Umowa na czas określony po umowie na zastępstwo – z aktami osobowymi pracownika, czy można je kontynuować?
Pytanie: Pracownik został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na zastępstwo za innego pracownika. Umowę zawarto w maju 2022. W trakcie trwania umowy zwolniło się miejsce na innym stanowisku, w związku z czym umowa na zastępstwo została rozwiązana za porozumieniem stron w dniu 30 czerwca 2022 r., a następnego dnia nawiązano stosunek pracy na podstawie umowy na czas określony. Czy w takim przypadku, po rozwiązaniu umowy, akta osobowe pracownika mogą być kontynuowane?
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- Jak postąpić z dokumentacją pracowniczą, gdy po umowie na czas zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności została zawarta kolejna umowa?
- Czy po przejściu z umowy na zastępstwo na umowę na czas określony trzeba zakładać nowe akta pracownicze?
- Jak numerować dokumentację pracownika, którego zatrudnienie jest kontynuowane?
Odpowiedź: Pracodawca powinien kontynuować prowadzenie dotychczasowych akt osobowych pracownika. Kolejne dokumenty powinny być przechowywane w porządku chronologicznym, z kontynuacją dotychczasowej numeracji dokumentów w aktach osobowych.
Eksperci Czekają na Twoje Pytania!
Od 2019 r. obowiązuje zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej
W przypadku dokumentacji z umów o pracę zawartych od 2019 r. obowiązuje zasada kontynuacji dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
Zgodnie 945 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, w okresie objętym 10-letnim okresem przechowywania akt osobowych, pracodawca zobowiązany jest do kontynuowania dotychczas prowadzonej dla tego pracownika dokumentacji pracowniczej.
Czym jest kontynuacja dotychczasowej dokumentacji pracowniczej?
Przepisy wyraźne nie definiują na czym powinna polegać wskazana zasada kontynuacji dotychczasowej dokumentacji. Przyjmuje się, że pracodawca nie musi duplikować w teczce akt osobowych tych dokumentów, które zachowują aktualność, np.:
- przedłożonych w celu udokumentowania stażu pracy świadectw pracy,
- dyplomów i świadectw szkolnych czy dokumentujących staż pracy w gospodarstwie rolnym.
W przypadku rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas nieobecności zastępowanego pracownika i zawarcia kolejnej nie trzeba tworzyć kopii wszystkich zgromadzonych już dokumentów. Dotyczy to również sytuacji, gdy zmienia się stanowisko pracy.
Po rozwiązaniu umowy na zastępstwo niektóre dokumenty trzeba wytworzyć na nowo
Należy pamiętać, że pracodawca zobowiązany jest do „wytworzenia” kompletu dokumentów wymaganych w związku z nawiązaniem nowego stosunku pracy. Odnosi się to w szczególności nowej umowy o pracę czy informacji o warunkach zatrudnienia.
Zawarcie umowy o pracę po umowie na zastępstwo – jak numerować dokumenty pracownika
Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
Kontynuacji podlega dotychczasowa dokumentacja pracownicza – co oznacza również kontynuację numeracji dokumentów gromadzonych w aktach osobowych.
Przeczytaj również:
PORADNIA
Odpowiedzi nawet na najtrudniejsze
pytania
