Nieobecność pracownika. Jak wykazać nieobecność nieusprawiedliwioną w raporcie ZUS RSA?
Pytanie: Pracownik przez dwa tygodnie nie przychodził do pracy, tj. w okresie od 7 do 21 marca 2022 r. Mimo podejmowanych prób, pracodawca nie zdołał się z nim skontaktować, a pracownik nie usprawiedliwił nieobecności. Jak wobec tego wykazać tę nieobecność w druku ZUS RSA? Czy trzeba uwzględnić wszystkie dni, włącznie z weekendem, czy tylko dni robocze?
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- Czym jest formularz ZUS RSA?
- Kiedy nieobecność w pracy jest nieubezpieczona?
- Jakim kodem oznaczyć dni nieusprawiedliwionej absencji?
- Które dni nieobecności uwzględnić w raporcie świadczeniowym ZUS?
Odpowiedź: W przypadku, o którym mowa w pytaniu, w raporcie ZUS RSA za marzec 2022 r. należy wskazać dni robocze, w których pracownik nie stawił się w pracy bez usprawiedliwienia.
Formularz ZUS RSA to imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. Zawiera on m.in. informacje dotyczące rodzajów i okresów przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne. Do takich przerw zalicza się nieusprawiedliwione nieobecności pracownika.
Z nieusprawiedliwioną nieobecnością mamy do czynienia w sytuacji, gdy pracownik nie informuje przełożonego o przyczynach absencji w dniu, w którym powinien świadczyć pracę. Taką absencją będzie także ta, kiedy pracownik wskazał na okoliczności, które dla pracodawcy nie usprawiedliwiają absencji. O nieusprawiedliwionej nieobecności mówimy również wtedy, gdy usprawiedliwienie zostanie przedstawione zbyt późno.
Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r.: w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie absencji w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.
W raporcie ZUS RSA nie wykazuje się dni wolnych od pracy
Absencja w pracy dotyczy dni, w których pracownik powinien był ją świadczyć. Oznacza to, że w formularzu należy wskazać dni robocze, w których pracownik nie pojawił się w pracy i nie usprawiedliwił tej nieobecności. W formularzu nie uwzględnia się zatem weekendów.
Dni nieusprawiedliwionej nieobecności należy wykazać z kodem 152
Przerwę w opłacaniu składek oznaczającą okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy wykazuje się w raporcie ZUS RSA, z kodem 152.
Nieobecność nieusprawiedliwiona niepłatna w okresie od 7 do 21 marca 2022 roku
Przeanalizujmy zatem przypadek, o którym mowa w pytaniu. Pracownik nie stawił się w pracy od 7 do 21 marca 2022 r. Z treści pytania należy wnioskować, że w zakładzie pracy soboty i niedziele są dniami wolnymi od pracy. Zatem w okresie, o którym mowa przypadają łącznie cztery dni wolne – dwie soboty i dwie niedziele.
Nieusprawiedliwioną absencję pracownika przypadającą w dniach 7–11, 14–18 i 21 marca 2022 r. należy wykazać w trzech blokach formularza sporządzonego za niego za marzec 2022 roku w następujący sposób:
- pierwszy blok – okres 7–11 marca, liczba dni 5, kod świadczenia/przerwy 152,
- drugi blok – okres14-17 marca, liczba dni 5, kod jak wyżej,
- trzeci blok – 21 marca, liczba dni 1, kod jak wyżej.
Przeczytaj również:
- art. 41 ust. 3 pkt 7, art. 46 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.).
- rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2020 r. poz. 2366 ze zm.).
- § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).
PORADNIA
Odpowiedzi nawet na najtrudniejsze
pytania
