Stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu bez oświadczenia pracownika

Odpowiedź: Nie. Bez oświadczenia pracownika pracodawca nie może stosować wobec niego podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

1. wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2. nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3. wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł – w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4. nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Podwyższone w stosunku do podstawowych koszty uzyskania przychodów przysługują, w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika (pracownika) jest położone poza miejscowością, w której znajduje się jego zakład pracy i podatnik ten nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. 

W przeciwieństwie do podstawowych, koszty podwyższone nie przysługują pracownikowi automatycznie. Ponadto nie każdy zainteresowany może z nich skorzystać.

Pracodawca będzie mógł stosować koszty podwyższone, jeżeli pracownik złoży mu oświadczenie, z którego będzie wynikać, że:

• jego miejsce zamieszkania (stałe lub czasowe) jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
• nie uzyskuje dodatku za rozłąkę (art. 32 ust. 5 w związku z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT).

Bez takiego oświadczenia pracownika zakład pracy jest zobowiązany do stosowania kosztów podstawowych, nawet jeśli pracownik spełnia pozostałe, ww. ustawowe przesłanki w tym zakresie.