Przejście z KPiR na pełną rachunkowość – praktyczne wskazówki

Obowiązki związane z przejściem na pełną rachunkowość to:

1. Zorganizowanie rachunkowości jednostki, w tym opracowanie dokumentacji zasad rachunkowości.

2. Zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

3. Sporządzenie wykazu aktywów i pasywów.

4. Otwarcie ksiąg rachunkowych.

5. Złożenie w CEIDG i urzędzie skarbowym zgłoszenia aktualizacyjnego.

Ustawa o rachunkowości w art. 10 ust. 1 określa obowiązek dysponowania taką dokumentacją, a także wskazuje, że powinna ona zostać opracowana przed otwarciem ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że jest to jedna z pierwszych czynności, do których jednostka musi się dokładnie przygotować.

Ustawodawca określił, co oznacza pojęcie rachunkowości w art. 4 ust. 3 uor.

Rachunkowość jednostki obejmuje:

• przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
• poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Przechodząc na księgi rachunkowe, trzeba zatem zweryfikować, czy wszystkie wymogi w tym zakresie zostały wzięte pod uwagę. Część z nich będzie dotyczyła przyszłości – np. poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych. Jednak do niektórych zagadnień należy odnieść się już od samego początku prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Po pierwsze, trzeba określić, gdzie będą prowadzone księgi rachunkowe. Miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych może być siedziba jednostki lub też inne miejsce, poza jednostką, u podmiotu uprawnionego (w kraju lub poza nim na terenie Unii Europejskiej), prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, któremu powierzono obowiązki w zakresie rachunkowości.

Jeśli księgi powierzone będą do biura, to kierownik musi zadbać o odpowiednie zapisy w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy, w szczególności:

• odpowiedzialność innych – obok kierownika jednostki – osób za określone obszary rachunkowości;
• wdrożenie rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp online, raportowanie okresowe lub na żądanie);
• kwalifikacje osób faktycznie wykonujących te czynności;
• informacje dotyczące posiadania ważnych polis ubezpieczenia OC.

Dokumentacja powinna zawierać:

• określenie roku obrotowego i wchodzący w jego skład okres sprawozdawczy,
• zasady wyceny aktywów i pasywów,
• zasady ustalania wyniku finansowego,
• wykaz kont księgi głównej,
• przyjęte zasady księgowania operacji gospodarczych na kontach księgi głównej,
• wykaz ksiąg rachunkowych; wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych,
• opis systemu przetwarzania danych, opis systemu informatycznego,
• wykaz operacji gospodarczych, które mogą być dokumentowane dowodami zastępczymi,
• zasady dokonywania odpisów amortyzacyjnych,
• zasady ewidencji, rozliczeń i kalkulacji kosztów,
• zasady ochrony danych.

Nierozłączną częścią prowadzonej przez jednostkę polityki rachunkowości jest zakładowy plan kont. Zawiera on wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, a także zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami syntetycznymi. Wykaz kont składających się na zakładowy plan kont jednostka przygotowuje we własnym zakresie.

Powinna uwzględnić przy tym specyfikę prowadzonej działalności i jej rozmiary, gdyż właściwie sporządzony plan kont powinien służyć jednostce do grupowania operacji w księgach, aby zawarte w nich dane były podstawą do sporządzania sprawozdania finansowego, deklaracji i zeznań podatkowych. W celu opracowania własnego zakładowego planu kont jednostki mogą posłużyć się wzorcowymi planami kont.

Podczas opracowywania polityki rachunkowości, w szczególności zasady ujmowania operacji gospodarczych i wyceny aktywów i pasywów, warto zwrócić uwagę na możliwości stosowania uproszczeń, a więc na takie zagadnienia, które zebraliśmy w tabeli.

Szczególnym problemem, który może się pojawić przy przejściu na księgi rachunkowe, jest kwestia rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Metoda uproszczona prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zakłada, że koszty uzyskania przychodów zasadniczo ujmuje się w dacie poniesienia, tj. w dacie wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu. Nie ma przy tym znaczenia, czy koszty te są bezpośrednio, czy pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami.

Ma to z kolei znaczenie w przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe bądź księgę podatkową według metody memoriałowej. Koszty pośrednie potrącają oni w dacie ich poniesienia, lecz gdy dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

W związku z przejściem na księgi rachunkowe podatnicy zobowiązani są do zamknięcia księgi podatkowej, sporządzenia i dokonania wyceny spisu z natury oraz ustalenia dochodu do opodatkowania. Musi być to dokonane na 31 grudnia. Przeprowadza się to poprzez podsumowanie kolumn księgi oraz sporządzenie i wpisanie do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych.

Księga przychodów i rozchodów nie zawiera informacji, które zgodnie z zasadami rachunkowości muszą być uwzględnione w bilansie otwarcia, gdyż jako uproszczona forma ewidencji podatkowej rejestruje ona tylko przychody i koszty. W związku z tym należy ustalić, jakie aktywa trwałe i obrotowe posiada firma, tj. zapasy towarów, wyrobów, środki pieniężne na rachunku bankowym, środki pieniężne w kasie, środki trwałe, środki transportu, wartości niematerialne i prawne, należności. Powinno się również ustalić pasywa, a co za tym idzie, konieczna jest pełna inwentaryzacja.

Inwentaryzacji można dokonać za pomocą spisu z natury, podobnie jak dla księgi podatkowej, jednak należy go rozszerzyć. Zgodnie z art. 26 uor, można ją przeprowadzić za pomocą:

• spisu z natury – obejmuje składniki zapasów, aktywa pieniężne, z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych, środki trwałe,
• otrzymanych potwierdzeń od banków – dotyczących środków pieniężnych na rachunkach bankowych,
• otrzymanych potwierdzeń od kontrahentów – inwentaryzacji podlega stan należności, udzielonych pożyczek, a także stan powierzonych kontrahentom własnych aktywów,
• weryfikacji dokumentów – polega ona na porównaniu zapisów ksiąg rachunkowych z posiadanymi dokumentami źródłowymi. Metodą tą inwentaryzuje się m.in. grunty i środki trwałe o utrudnionym dostępie (np. instalacje), należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec pracowników i z tytułów publicznoprawnych, wartości niematerialne i prawne, rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne, kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne (ale nie ZFŚS, który wymaga potwierdzenia salda przez bank).

Różnica między wartością wszystkich aktywów a ustaloną wartością zobowiązań wykazywana jest w kapitałach jednostki. W przypadku jednostki, której właścicielem jest osoba fizyczna prowadząca działalność, nadwyżkę aktywów nad pasywami wykazuje się w całości jako kapitał właściciela, gdyż wielkość tego kapitału nie podlega żadnym uregulowaniom i może ulegać zmianom.

Inaczej jest w przypadku spółek cywilnych i jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, w których kapitał podstawowy jest określony w umowie spółki. Wówczas kapitał podstawowy wykazany w inwentarzu pozostaje w wartości określonej umową spółki, a pozostającą różnicę między sumą aktywów a pasywów na podstawie decyzji wspólników można zaliczyć do kapitału zapasowego lub rezerwowego.

Do zgłoszeń identyfikacyjnych oraz zgłoszeń aktualizacyjnych podatników będących osobami fizycznymi wykonującymi działalność gospodarczą stosuje się formularz wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Jeśli zgłaszamy zmiany we wpisie do CEIDG, to należy w rubryce 01 (Rodzaj wniosku) wybrać pozycję 2. Wskazanie rubryki lub pola, których zmiana dotyczy, następuje poprzez wstawienie znaku „x” w kwadracie po lewej stronie nazwy rubryki/pola.

Dokumentacji rachunkowej w formularzu służą pola 20, 21 i 22:

20. Rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej – wskazane są rodzaje ewidencji

21. Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy – wskazanie firmy prowadzącej dokumentację

22. Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy

Te pola należy też wypełnić w przypadku gdy dokumentacja rachunkowa nie jest prowadzona we własnym zakresie. W takim przypadku trzeba obowiązkowo podać nazwę i NIP podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową oraz wskazać miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Jeżeli ten adres jest taki sam, jak adres wskazany w jednej z rubryk: 04, 05, 10, 11 we wniosku – wystarczy wskazać numer rubryki. Jeżeli jest to inny adres, trzeba go podać, stosując zasady podawania adresu analogiczne jak dla rubryki 11. Rubrykę 20 wypełnia się zawsze, niezależnie od tego, kto prowadzi dokumentację.

Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.