Rozliczenie prezentów świątecznych – kompendium pracodawcy

Pracodawcy dysponujący zakładowym funduszem świadczeń socjalnych zwykle prezenty świąteczne finansują z gromadzonych w nim środków. Takie rozwiązanie jest możliwe, pod warunkiem jednak, że przydział środków odbywa się zgodnie z regulaminem ZFŚS. Najczęściej prezenty świąteczne z ZFŚS obejmują bony towarowe, paczki żywnościowe, karty upominkowe lub zapomogi pieniężne. Co jednak ważne – w świetle prawa takie bonusy nie są prezentami, lecz formą wsparcia udzielanego przed świętami. A to oznacza, że należy udzielać go:

• zgodnie z regulaminem,
• pracownikom, którzy złożyli wniosek,
• spełniają kryteria socjalne uprawniające do otrzymania świadczenia.

Trzeba pamiętać, że świadczenia z ZFŚS nie przysługują wszystkim w równej wysokości. Przyznanie świadczenia w jednej wysokości jest istotnym naruszeniem przepisów ustawy o ZFŚS. Dlatego pracodawca przed przyznaniem świadczenia powinien zweryfikować, w jakiej sytuacji materialnej i życiowej znajduje się pracownik.

Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych należy kierować do najbardziej potrzebujących. Nie zdarza się, aby wszyscy pracownicy znajdowali się w jednakowej sytuacji materialnej i życiowej.

Wszelkie dodatkowe świadczenia otrzymywane przez pracowników stanowią przychód ze stosunku pracy. Nie ma znaczenia czy jest to pomoc o charakterze socjalnym. Nie ma także znaczenia czy prezent ma postać rzeczową (paczki, bony, bilety wstępu itp.), czy pieniężną. W każdym przypadku mieszczą się one bowiem w kategorii przysporzenia majątkowego. Nie oznacza to jednak, że wszystkie podlegają opodatkowaniu.

Zwolnienie z podatku dochodowego dotyczy wartości świadczeń:

• rzeczowych,
• pieniężnych

otrzymanych w związku w ramach działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1 000 zł.

Co ważne, w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19 obowiązuje limit podwojony. W 2021 roku wynosi on zatem 2.000 zł.

Poza zwolnieniem są bony, talony i inne znaki, uprawniające do wymiany na towary lub usługi, które rzeczowymi świadczeniami nie są.

• mają postać rzeczową lub finansową,
• w całości zostały sfinansowane z ZFŚS,
• są związane z prowadzeniem przez pracodawcę działalności socjalnej w rozumieniu ustawy o ZFŚS,
• łączna wartość świadczeń w danym roku nie przekracza 2.000 zł

Pracodawcy decydujący się na wręczenie kart przedpłaconych oraz kart upominkowych muszą pamiętać różnym oskładkowaniu tych prezentów.

Karta przedpłacona to instrument dostępu do określonych środków pieniężnych. Karta pozwala na regulowanie zobowiązań pieniężnych takich jak płatność za towary lub usługi. Jest to środek płatniczy. Jeżeli  koszt karty sfinansowano z zfśs, to podlega zwolnieniu z podatku dochodowego do wyznaczonego limitu.

Karta upominkowa, zwana inaczej elektronicznymi bonami towarowymi ma inny charakter. Ma ona określony nominał i do tej wartości można dokonać wymiany karty na towar z oferty wystawcy karty (sieci sklepów). W świetle przepisów podatkowych ta karta jest traktowa jak znak uprawniający do wymiany na towar lub usługę. To z kolei oznacza, że nie ma do nich zastosowania zwolnienie z PIT.

Świadczenia finansowane ze środków obrotowych oraz wymienione już karty upominkowe podlega opodatkowaniu od pełnej wartości.

Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ZUS. Ze zwolnienia korzystają niezależnie od wartości czy formy. Istotne są jedynie:

• źródło finansowania (fundusz socjalny)
• charakter socjalny, a więc zostały przekazane zgodnie z regulaminem oraz ustawą o ZFŚS.

Ze składek na ZUS zwolnione są także świadczenia wypłacane z innego funduszu niż ZFŚS, jeżeli ma on charakter socjalno-bytowy. Chodzi o świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą ZFŚS - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na zfśs (w 2021 roku – 1.550,26 zł).

Omawiając zagadnienia dotyczące rozliczania świadczeń dla pracowników, nie sposób nie wspomnieć o zmianach wprowadzanych przez Polski Ład. Od 1 stycznia 2022 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy o podatku dochodowym od osób fizycznych. To ważne, ponieważ do przychodów osiągniętych od 1 stycznia 2022 r.) będą stosowane nowe zasady rozliczania m.in. wynagrodzeń ze stosunku pracy. Te zasady trzeba będzie stosować niezależnie od tego, za jaki okres (rok) przysługiwały przychody. Jeżeli prezenty świąteczne zostaną przekazane jeszcze w grudniu, to będą opodatkowane tak jak dotychczas.

A co, jeżeli jednak pracownik odbierze swój prezent już w 2022 r.? Wówczas pracodawca będzie musiał naliczyć zaliczkę podatkową zgodnie z Polskim Ładem.

U wielu pracodawców tuż przed świętami organizuje się przyjęcia wigilijne. Takie spotkania mogą być organizowane ze środków ZFSS. W takim przypadku konieczne będzie pominięcie kryteriów socjalnych. W orzecznictwie wskazuje się, że spotkania integracyjne, jako usługi o charakterze nieulgowym mogą być finansowane z funduszu, a udział w nich może wziąć każdy z uprawnionych, na równych prawach (wyrok SN z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08, OSNP 2010/7-8/88).

Jeżeli pracodawca proponuje pracownikom udział w spotkaniach okolicznościowych, a ci w nich uczestniczą dobrowolnie, to po ich stronie nie pojawia się korzyść. Skoro nie ma mowy o przychodzie, to nie ma też obowiązków w zakresie pobierania zaliczek na podatek czy składki ZUS.

Trzeba pamiętać, że działalność socjalna pracodawcy nie ogranicza się do przyznawania świadczeń i udzielania ulgowych usług. Pracodawca może także zaspokajać zbiorowe potrzeby pracowników. Takim działaniem jest organizowanie imprez, spotkań czy wycieczek. Co jednak ważne – ta forma działalności powinna być zapisana w regulaminie ZFŚS.

Świąteczne świadczenia od pracodawców mogą otrzymywać także byli pracownicy – emeryci i renciści.  W przypadku tych świadczeń pobiera się podatek zryczałtowany w wysokości 10% należności. Co jednak ważne, podatek ten pobiera się dopiero od nadwyżki ponad limit zwolnienia. Zaś limit ten wynosi na rok podatkowy wynosi 3 000 zł. Świadczenia dla emerytów lub rencistów są objęte zwolnieniem do tego limitu niezależnie od rodzaju, formy i źródła finansowania.