Odmowa okazjonalnej pracy zdalnej

Problem: Czy, mając wśród pracowników osoby z „uprawnionego kręgu", można odmówić wykonywanie pracy zdalnej, a umożliwić tylko świadczenie pracy w zakładzie jedynie w formie pracy zdalnej okazjonalnej? Zgodnie z przepisami, które obowiązują od 7 kwietnia 2023 r., praca zdalna może być wykonywana: 1) na podstawie uzgodnień stron (przy zawarciu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia) 2) na polecenie pracodawcy (w okresie pandemii, stanu epidemii, stanu nadzwyczajnego, siły wyższej …) 3) na wniosek pracownika należącego do uprawnionego kręgu osób (na ogół wiążący) - pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika) 4) na wniosek pracownika (okazjonalnie, maksymalnie 24 dni w roku). W naszym zakładzie pracodawca skłania się wprowadzić jedynie pracę zdalną okazjonalnie. W regulaminie pracy przywołane zostaną zapisy z Kodeksu pracy. Czy dobrze rozumiem dotychczasowe interpretacje, że wówczas: każdy z pracowników ma możliwość złożyć wniosek o pracę zdalną? - Pracodawca indywidualnie rozpatruje złożone wnioski (z uwagi na organizację pracy w zakładzie, charakter stanowiska, limit udzielonej dotychczas pracy zdalnej, nawet wniosek rodzica do 4 r. ż. nie jest w tym przypadku wiążący, nie ma tu zastosowania krąg osób uprawnionych)? - praca zdalna jako stały element organizacji pracy lub praca hybrydowa (pkt 1 i 3) nie jest możliwy bez dostosowania przepisów wewnątrzzakładowych. - jednostronnie Pracodawca może polecić pracownikom prace zdalną w sytuacjach awaryjnych (pkt 2)? Czy pracodawca może odmówić wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej?

Rozwiązanie problemu: Wniosek o okazjonalną pracę zdalną nie jest wiążący nawet w przypadku pracowników uprzywilejowanych.

Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 240) wprowadza do kodeksu pracy nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej, które obowiązują od 7 kwietnia 2023 r. i zastąpią w tym zakresie regulacje ustawy covidowej.

Zgodnie z przyjętą definicją pracy zdalnej, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca zdalna będzie mogła być stosowana na podstawie porozumienia zawartego między pracodawcą a związkami zawodowymi, a w przypadku, gdy nie dojdzie do zawarcia takiego porozumienia, pracodawca będzie mógł określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.  Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, regulamin pracy zdalnej będzie podlegał konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

- jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Poza pracą zdalną wykonywaną na stałe lub w systemie hybrydowym, pracownik będzie mógł korzystać z tzw. okazjonalnej pracy zdalnej, na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie będą miały zastosowania przepisy dotyczące m.in.:

- składania wiążących wniosków o pracę zdalną przez niektórych pracowników (np. opiekujących się dziećmi do lat 4),

-  określenia zasad pracy zdalnej w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu,

- zapewnienia materiałów i narzędzi do wykonywania pracy, ich instalacji, serwisu i konserwacji, szkoleń i pomocy technicznej, a także pokrycia kosztów pracy zdalnej.

Z pytania wynika, że pracodawca nie przewiduje wprowadzenia w zakładzie pracy zdalnej stałej ani częściowej. Nie oznacza to jednak, że pracownicy nie będą mogli wnioskować o pracę zdalną. Jak wskazano wyżej, w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej wniosek pracownika nie jest dla pracodawcy wiążący, co oznacza, że pracodawca może odmówić zgody na okazjonalną pracę zdalną, bez obowiązku uzasadnienia odmowy – dotyczy to również grupy pracowników uprzywilejowanych.

W pozostałych przypadkach pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej złożony przez:

1. pracownika rodzica dziecka niepełnosprawnego,
2. pracownicę w ciąży,
3. pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
4. pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,

- chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Oznacza to, że nawet jeśli w aktach wewnątrzzakładowych pracodawca wprowadzi jedynie zapisy dotyczące okazjonalnej pracy zdalnej, pracownicy uprzywilejowani będą mogli złożyć wiążący wniosek o pracę zdalną stałą lub hybrydową, a pracodawca będzie mógł odmówić zgody na pracę zdalną tylko, gdy uwzględnienie wniosku nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W przypadku uwzględnienia wniosku o pracę zdalną, zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu z pracownikiem.