ZUS za pracownika zwolnionego w trakcie miesiąca

Rozwiązanie stosunku pracy pociąga za sobą szereg obowiązków wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Warto pamiętać, że wyrejestrowanie byłego pracownika z ubezpieczeń to tylko jeden z nich.

Rozwiązanie stosunku pracy oznacza ustanie ubezpieczeń pracowniczych z tytułu zatrudnienia. Oznacza to, że osoba zwolniona powinna być z nich wyrejestrowana. Wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń przeprowadza się na ogólnych zasadach. Należy dokonać tego w terminie:

• 7 dni od dnia ustania stosunku pracy lub
• 30 dni od dnia ustania stosunku pracy – w przypadku pracowników będących członkami służby zagranicznej.

Pracodawca wypełnia druk ZUS ZWUA w trybie wyrejestrowania (zaznaczone pole 01 w bloku I). Jako datę wyrejestrowania podaje się następny dzień po ustaniu stosunku pracy.

Ponieważ druk ten składany będzie za pracownika, należy podać w nim:

• datę i tryb rozwiązania stosunku pracy/stosunku służbowego,
• podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego,
• informację z czyjej inicjatywy stosunek pracy uległ rozwiązaniu.

Wymienione wyżej informacje zamieszcza się w bloku V dokumentu ZUS ZWUA. W tym celu stosować trzeba kody zawarte w rozporządzeniu w sprawie druków ubezpieczeniowych. 

Nie zawsze przyczyną ustania stosunku pracy jest rozwiązanie umowy. Może dojść również do jego wygaśnięcia wskutek śmierci pracownika.  W takim przypadku także konieczne jest wyrejestrowanie byłego pracownika z ubezpieczeń społecznych. Wygaśnięcie stosunku pracy oznacza bowiem ustanie tytułu ubezpieczeń.

Wyrejestrowanie zmarłego pracownika powinno nastąpić z dniem następującym po dniu śmierci. Należy zastosować kody przewidziane dla takiego zdarzenia.

Ustanie stosunku pracy oznacza wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń. Z ubezpieczeń trzeba wyrejestrować także członków rodziny byłego pracownika. Zadanie to należy do pracodawcy, ponieważ to on był podmiotem rejestrującym.

Na wyrejestrowanie członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego płatnik ma 7 dni. Oczywiście, w przypadku pracowników będących członkami służby zagranicznej, termin wynosi 30 dni.

Wyrejestrowania członków rodziny z ubezpieczeń dokonuje się za pomocą druku ZUS ZCNA.

Dodatkowe obowiązki spoczywają na pracodawcy, który do momentu ustania stosunku pracy wypłacał pracownikowi świadczenie chorobowe. Pracodawca musi skompletować i przekazać do ZUS odpowiednią dokumentację. To na jej podstawie świadczenia – od następnego dnia po ustaniu stosunku pracy przejmie Zakład Ubezpieczeń społecznych.

Płatnik musi wypełnić i przekazać do ZUS w formie

• papierowej,
• dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS

zaświadczenie zawierające informacje określone w załączniku nr 1 do wspomnianego rozporządzenia.

Do zaświadczenia dołącza się także dokumentację. Jej zakres uzależniony jest od rodzaju wypłacanego świadczenia chorobowego i wynika z przepisów rozporządzenia w sprawie druków chorobowych.

Mimo że nie ma takiego obowiązku, pracodawcy najczęściej korzystają z gotowego wzoru druku ZUS Z-3. Wzór jest dostępny na stronie internetowej ZUS (www.zus.pl) oraz w większości komputerowych programów kadrowo-płacowych.

Najważniejsze zasady dotyczące wypełniania ZUS Z-3

Uwaga! ZUS po ustaniu stosunku pracy nie przejmie wypłaty zasiłku opiekuńczego. Nie trzeba więc przekazywać żadnych dokumentów. Zamiast wynagrodzenia chorobowego Zakład Ubezpieczeń Społecznych podejmie wypłatę zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego. Stanie się tak nawet, jeżeli były pracownik nie wykorzystał jeszcze limitu dni, przez które wynagrodzenie to przysługuje.

Pracodawcy często z firmy pytają, czy za pracownika odchodzącego w trakcie roku kalendarzowego, w tym w trakcie miesiąca, trzeba składać dokument ZUS ZSWA. Pracodawca musi złożyć taki dokument do 31 marca danego roku kalendarzowego za każdego pracownika, za którego istniał obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych. Podkreślić trzeba, że zgłoszenie obejmuje dane z roku poprzedniego.

Przepis przewiduje dwa wyjątki co do terminu na złożenie druku ZUS ZSWA. Jednak dotyczą one sytuacji, gdy w trakcie roku kalendarzowego pracownik wystąpi o przyznanie emerytury pomostowej lub nastąpi upadłość albo likwidacja pracodawcy.

Ustanie stosunku pracy nie przyspiesza powstania obowiązku złożenia omawianego zgłoszenia. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło w związku z przejściem na emeryturę pomostową. 

Zwolnienie pracownika w trakcie miesiąca kalendarzowego oznacza, że jego wynagrodzenie za ten miesiąc będzie niższe. To oznacza, że niższa będzie podstawa składek. Do jej obliczenia, w przypadku pracownika otrzymującego wynagrodzenie stałe trzeba zastosować zasady określone w § 12 rozporządzenia w sprawie wynagrodzeń. Miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Następnie otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieprzepracowanych z uwagi na ustanie stosunku pracy. Następnie tak obliczoną kwotę odejmuje się od pełnego miesięcznego wynagrodzenia.

Przeliczenia podstawy wymiaru nie będą konieczne w sytuacji, gdy:

• wynagrodzenie jest określone stawką godzinową albo
• pracownik otrzymuje wynagrodzenie prowizyjne lub akordowe.

W takim przypadku wynagrodzenie za częściowo przepracowany miesiąc, a tym samym podstawa składek za ten miesiąc, będzie odpowiadało liczbie przepracowanych godzin, należnej prowizji lub faktycznie wykonanej w tym miesiącu pracy (w przypadku akordu).

Wypłacenie w trakcie miesiąca niższego wynagrodzenia budzi wątpliwości w odniesieniu do obowiązku naliczenia na Fundusz Pracy oraz Fundusz Solidarnościowy. Może być tak, że pensja danej osoby za ten miesiąc jest niższa od wynagrodzenia minimalnego.

Pracodawcy powołują się tu na treść art. 104 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia. Przepis mówi, że składki na FP są obowiązkowe, jeśli podstawa obowiązkowych składek emerytalno-rentowych w przeliczeniu na okres miesiąca odpowiada co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu.

Przeliczenia pracodawcy powinni dokonać, jeśli pracownik nie przepracował pełnego miesiąca kalendarzowego z uwagi na:

• niezdolność do pracy z powodu choroby,
• pobyt na urlopie bezpłatnym czy też
• w związku z inną, usprawiedliwioną albo nieusprawiedliwioną nieobecnością w pracy,
• z powodu nawiązania lub rozwiązania stosunku pracy w trakcie miesiąca.

Jeżeli po przeliczeniu pensja pracownika odchodzącego z firmy okaże się równa lub wyższa od wynagrodzenia minimalnego, należy naliczyć za na FP, mimo że faktycznie wypłacona kwota będzie niższa.

Wyjaśnienia te stosuje się również do składek na Fundusz Solidarnościowy. Zgodnie bowiem z art. 4 ust. 1 ustawy o Funduszu Solidarnościowym stosuje się tu przepisy dotyczące obowiązkowych składek na FP.