Księgowanie w PKPiR – składniki wynagrodzenia jako koszty

Pełne wynagrodzenie brutto pracownika stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu. Koszt ten należy ująć w PKPiR w kolumnie 12 – wynagrodzenia w gotówce i w naturze.

Przyjmijmy, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie w minimalnej wysokości w 2022 r, czyli 3010 zł. Oprócz wynagrodzenia brutto w kwocie 3010 zł, pracodawca do kosztów podatkowych zalicza również narzuty na to wynagrodzenie. Narzuty są księgowane w PKPiR w kolumnie 13 – pozostałe wydatki. W tym przypadku księgowanie odbywa się na podobnych zasadach, jak ujmowanie w kosztach wynagrodzenia ze stosunku pracy.

Wynagrodzenie brutto ewidencjonuje się w okresie rozliczeniowym, za który świadczenie jest należne. Natomiast w razie uchybienia terminowi jego wypłaty, należy ewidencjonować je pod datą faktycznej wypłaty pracownikowi.

W razie wątpliwości dotyczących zasad ewidencjonowania kosztów w PKPiR należy sięgnąć po objaśnienia stanowiące załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z ust. tych objaśnień, koszty z tytułu wynagrodzeń pracowniczych, w kwotach brutto, ewidencjonuje się PKPiR w kolumnie 12 (wynagrodzenia w gotówce i w naturze).

Wynagrodzenie brutto obejmuje kwotę należną do wypłaty oraz składki ubezpieczeniowe opłacane przez pracownika. Obejmuje ono także zaliczkę na podatek dochodowy.

Wpisu wynagrodzenia brutto do księgi dokonuje się na podstawie:

a) listy płac lub innych dowodów, na których pracownik podpisem potwierdza kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze – w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,

b) innych dowodów, np. dowodu przekazania wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika – jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

Za koszty uzyskania przychodów (w odniesieniu do wynagrodzeń pracowniczych) uznaje się także obciążające wynagrodzenia pracownicze składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników (w części finansowanej przez pracodawcę) oraz składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników.

Kosztem podatkowym są także składki na:

• Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (z pewnymi wyjątkami).

Te składki ujmuje się w kolumnie 13 PKPiR (Pozostałe wydatki).

W sytuacji uchybienia terminowi zapłaty składek – w części finansowanej przez płatnika składek, narzuty na wynagrodzenia w części obciążającej pracodawcę, są kosztem podatkowym dopiero w dacie ich zapłaty. Dopiero wtedy podlegają zaewidencjonowaniu w PKPiR (pod datą ich faktycznej zapłaty do ZUS) – art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy PIT.