaje on odnotowany w wykazie czynnych podatników VAT.

Zagadnienie ewentualnego braku uprawnień do zaliczenia do kosztów wpłaty na rachunek wirtualny, ze względu na swoją praktyczną doniosłość było niejednokrotnie przedmiotem wyjaśnień organów podatkowych.

Jako przykład służyć mogą interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

0111-KDIB2-3.4010.216.2019.2.AD z 24 września 2019 r.

0111-KDIB1-1.4010.330.2019.1.MF z 7 października 2019 r.

W pierwszej z nich Dyrektor uznał, że nie należy nie zaliczać do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art.15d ust.1pkt2 ustawy o CIT należności wpłaconych sprzedawcy towarów i usługodawcy na rachunek techniczny, za który uznany został rachunek wirtualny, nawet jeżeli należność przekracza 15000 zł. Służy on bowiem jedynie do obsługi rachunku rozliczeniowego zamieszczonego na „białej liście” w dniu dokonania przelewu. Wówczas każda wpłata na rachunek wirtualny jest jednocześnie wpłatą na rachunek bankowy znajdujący się na „białej liście” podatników VAT.

W dniu 20 grudnia 2019 r. Ministerstwo Finansów opublikowało objaśnienia podatkowe dotyczące wykazu podatników VAT. Poruszają one wiele aspektów funkcjonowania instytucji potocznie zwanej „białą księgą” podatników VAT. Jednym z nich było odniesienie się do wpłat na rachunki wirtualne dające prawo do zaliczenia takich operacji w koszty.

Zdaniem Ministerstwa brak rachunku wirtualnego w wykazie podatników VAT nie oznacza, że przedsiębiorca dokonując wpłaty na tego rodzaju konto narazi się na ujemne konsekwencje przewidziane dla podmiotów wpłacających środki na rachunek spoza wykazu. Jego brak w wykazie nie wiąże się z taką sankcją.

Przedsiębiorca ma możliwość sprawdzenia w wykazie, czy dokonując zapłaty na dany rachunek wirtualny dochowa warunków umożliwiających zaliczenia takiej wpłaty do kosztów podatkowych. Weryfikując w wykazie dany numer rachunku bankowego przedsiębiorca zostanie poinformowany czy ten rachunek powiązany jest z rachunkiem rozliczeniowym. Zatem wpłata na rachunek wirtualny potraktowana zostanie tak jak wpłata na rachunek rozliczeniowy, z którym rachunek wirtualny jest powiązany.

Istnienie powiązania rachunku wirtualnego z rachunkiem rozliczeniowym ujawnionym na białej liście najłatwiej zweryfikować dzięki wyszukiwarce na internetowej stronie Ministerstwa Finansów.

Reasumując

Zapłata dokonana na rachunek wirtualny dostawcy (usługodawcy) za fakturę, w przypadku gdy należność przekracza 15000 zł stanowi koszt podatkowy. Brak tego rodzaju rachunku na „białej liście” nie stoi temu na przeszkodzie.

Warunek stanowi przypisanie takiego rachunku do rachunku rozliczeniowego figurującego na „białej liście”.