Przechowywanie formularzy ZUS Z-3
Pytanie: Gdzie powinno się przechowywać formularze ZUS Z-3 w aktach osobowych w części C czy w dokumentach płacowych w kartotece zasiłkowej? Gdzie powinno przechowywać się pisma POG z ZUS - w aktach osobowych część B?
- W jakiej części akt osobowych przechowywać formularz ZUS Z-3?
Przeczytaj też:
- Jak badać pracowników na obecność innych substancji niż alkohol
- Od 21 marca nowa część E akt osobowych
- Jak prowadzić badania trzeźwości pracowników w zakładzie pracy (procedura po nowelizacji Kodeksu pracy)
- Jak przetwarzać dane osobowe w związku z kontrolą trzeźwości pracowników
- Wdrożenie badań trzeźwości w zakładzie pracy – procedura w 10 krokach
- Praca zdalna i kontrola trzeźwości: będą zmiany w aktach osobowych
- Część E w aktach osobowych pracownika – czy jest obowiązkowa w przypadku niewprowadzenia kontroli trzeźwości pracowników w firmie
Obejrzyj:
Odpowiedź: Dokumenty ZUS należy przechowywać wraz z pozostałą dokumentacją płacową.
Pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Akta osobowe pracownika składają się z 5 części i obejmują:
1) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (część A akt osobowych),
2) oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (część B akt osobowych),
3) oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (część C akt osobowych),
4) odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu (część D akt osobowych),
5) dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (część E akt osobowych).
Poza aktami osobowymi pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Obowiązujące przepisy nie określają, gdzie należy przechowywać dokumentację ZUS-owską (druki i zgłoszenia). Niemniej biorąc pod uwagę, że formularz ZUS Z-3 służy do ustalenia i obliczenia wysokości zasiłku chorobowego oraz innych świadczeń wypłacanych przez ZUS (zasiłek macierzyński czy opiekuńczy) właściwym byłoby przechowywanie go razem z dokumentacją płacową. Dotyczy to również pozostałej korespondencji z ZUS.
Słowa kluczowe:
formularz ZUS Z-3b
PORADNIA
Odpowiedzi nawet na najtrudniejsze
pytania
