Numerowanie faktur VAT – praktyczne wskazówki dotyczące ciągłości i serii numeracji

Faktura to podstawowy dokument potwierdzający transakcję zarówno sprzedaży, jak i wykonania usługi. Może być wystawiona w tradycyjnej, papierowej, jak i elektronicznej formie. Od 1 stycznia 2021 r. istnieje możliwość wystawiania tzw. e-faktur, czyli faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Faktura zawiera w szczególności informacje o:

• przedmiocie i wartości transakcji,
• stronach transakcji,
• terminach sprzedaży lub wykonania usługi.

Wystawiający faktury muszą pamiętać, że czynność ta wiąże się z koniecznością dopełnienia szeregu wymogów. Jednym z nich jest numerowanie kolejnych faktur.

Obowiązek prowadzenia numeracji faktur wynika z przepisów ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawy o VAT). Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w jednoznaczny sposób identyfikuje fakturę.

Brak jednak szczegółowych wytycznych, które wskazywałyby na sposób prowadzenia numeracji kolejnych faktur. To oznacza, że płatnicy cieszą się w tym zakresie dużą swobodą.

Faktury należy numerować w taki sposób, aby zachowana została ciągłość ewidencjonowania dokumentów.  Bardzo ważne jest również to., aby stosowany system umożliwiał jednoznaczne zidentyfikowanie konkretnej faktury wśród wielu podobnych faktur.

Obowiązek zachowania ciągłości numeracji wynika wprost z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, gdzie ustawodawca wskazał, że zawiera ona kolejny numer. W praktyce oznacza to, że każda kolejna faktura powinna zawierać o jeden numer wyższy niż poprzednia. Takie stanowisko zajmują również organy podatkowe. W wyjaśnieniach organ zwraca uwagę także na to, że oprócz ciągłości numeracji kolejnych faktur, konieczne jest również przyjęcie takiego sposobu numerowania, aby każdą fakturę można było zidentyfikować (zob. pismo dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 10 listopada 2016 r. (nr 2461-IBPP2.4512.749.2016.1.IK).

Faktury VAT wystawia się w cyklach, a o wyborze cyklu decyduje wyłącznie podatnik. Faktury można numerować w ramach cyklu:

• miesięcznego – z początkiem każdego kolejnego miesiąca numeracja jest rozpoczynana od nowa,
• kwartalnego – z początkiem każdego kolejnego kwartału numeracja jest rozpoczynana od nowa,
• rocznego – z początkiem każdego kolejnego roku, numeracja jest rozpoczynana od nowa,
• ciągłego – numeracja jest prowadzona przez cały okres działalności.

Wybór metody należy do podatnika, który powinien kierować się własnymi potrzebami i specyfiką prowadzonej przez siebie działalności. Najczęściej stosowane są numeracja miesięczna oraz roczna, w zależności od liczby wystawianych przez podatnika faktur.

W art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT wskazano, że numery faktur nadaje się w ramach jednej lub więcej serii, w ramach których będą kolejno numerowane. To podatnik decyduje o sposobie tworzenia serii faktur. Można wydzielać je np. wg:

• okresów,
• pracowników zajmujących się ich wystawianiem w firmie,
• poszczególnych placówek prowadzących sprzedaż potwierdzaną tymi dokumentami,
• kontrahentów podatnika,
• rodzajów operacji, których dotyczą transakcje.

Każdy podatnik może zmienić dotychczasowy sposób numerowania wystawianych faktur VAT. Zwykle ma to miejsce w przypadku wdrożenia nowego systemu (programu) do faktorowania. W takich sytuacjach przedsiębiorcy zwykle czekają do końca cyklu, aby nowa numeracja była stosowana od początku kolejnego. Takie działanie jest uzasadnione z praktycznego punktu widzenia. Jednak przepisy prawa nie zakazują wprowadzenia zmiany w trakcie cyklu. Zakończenie stosowania dotychczasowej serii i rozpoczęcie nowej jest możliwe dosłownie w każdym momencie. W tym również w trakcie miesiąca.

Trzeba jednak pamiętać, że nagła zmiana sposobu numerowania faktur może zwrócić uwagę organów skarbowych. W takim przypadku należy więc szczególnie zadbać o to, aby:

• zachować możliwość jednoznacznej identyfikacji faktur,
• nie naruszyć porządku chronologicznego,
• nie spowodować zdublowania się wystawionych faktur.

Jak wskazano wcześniej, w numeracji faktur należy zachować ciągłość. Zdarza się jednak, że w numeracji pojawia się luka, czyli brakuje faktur o kolejnym numerze. Zwykle jest to tzw. błąd ludzki i jeżeli sytuacja zostanie odpowiednio wyjaśniona, podatnik nie poniesie konsekwencji.

Należy jednak wyjaśnić, że w opisywanej sytuacji nie wystawia się faktury korygującej. Przypadku, w których podatnik wystawia fakturę korygującą wymieniono w 106j ust. 1 ustawy o VAT. Wynika z niej, że fakturę korygującą wystawia się, jeżeli dojdzie do zdublowania numerów w różnych fakturach. Nie ma natomiast mowy o korekcie w razie pominięcia numeru.

W związku z powyższym, w przypadku powstania luki w numeracji faktur należy sporządzić notatkę (pisemne oświadczenie) o zaistnieniu takiego uchybienia. W notatce trzeba zamieścić informacje o przyczynach błędu datę i podpis sporządzającej ją osoby. Oświadczenie przechowuje się w dokumentacji księgowej firmy.

Większość podatników co jakiś czas staje przed koniecznością wystawienia faktury korygującej. Co oczywiste, faktura korygująca także musi mieć swój indywidualny numer. Natomiast to, jaki system numerowania tych faktur będzie stosowany, zależy od podatnika. Możliwe są w zasadzie dwa rozwiązania:

1. jeden system numeracji zarówno dla „zwykłych” faktur oraz faktur korygujących – nie ma znaczenia to, czy dany dokument jest „zwykłą” fakturą, czy korektą, wszystkie są traktowane tak samo i kolejno numerowane,
2. stosowanie oddzielnej numeracji dla faktur korygujących - odrębna numeracja nie zwalnia podatnika od zamieszczenia na fakturze korygującej również numeru faktury pierwotnej.

W praktyce częściej stosowane jest drugie rozwiązanie.