Spis z natury – praktyczne wskazówki, jak sporządzić

Inwentaryzację metodą spisu z natury przeprowadza się co roku na dzień bilansowy.

Ale od tej reguły są wyjątki:

1) Inwentaryzację większości składników aktywów można rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku, a następnie ustalić stan przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.

Powyższa zasada nie dotyczy aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 uor, czyli odpisywanych w koszty w chwili zakupu lub wytworzenia.

2) Inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową można przeprowadzić raz w ciągu 2 lat.

3) Inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie można przeprowadzić raz w ciągu 4 lat.

4) Inwentaryzację zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych

ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki można przeprowadzić raz w roku.

5) Inwentaryzację zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną można przeprowadzić raz w roku.

Przyjmuje się, że stosowany magazynowy system informatyczny (WMS – Warehouse Management System) zapewnia zgodność rzeczywistych stanów zapasów ze stanami ewidencyjnymi. Prawdziwość tego założenia jest okresowo, co najmniej na dzień spisu z natury, weryfikowana.

Weryfikacja polega na wyrywkowym spisie z natury – na dzień spisu – losowo wybranych składników zapasów. Ponadto następuje wyrywkowe sprawdzenie, czy każdy składnik zapasów podlegał spisowi z natury raz na dwa lata (art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy).

Spis z natury zapasów w miejscach trudno dostępnych, na przykład w silosach czy zautomatyzowanych magazynach wysokiego składowania, mogą usprawnić odpowiednio wyposażone urządzenia pomiarowe. Mogą one też służyć do sprawdzenia stanu zapasów ustalonego drogą spisu z natury.

Komitet Standardów Rachunkowości w swoich rekomendacjach dotyczących sprawozdawczości w czasie COVID-19 wskazał, iż właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury może być utrudnione. Potencjalne problemy to:

1)    trudności w skompletowaniu komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych wynikające z:

• ograniczenia możliwości skorzystania z usług osób trzecich (outsourcing

spisu),

• wprowadzenia pracy zdalnej – ograniczenie liczby osób dopuszczonych

do pracy w jednostce,

• braków kadrowych, szczególnie w związku z chorobą pracowników lub

ich rodzin,

• zapewnienia bezpieczeństwa biorącym udział w spisie z natury;

2) ograniczony dostęp do składników podlegających spisowi z natury wynikający z:

• zamknięcia (czas pandemii) obiektów, w których znajdują się rzeczowe aktywa, np. szpitale, domy pomocy społecznej, nie tylko dla osób z zewnątrz, ale także pracowników jednostki,
• niepokoju o zagrożenie zdrowia osób uczestniczących w spisach z natury w pomieszczeniach innych od tych, w których zazwyczaj przebywają,
• pozostawienia składników aktywów w dyspozycji osób trzecich (w tym

  pracowników) z lokalizacją poza miejscem pracy, m.in. w związku z pracą zdalną.

pracowników) z lokalizacją poza miejscem pracy, m.in. w związku z pracą zdalną.

pracowników) z lokalizacją poza miejscem pracy, m.in. w związku z pracą zdalną.

pracowników) z lokalizacją poza miejscem pracy, m.in. w związku z pracą zdalną.

pracowników) z lokalizacją poza miejscem pracy, m.in. w związku z pracą zdalną.

Kierownik jednostki, dokonując oceny potencjalnych ryzyk wpływających na jej działalność, w tym także związanych na przykład z COVID-19, powinien zdecydować, czy skorzystanie z zezwolenia zawartego w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy (dopuszczającego inwentaryzację w drodze weryfikacji, jeśli przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie jest możliwe) jest rzeczywiście jedyną drogą do przeprowadzenia inwentaryzacji.

KSR wskazał, że możliwa jest w przypadku ograniczeń kadrowych modyfikacja składów zespołów spisowych w trakcie spisu, tworzenie listy rezerwowej osób awaryjnie zasilających zespoły spisowe (w przypadku zachorowań i wyłączeń), dopuszczenie w wyjątkowych sytuacjach do ograniczenia zespołu spisowego do jednej osoby, procedur postępowania w przypadku nieobecności w trakcie spisu z natury osób odpowiedzialnych (możliwe nasilenie w czasie epidemii), wydłużenie terminów prac i przerwanie spisu.

Niemniej jednak, dobierając osoby uczestniczące w pracach inwentaryzacyjnych należy pamiętać, by w skład zespołu spisowego wchodziły osoby, które mają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi przez zespół.

Członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

a) odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury;

b) prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury;

c) niebędące w stanie – z innych względów – zapewnić rzetelności

i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Ustalenie ilości zapasów znajdujących się w oryginalnych, zamkniętych i nienaruszonych opakowaniach fabrycznych (dostawcy), np. kartonach, paletach, workach, beczkach, wymagałoby otwarcia opakowań zbiorczych, co byłoby nieekonomiczne.

Z tego powodu pomiar stanu takich zapasów polega na przeliczeniu liczby opakowań zbiorczych i przemnożeniu jej przez podaną na nich deklarowaną zawartość pojedynczego opakowania, po uprzednim upewnieniu się, że z dużym prawdopodobieństwem stan deklarowany na każdym opakowaniu odpowiada rzeczywistemu.

W tym celu wybiera się jedno lub więcej przypadkowo, dowolnie wybranych opakowań zbiorczych, otwiera je i liczy ich zawartość. Jeżeli wyniki wyrywkowych ustaleń (rodzaj przechowywanego przedmiotu, jego ilość i jakość) są zgodne z danymi podanymi na opakowaniach, wówczas w toku spisu liczy się wyłącznie opakowania zbiorcze.

W razie występowania niezgodności rzeczywistej zawartości wybranego opakowania zbiorczego z zadeklarowanym na nim stanem konieczne jest przeprowadzenie większej liczby prób. W razie istotnych niezgodności, stwierdzanych podczas kolejnych prób, zawartość wszystkich opakowań zbiorczych wymaga przeliczenia (sprawdzenia).

Arkusze spisowe powinny spełniać warunki określone w przepisach ustawy o rachunkowości oraz wewnętrznych uregulowaniach jednostki. Jednostki stosują różne wzory formularzy arkuszy spisowych. Różnice dotyczą jednak z reguły jedynie szaty graficznej, ich treść zaś jest podobna.

Dane z tych arkuszy są przeznaczone do zestawień zbiorczych spisów z natury lub do zestawień różnic inwentaryzacyjnych.

 Więcej na temat zasad sporządzania spisów z natury polecamy w Portalu FK:

Arkusz spisu z natury – 12 wskazówek, jak bezbłędnie przygotować