Jak unikać błędów w sprawozdaniu? Poznaj wskazówki

Przy sporządzaniu sprawozdania finansowego przede wszystkim trzeba mieć na uwadze zasadę rzetelnego obrazu (art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Wynika z niej, że w księgach i sprawozdaniu finansowym należy rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki. A zatem ważne jest, aby przed sporządzeniem bilansu dokonać kontroli poprawności zapisów księgowych.

Innymi ważnymi zasadami są wiążące się z ustaleniem rzetelnego obrazu: zasada kontynuacji działalności (art. 5 ust. 2 ustawy o rachunkowości) i zasada ostrożnej wyceny (art. 7 ust. 1 tej ustawy), które odnoszą się do sposobu wyceny aktywów i pasywów w bilansie.

podpowiadamy, na co trzeba zwrócić szczególną uwagę, sporządzając sprawozdanie finansowe, aby uniknąć pułapek.

Zasada kontynuacji działalności mówi, że przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym. Gdy założenie kontynuacji nie jest zasadne, trzeba stosować art. 29 uor. Zgodnie z nim nie przyjmuje się ogólnych zasad wyceny bilansowej (art. 28 uor), tylko wycenia się aktywa po cenach sprzedaży netto możliwych do uzyskania, nie wyższych od cen ich nabycia albo kosztów wytworzenia, pomniejszonych o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

Różnica powstała w wyniku takiej wyceny oraz utworzenia rezerwy wpływa na kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny.

Natomiast gdy jednostka będzie kontynuowała działalność w następnych latach, wycena następuje na podstawie art. 28 uor, z zachowaniem zasady ostrożności. Zasada ostrożności stanowi, że poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się, stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty), przy uwzględnieniu zmniejszeń wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów oraz rezerw na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń. Zdarzenia te uwzględnia się także, gdy zostaną one ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych. Warto zwrócić uwagę, że w niektórych przypadkach dopuszcza się rezygnację ze stosowania zasady ostrożności (art. 7 ust. 2a–2c ustawy).

Przed sporządzeniem bilansu należy wykonać czynności sprawdzające poprawność formalną i merytoryczną danych ujętych w księgach rachunkowych. W tym celu sporządza się zestawienie obrotów i sald, które umożliwia weryfikację wewnętrznej zgodności ewidencji syntetycznej oraz zgodności kont syntetycznych z kontami analitycznymi. Dla potwierdzenia zgodności ewidencji księgowej ze stanem faktycznym, na dzień kończący rok obrotowy przeprowadza się inwentaryzację. Inwentaryzację przeprowadza się w drodze spisu z natury, potwierdzeń sald lub weryfikacji sald kont (art. 26 ust. 1 uor). Inwentaryzację jednostka powinna także wykorzystać do wskazania aktywów uszkodzonych lub nieprzydatnych, należności nieściągalnych czy nieużytkowanych środków trwałych.

Z ustawy o rachunkowości wynika obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Nie oznacza to jednak spisu z natury wszystkich składników majątkowych na 31 grudnia. Termin i częstotliwość inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów są dotrzymane, jeżeli:

składniki aktywów z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, zakończono do 15. dnia następnego roku oraz ustalenie stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym

zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową przeprowadzono raz w ciągu 2 lat

nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie przeprowadzono raz w ciągu 4 lat

zapasów towarów i materiałów (opakowań) objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki inwentaryzację przeprowadzono raz w roku

W przypadku gdy jednostka dokonuje inwentaryzacji raz na 2 lub 4 lata, nie trzeba jej rozpoczynać 1 października i kończyć 15 stycznia następnego roku. Można ją przeprowadzić na dowolny dzień dwu- lub czteroletniego okresu (jednorazowo) albo na przestrzeni dwóch lub czterech lat sukcesywnie (na zasadzie inwentaryzacji ciągłej).

Sformułowanie „raz w ciągu 4 lat” należy rozumieć jako obowiązek dotyczący następujących kolejno lat obrotowych. Jeśli środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym zinwentaryzowano w 2018 r., to następny spis z natury trzeba przeprowadzić do końca 2022 r.

Czytaj pełna wersję artykułu:

13 pułapek w sprawozdaniu finansowym. Sprawdź, jak ich uniknąć?