O czym pamiętać przy spisie z natury zapasów

Wprawdzie inwentaryzacja towarów w hipermarkecie i inwentaryzacja materiałów w składzie budowlanym (choć obie jednostki to punkty handlowe) nie będą miały identycznego przebiegu, to ogólne zasady i ramy są jednak takie same.

Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku. Osoba materialnie odpowiedzialna może wskazać inną osobę zastępującą ją podczas spisu. W przypadku gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie może być obecna przy spisie i nie wyznaczyła innej osoby, wówczas zespół spisowy powinien składać się co najmniej z 3 osób.

W przypadku zmiany osoby (osób) odpowiedzialnej materialnie należy zapewnić możliwość uczestniczenia przy ustalaniu stanu inwentaryzowanych składników oraz przy dokonaniu ich wpisu do arkusza spisowego zarówno osobom przekazującym, jak i przejmującym składniki oraz odpowiedzialność za nie.

Zawsze przed przeprowadzeniem spisu z natury zapasów ewidencję magazynową należy uzgodnić z ewidencją księgową, ponieważ stan ustalony w drodze spisu z natury podlega porównaniu z danymi z ksiąg rachunkowych.

Na czas spisu zespół spisowy (komisja inwentaryzacyjna) zabezpiecza ewidencję
magazynową i pobiera od osób odpowiedzialnych oświadczenia o uzgodnieniu z ewidencją księgową. Może się oczywiście zdarzyć, że inwentaryzacja będzie przebiegała przy tzw. otwartych magazynach (jeśli wymaga tego proces operacyjny) jednostki, ale wtedy trzeba zwrócić szczególną uwagę na kontrole poprawności spisu.

Taka sama zasada obowiązuje w sytuacji, gdy inwentaryzacja musi odbywać się w dłuższym czasie i nie można całkowicie wyeliminować operacji wydawania z magazynu i przyjmowania do niego wyrobów gotowych w trakcie inwentaryzacji.

Przed rozpoczęciem spisu kierownik jednostki musi określić zasady wyodrębniania obrotów rozchodów i przychodów wyrobów gotowych, które powstaną w trakcie spisu z natury.

Polecamy webinarium w Portalu FK:

Przygotowanie do sporządzenia sprawozdania finansowego 2022. Krok 1: potwierdzanie sald

Kierownik może postanowić o:

• konieczności kontroli i akceptacji przez komisję inwentaryzacyjną wszystkich dowodów przychodów i rozchodów,
• wystawianiu dowodów jednopozycjowych,
• wydawaniu lub przyjęciu wyrobów gotowych tylko w obecności zespołu spisowego,
• konieczności szczególnego znakowania dowodów przychodów i rozchodów wydawanych w czasie przeprowadzania spisu, np. adnotacją „Po spisie”, „Przed spisem”, co umożliwi określenie, czy dana operacja wymaga uwzględnienia przy opracowywaniu wyników spisu,
• zatrzymaniu przez zespół spisowy dowodów dotyczących przychodów i rozchodów, które następnie wraz z arkuszami spisowymi zostaną przekazane do księgowości i uwzględnione przy rozliczaniu wyników spisu z natury wyrobów gotowych.

Te rozwiązania mają na celu zadbanie o rzetelność i poprawność spisu z natury.
Uzyskaniu wiarygodnych wyników spisu z natury sprzyja wyłączenie pola spisowego z działalności na czas spisu, dzięki czemu w trakcie spisu nie następują ani przychody, ani rozchody zapasów składowanych na danym polu.

Jest więc zasadne przeprowadzanie spisu w dni, kiedy jednostka jest nieczynna albo w godzinach nocnych. Jeżeli nie można wyłączyć pola spisowego z działalności, dobrą praktyką jest:
a) utworzenie wyodrębnionego, tymczasowego (przejściowego) magazynu na dostawy, komory przyjęć, w którym do czasu ukończenia spisu
są składowane przyjęte dostawy materiałów i towarów lub wytworzone wyroby gotowe i półprodukty; po zakończeniu spisu są one przenoszone na właściwe miejsce składowania, a ich przychód jest ujmowany w ewidencji księgowej zapasów,
b) wcześniejsze pobranie z magazynu składników zapasów, które mogą być
potrzebne do działalności w czasie przeprowadzania spisu.

Przy pomiarze szacunkowym wyznacza się akceptowaną (dopuszczalną) niedokładność pomiaru.

W zarządzeniu kierownika w sprawie inwentaryzacji lub w instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki określa się:
– asortymenty zapasów, których stan ustala się drogą pomiaru szacunkowego,
– akceptowany, w związku z niedokładnością techniki szacowania, przedział różnicy między stanem ustalonym drogą pomiaru szacunkowego
a stanem ewidencyjnym.

Jeżeli różnica stanów mieści się w akceptowanym przedziale, za stan rzeczywisty uznaje się stan ewidencyjny.

W trakcie inwentaryzacji zapasów trzeba uzyskać informacje niezbędne do wyceny pod kątem ich realności i przydatności.

Przed przystąpieniem do spisów z natury zespół spisowy otrzymuje za pokwitowaniem arkusze spisowe, odpowiednio oznakowane w sposób umożliwiający kontrolę ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem, oraz pobiera od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu w ewidencji (w tym księgowej) wszystkich operacji gospodarczych.