Jeżeli nie istnieje konieczność wytworzenia nowych, nieistniejących dotychczas danych, nie można mówić o przetwarzaniu informacji publicznej. W takim przypadku jednostka nie może ograniczać do niej dostępu przez obowiązek wykazania interesu publicznego. Jest tak nawet, jeśli pozyskanie dokumentacji wymaga współpracy różnych komórek i jest czasochłonne.