Ewidencja wydatków związanych z autami w księgach. Poznaj 7 praktycznych przykładów księgowań
Transakcje kupna oraz sprzedaży aut, jak również wydatki na ich eksploatację często sprawiają problemy w zakresie ewidencji w księgach rachunkowych. Poniżej prezentujemy przykłady rozliczeń, które mogą pomóc przy tych czynnościach.
Z punktu widzenia prawa bilansowego nie ma znaczenia rodzaj samochodu i sposób jego użytkowania. Ważne jest, aby ująć nakłady związane z jego użytkowaniem na kontach odzwierciedlających charakter ponoszonych nakładów. Wykorzystywane są przede wszystkim konta: „Zużycie materiałów”, „Usługi obce”, „Amortyzacja” i „Pozostałe koszty rodzajowe”. Dla VAT niepodlegającego odliczeniu wykorzystywać można konto „Podatki i opłaty”.
Pamiętajmy, iż taki VAT jest ujmowany zgodnie z przyjętą w polityce rachunkowości zasadą związaną z ustaleniem wartości początkowej materiałów.
- jeśli materiały – np. paliwo – ujmowane są w cenie nabycia zgodnie z art. 28 ust. 11 pkt 1 uor, to część VAT, której nie można odliczyć, podwyższa wartość początkową materiałów;
- jeśli z kolei materiały są ujmowane w cenie zakupu zgodnie z art. 34 ust. 1 pkt 1 uor – to VAT niepodlegający odliczeniu ujmowany będzie na koncie „Podatki i opłaty”.
- Przykład
Spółka ABC Sp. z o.o. nabyła w maju 2021 roku paliwo do samochodów osobowych za 1.800 zł + 23% VAT. Powyższe nakłady dotyczą auta osobowego będącego środkiem trwałym, dla którego jednak nie jest prowadzona ewidencja na potrzeby VAT. Spółka ujmuje materiały w cenach zakupu. Koszty zostaną ujęte następująco:
1. Faktura potwierdzająca nabycie
- Wn „Rozliczenie kosztów” 2.214 zł,
- Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2.214 zł.
2. Ujęcie kosztu
- Wn „Zużycie materiałów” 1.800 zł,
- Wn „Podatki i opłaty” – VAT niepodlegający odliczeniu 207 zł,
- Wn „VAT naliczony” (podlega odliczeniu w 50%) 207 zł,
- Ma „Rozliczenie zakupu” 2.214 zł.
Jeśli jednostka prowadzi również ewidencję kosztów wg miejsc powstawania, to rozliczy ten nakład:
- Wn „Koszty zarządu/koszty sprzedaży/inne koszty wg układu funkcjonalnego” 2.007 zł,
- Ma „Rozliczenie kosztów” 2.007 zł.
Co ważne, do kosztów uzyskania przychodów spółka zaliczy jedynie 1.350 zł kwoty netto paliwa i 155,25 zł VAT, pozostałe kwoty nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów, mimo że są kosztami w rachunkowości.
- Przykład
Spółka XYZ Sp. z o.o. nabyła w czerwcu 2021 roku paliwo do samochodów osobowych za 1.800 zł + 414 zł (23%) VAT. Powyższe nakłady dotyczą auta osobowego będącego środkiem trwałym, dla którego jednak nie jest prowadzona ewidencja na potrzeby VAT. Spółka ujmuje materiały w cenach nabycia. Koszty zostaną ujęte następująco:
1. Faktura potwierdzająca nabycie
- Wn „Rozliczenie kosztów” 2.214 zł,
- Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2.214 zł.
2. Ujęcie kosztu
- Wn „Zużycie materiałów” 2.007 zł, w tym KUP 1.505,25 zł, NKUP 501,75 zł
- Wn „VAT naliczony” (podlega odliczeniu w 50%) 207 zł,
- Ma „Rozliczenie zakupu” 2.214 zł.
Jeśli jednostka prowadzi również ewidencję kosztów wg miejsc powstawania, to rozliczy ten nakład:
- Wn „Koszty zarządu/koszty sprzedaży/inne koszty wg układu funkcjonalnego” 2.007 zł,
- Ma „Rozliczenie kosztów” 2.007 zł.
Oczywiście w przypadku gdy jednostka prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu zgodnie z przepisami o VAT, cały VAT zawarty w zakupie paliwa będzie podlegał odliczeniu i tym samym ujęciu na koncie „VAT naliczony”.
W przypadku nabycia samochodu podlegającego ograniczeniom z punktu widzenia VAT należy pamiętać, że podatek od towarów i usług niepodlegający odliczeniu zgodnie z art. 28 ust. 8 uor i art. 16g updop i 22g updof zwiększa wartość początkową samochodu.
- Przykład
Podatnik prowadzący działalność opodatkowaną i zwolnioną kupił samochód osobowy za 80.000 zł netto + 18.400 zł VAT. Samochód ten będzie przez podatnika wykorzystywany do obu rodzajów działalności, a częściowo również do celów prywatnych.
Sytuacja 1.
- kwota podatku naliczonego jest na podstawie art. 86a ust. 1 ustawy o VAT ograniczona do 50%, a więc wynosi 9.200 zł,
- podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia całej kwoty podatku naliczonego, tj. 9.200 zł.
1. Faktura za nabycie auta
- Wn „Rozliczenie zakupu” 98.400 zł,
- Ma „Pozostałe rozrachunki z dostawcami” 98.400 zł.
2. Ujęcie VAT podlegającego odliczeniu
- Wn „VAT naliczony” 9.200 zł,
- Ma „Rozliczenie zakupu” 9.200 zł.
3. OT samochodu – łącznie z VAT niepodlegającym odliczeniu
- Wn „Środki trwałe – środki transportu” 89.200 zł,
- Ma „Rozliczenie zakupu” 89.200 zł.
Sytuacja 2.
Proporcja wstępna obowiązująca podatnika wynosi 83%. W tej sytuacji z tytułu nabycia samochodu:
- kwota podatku naliczonego jest na podstawie art. 86a ust. 1 ustawy o VAT ograniczona do 50%, a więc wynosi 9.200 zł,
- podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 83% kwoty podatku naliczonego, tj. 7.636 zł (9.200 zł x 83%).
1. Faktura za nabycie auta
- Wn „Rozliczenie zakupu” 98.400 zł,
- Ma „Pozostałe rozrachunki z dostawcami” 98.400 zł.
2. Ujęcie VAT podlegającego odliczeniu
- Wn „VAT naliczony” 7.636 zł,
- Ma „Rozliczenie zakupu” 7.636 zł.
3. OT samochodu – łącznie z VAT niepodlegającym odliczeniu
- Wn „Środki trwałe – środki transportu” 90.764 zł,
- Ma „Rozliczenie zakupu” 90.764 zł.
Sytuacja 3.
Podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia tej kwoty.
1. Faktura za nabycie auta
- Wn „Rozliczenie zakupu” 98.400 zł,
- Ma „Pozostałe rozrachunki z dostawcami” 98.400 zł.
2. OT samochodu – łącznie z VAT niepodlegającym odliczeniu
- Wn „Środki trwałe – środki transportu” 98.400 zł,
- Ma „Rozliczenie zakupu” 98.400 zł.
- Przykład
W maju 2021 roku podatnik zawarł na 3 lata umowę leasingu, której przedmiotem jest samochód osobowy o wartości nieprzekraczającej 150.000 zł łącznie z VAT niepodlegającym odliczeniu. Umowa ta kwalifikuje się do leasingu operacyjnego. Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 50% kwoty podatku naliczonego od płatności wynikających z zawartej umowy, ponieważ nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu na potrzeby VAT. Faktura za opłatę wstępną za zawarcie umowy (nie podlega ona rozliczeniu w czasie) opiewa na wartość brutto 9.840 zł (wartość netto: 8.000 zł, VAT: 1.840 zł). Została ona wystawiona 5 maja 2021 r. Podatnik odliczył podatek naliczony od opłaty wstępnej w wysokości 920 zł (czyli 1.840 zł x 50%). Faktury za miesięczne raty leasingowe podatnik otrzymuje co miesiąc z datą ostatniego dnia danego miesiąca (od czerwca 2021 roku). Wynoszą one 2.460 zł brutto (wartość netto: 2.000 zł, VAT 460 zł). Od rat czynszu podatnik odlicza 230 zł (czyli 460 zł x 50%). W czerwcu poniesione zostały koszty paliwa 1.512,90 zł brutto oraz koszty mycia i woskowania 98,40 zł, w tym VAT 18,40 zł.
Ujęcie w księgach rachunkowych:
1. Faktura za opłatę wstępną
- Wn „Rozliczenie zakupu” 9.840 zł,
- Ma „Rozrachunki z dostawcami” 9.840 zł.
2. Rozliczenie faktury za opłatę wstępną za zawarcie umowy
- Wn „Usługi obce” 8.920 zł (całość KUP)
- Wn „VAT naliczony” 920 zł,
- Ma „Rozliczenie zakupu” 9.840 zł.
3. Faktura za opłatę miesięczną w czerwcu
- Wn „Rozliczenie zakupu” 2.460 zł,
- Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2.460 zł.
4. Rozliczenie faktury miesięcznej
- Wn „Usługi obce” 2.230 zł (całość KUP)
- Wn „VAT naliczony” 230 zł,
- Ma „Rozliczenie zakupu” 2.460 zł.
5. Faktura za paliwo zużyte w czerwcu
- Wn „Rozliczenie zakupu” 1.512,90 zł,
- Ma „Rozrachunki z dostawcami” 1.512,90 zł.
6. Rozliczenie faktury za paliwo
- Wn „Zużycie materiałów” 1.512,90 zł, w tym 1.134,67 zł KUP
- Ma „Rozliczenie zakupu” 1.512,90 zł.
7. Faktura za mycie i woskowanie
- Wn „Rozliczenie zakupu” 98,40 zł,
- Ma „Rozrachunki z dostawcami” 98,40 zł.
8. Rozliczenie faktury za mycie i woskowanie
- Wn „Usługi obce” 89,20 zł, w tym KUP 66,90 zł
- Wn „VAT naliczony” 9,20 zł,
- Ma „Rozliczenie zakupu” 98,40 zł.
Wydatki, które nie dotyczą konkretnych pojazdów
Wydatkami, o których mowa w art. 86a ust. 1 i 2 ustawy o VAT, mogą być wyłącznie wydatki dotyczące konkretnych pojazdów samochodowych. W konsekwencji ograniczenie kwoty podatku naliczonego do 50% nie obowiązuje, jeżeli ponoszone przez podatników wydatki nie dotyczą konkretnych pojazdów samochodowych.
Tego typu nakłady to najczęściej nabycie usług obcych.
- Przykład
Spółka wykupiła 4 miejsca parkingowe, które mogą być udostępniane klientom spółki, ale też będą z nich korzystać członkowie zarządu, parkując samochody służbowe. Miesięczny koszt to 1.000 zł + 230 zł VAT i zostanie on zaksięgowany:
1. Faktura za miejsca parkingowe
- Wn: Rozliczenie zakupu” 1.230 zł,
- Ma „Rozrachunki z dostawcami” 1.230 zł.
2. Odliczenie VAT naliczonego w pełnej wysokości 230 zł
- Wn „VAT naliczony” 230 zł,
- Ma „Rozliczenie zakupu” 230 zł.
3. Ujęcie kosztu
- Wn „Usługi obce” 1.000 zł (w tym KUP 750 zł)
- Ma „Rozliczenie zakupu” 1.000 zł.
4. Ujęcie kosztu w układzie funkcjonalnym
- Wn „Koszty zarządu” 1.000 zł,
- Ma „Rozliczenie kosztów” 1.000 zł.
Towary montowane w pojazdach
Z art. 86a ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT wynika, że art. 86a ust. 1 ustawy o VAT nie ma zastosowania do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Kwota podatku naliczonego od wydatków w tym zakresie nie jest zatem ograniczona do 50%.
- Przykład
Spółka z o.o. nabyła komplet opon letnich za 2.800 zł + 23% VAT i usługę wymiany za 150 zł + 23% VAT. Powyższe nakłady dotyczą auta służącego wyłącznie działalności gospodarczej. Ujęte zostaną:
1. Faktura potwierdzająca nabycie:
- Wn „Rozliczenie kosztów” 3.628,50 zł,
- Ma „Rozrachunki z dostawcami” 3.628,50 zł.
2. Ujęcie kosztu:
- Wn „Zużycie materiałów” 2.800 zł,
- Wn „Usługi obce” 150 zł,
- Wn „VAT naliczony” (jeśli podlega odliczeniu) 678,50 zł,
- Ma „Rozliczenie zakupu” 3.628,50 zł.
Jeśli jednostka prowadzi również ewidencję kosztów wg miejsc powstawania, to rozliczy ten nakład:
- Wn „Koszty zarządu/koszty sprzedaży/inne koszty wg układu funkcjonalnego” 2.950 zł
- Ma „Rozliczenie kosztów” 2.950 zł
- Przykład
Spółka z o.o. nabyła komplet opon zimowych za 2.800 + 23% VAT i usługę wymiany za 150 zł +
+ 23% VAT. Powyższe nakłady dotyczą auta osobowego będącego środkiem trwałym, dla którego jednak nie jest prowadzona ewidencja na potrzeby VAT. Wydatki ujęte zostaną:
1. Faktura potwierdzająca nabycie
- Wn „Rozliczenie kosztów” 3.628,50 zł,
- Ma „Rozrachunki z dostawcami” 3.628,50 zł.
2. Ujęcie kosztu
- Wn „Zużycie materiałów” 2.800 zł (w tym KUP 2.100 zł)
- Wn „Usługi obce” 150 zł (112,50 zł KUP)
- Wn „Podatki i opłaty, VAT niepodlegający odliczeniu” – 339,25 zł (w tym KUP 254,44 zł)
- Wn „VAT naliczony” (podlega odliczeniu w 50%) 339,25 zł,
- Ma „Rozliczenie zakupu” 3.628,50 zł.
Jeśli jednostka prowadzi również ewidencję kosztów wg miejsc powstawania, to rozliczy ten nakład:
- Wn „Koszty zarządu/koszty sprzedaży/inne koszty wg układu funkcjonalnego” 3.289,25 zł,
Ma „Rozliczenie kosztów” 3.289,25 zł.
Sprawdź »Słowa kluczowe:
ewidencja
PORADNIA
Odpowiedzi nawet na najtrudniejsze
pytania
