Używanie prywatnego telefonu do celów służbowych a składki ZUS od zwrotu kosztów używania
Pytanie: Pracownicy do celów służbowych wykorzystują prywatne telefony komórkowe, za co pracodawca wypłaca im miesięczny ryczałt. Czy taki ryczałt powinien zostać oskładkowany? A może należy wypłacać ekwiwalent za używanie telefonu prywatnego do celów służbowych?
Odpowiedź: Zwrot za korzystanie z prywatnego telefonu do celów służbowych nie jest oskładkowany, jeżeli jest to ekwiwalent za poniesione koszty. Warunkiem jest bowiem to, aby zwracana kwota odzwierciedlała faktycznie poniesione koszty.
Kiedy pracodawca nie potrąci składek od kwoty na zwrot kosztów za używanie przez pracownika własnego telefonu
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe), ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika, nie stanowią podstawy wymiaru składek.
Powyższe oznacza, że od kwoty zwracanej za używanie w pracy prywatnej komórki nie nalicza się składek ZUS.
Trzeba jednak zwrócić uwagę ma to, że mowa tu o ekwiwalencie, nie zaś o ryczałcie. Różnica jest natomiast istotna. Wypłacenie ekwiwalentu oznacza zwrócenie faktycznie poniesionych kosztów. Zaś ryczałt to kwota ustalona na określonym, stałym poziomie. Nie ma ona związku z rzeczywistymi kosztami poniesionymi przez pracownika z w związku z korzystaniem z prywatnej komórki do celów służbowych.
Ekwiwalent pieniężny wypłaca się wysokości ustalonej z uwzględnieniem m.in.: zużycia sprzętu, jego ceny rynkowej, ilości zużytego lub wykorzystanego materiału.
Ryczałt to z kolei określona kwota przeznaczona na określone wydatki, bez wyszczególnienia szczegółowych pozycji.
Powyższe oznacza, że ekwiwalent oraz ryczałt za używanie prywatnego sprzętu to inne kategorie przychodów.
Co zrobić, aby zwrot za korzystanie w pracy z prywatnego telefonu nie był oskładkowany?
Pracodawca, który chce uniknąć odprowadzania składek ZUS od kwoty zwracanej za korzystanie z własnego sprzętu, powinien wprowadzić do umowy odpowiedni zapis.
Proponowane brzmienie zapisu w umowie: Pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny z tytułu wykorzystywania do celów służbowych prywatnego telefonu komórkowego.
Oprócz tego trzeba pamiętać, aby ekwiwalent:
- był wypłacany w formie pieniężnej,
- odpowiadał faktycznym wydatkom poniesionym przez pracownika,
- dotyczył wykorzystywania przez pracownika sprzętu i narzędzi stanowiących jego własność,
- dotyczył sprzętu i narzędzi wykorzystywanych w związku z wykonywaniem pracy na rzecz pracodawcy, który go wypłaca.
Tylko spełnienie ww. warunków pozwala na zastosowanie§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego, czyli nieuwzględnianie kwoty przy obliczaniu podstawy wymiaru składek.
Czy ZUS może uznać, że ekwiwalent trzeba oskładkować?
Zakład Ubezpieczeń Społecznych w toku kontroli może podważyć słuszność wyłączenia ekwiwalentu z oskładkowania. Dlatego tak ważne jest zawarcie umowy, w której jasno wynika, że wypłacane pracownikowi kwoty rzeczywiście służą pokryciu ponoszonych kosztów. W szczególności nie można dopuścić do zawyżenia zwracanej kwoty.
Więcej na temat zwracania kosztów za korzystanie z prywatnej komórki do celów służbowych przeczytasz w artykule:
Przeczytaj również:
- art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1–2, art. 20 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.).
- § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).
PORADNIA
Odpowiedzi nawet na najtrudniejsze
pytania
