Ustawa Prawo zamówień publicznych obliguje zamawiających do sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Zamawiający powinni w nim ujmować zarówno zamówienia udzielane przez nich samych, a niekiedy również przez ich odrębne jednostki. W sytuacji gdy zamawiającym jest jednostka organizacyjna jednostek samorządu terytorialnego lub Skarbu Państwa, będąca samodzielnym zmawiającym, musi ona samodzielnie sporządzić i przekazać takie sprawozdanie. Dokument należy przekazać prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.