Faktury zaliczkowe – jak rozliczać

Odpowiedź: Otrzymanie zaliczki od kontrahenta na poczet przyszłych świadczeń zobowiązuje podatnika do udokumentowania przyjęcia wpłaty w formie faktury oraz do odprowadzenia podatku od przyjętych kwot w rozliczeniu miesiąca, w którym środki pieniężne wpłynęły do firmy. Od powyższej reguły istnieje jednak kilka wyjątków. Z kolei przekazanie części ceny sprzedaży na poczet zakupu towarów w ramach WNT albo importu towarów, pozostaje neutralne dla kupującego i nie nakłada na niego żadnych obowiązków względem VAT. Konieczność rozliczenia podatku może się natomiast pojawić w razie zakupu usług za granicą, dla których podatnikiem będzie usługobiorca (import usług).

Obowiązek podatkowy 

Zgodnie z treścią art. 19 ust. 8 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty- w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkiem m.in. transakcji WDT oraz dostaw towarów i świadczenia usług wskazanych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (media i podobne).

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy transakcji WDT oraz czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (media i podobne). Faktury wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto część ceny sprzedaży lub innego wynagrodzenia.

Stwierdzić zatem trzeba, że w sytuacji, gdy przyjmiecie Państwo zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub usług, dla przyjętej kwoty trzeba będzie sporządzić fakturę zaliczkową, zaksięgować ją i wykazać w pliku JPK_VAT w miesiącu przyjęcia zaliczki (bez względu na termin sporządzenia faktury).

Nie podlegają jednak zafakturowaniu i wykazaniu zaliczki otrzymane na poczet transakcji WDT, dostawy mediów, świadczenia usług telekomunikacyjnych, ochrony mienia, najmu i dzierżawy.

Przy nabyciach wewnątrzwspólnotowych towarów (WNT), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez podatnika podatku od wartości dodanej, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru (art. 20 ust. 5 ustawy o VAT).

Zaznaczyć trzeba, że dokonanie zapłaty kontrahentowi unijnemu - w całości lub w części, nie przyśpiesza powstania obowiązku podatkowego dla transakcji WNT, pozostając neutralne podatkowo dla rozliczeń nabywcy. Rozliczenie (całej) transakcji WNT następuje u krajowego podatnika w dniu wystawienia faktury przez sprzedawcę z innego państwa członkowskiego lub- najpóźniej - 15 dnia następnego miesiąca po przywozie towarów do Polski.

Podobnie sprawa wygląda w razie sprowadzania towarów z kraju trzeciego, a więc w odniesieniu do importu towarów.  Podatkowi VAT podlega tylko faktyczny przywóz towarów z terytorium państwa trzeciego na terytorium Unii Europejskiej. Dopóki zatem sprowadzony towar nie przekroczy granicy UE, dopóty importer nie ma obowiązku opodatkować tej czynności. Oznacza to, że zaliczka zapłacona kontrahentowi z kraju trzeciego, nie podlega w ogóle wykazaniu i rozliczeniu przez importera.

W przypadku zakupu usług poza Polską (import usług), obowiązek podatkowy z tytułu wykonania usług na rzecz krajowego nabywcy powstaje z reguły w momencie wykonania usługi. Jeśli jednak usługobiorca wcześniej przekazał zaliczkę na poczet usługi, ma obowiązek ją opodatkować i wykazać w swoich rozliczeniach podatkowych z zastosowaniem mechanizmu odwrotnego obciążenia. Jeśli zatem kupujecie Państwo usługi od innych podmiotów z Unii i spoza Unii, a usługi te będą dla Państwa stanowiły import usług, trzeba je rozliczyć w deklaracji podatkowej składanej za okres przekazania zaliczek usługodawcom.