Praca hybrydowa a lista obecności w pracy i ewidencja czasu pracy zdalnej
Pytanie: W zakładzie pracy pracownicy pracują w systemie hybrydowym. W wybrane dni tygodnia są obecni stacjonarnie, w pozostałe pracują zdalnie. W jaki sposób na liście obecności oznaczać pracę zdalną? Czy ewidencja czasu pracy musi uwzględniać pracę z domu?
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- Czy lista obecności w zakładzie pracy jest obowiązkowa?
- W jaki sposób potwierdzać rozpoczęcie i zakończenie pracy w pracy hybrydowej?
- Czy można uzupełniać listę obecności za kilka dni z góry lub za kilka dni z dołu?
- Kto decyduje o sposobie potwierdzania obecności w pracy zdalnej?
Odpowiedź: Sposób prowadzenia listy obecności w przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną zależy od decyzji pracodawcy zależy, w jaki ustali tryb prowadzenia. Na liście obecności prowadzonej w spółce można w szczególności wskazać, że w danym dniu pracownik wykonuje pracę zdalnie, zobowiązując pracownika do potwierdzenia obecności w inny sposób. W szczególności pracodawca może przyjąć, że lista obecności będzie prowadzona przez pracownika zdalnego w innej formie (np. elektronicznej). Może także ustalić odmienny sposób potwierdzania dla tych pracowników obecności w pracy. Ustawodawca w przepisach wydanych w związku z przeciwdziałaniem i zwalczaniem covid-19 nie narzucił w tym zakresie żadnych rozwiązań.
Obowiązkowa ewidencja czasu pracy zdalnej i stacjonarnej
Obowiązkiem pracodawcy jest określenie sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest konieczne w celu rozliczenia godzin pracy pracowników. Często stosowanym w tym zakresie rozwiązaniem jest prowadzenie list obecności. Lista obecności stanowi dokument pomocniczy służący potwierdzaniu obecności w pracy.
W razie papierowego sposobu prowadzenia listy obecności bieżące uzupełnianie w przypadku pracy wykonywanej zdalnie może być utrudnione.
Nie ma obowiązku prowadzenia listy obecności pracowników
W obecnym stanie prawnym nie ma przepisów, które określałyby sposób prowadzenia list obecności. Lista obecności nie wchodzi w skład indywidualnej dokumentacji pracowniczej, gdyż nie jest dokumentem wskazanym przepisami rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji jako element takiej dokumentacji. W związku z tym nie obejmują jej określone tym rozporządzeniem wymogi odnośnie do sposobu jej prowadzenia i przechowywania.
Potwierdzanie obecności w pracy zdalnej – sposób ustala pracodawca
To od decyzji pracodawcy zależy, w jaki sposób prowadzone będą listy obecności w przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną.
Na liście obecności prowadzonej w zakładzie można w szczególności wskazać, że w danym dniu pracownik wykonuje pracę zdalnie, zobowiązując pracownika do potwierdzenia obecności w inny sposób, np. zalogowanie się do systemu.
W szczególności pracodawca może przyjąć, że lista obecności będzie prowadzona przez pracownika zdalnego w innej formie (np. elektronicznej) albo ustalić odmienny sposób potwierdzania dla tych pracowników obecności w pracy. Także pracodawca ustala zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy zdalnej.
Eksperci Czekają na Twoje Pytania!
Podpisywanie listy obecności za kilka dni nie jest wskazane
Biorąc pod uwagę funkcję listy obecności, za niewskazane rozwiązanie należy uznać np. okresowe, zbiorcze podpisywanie listy obecności w okresie powrotu pracownika z pracy zdalnej do stacjonarnej. Celem listy obecności jest bowiem bieżące potwierdzanie obecności pracownika w pracy. Wypracowanie innego sposoby potwierdzania obecności w pracy leży w interesie pracodawcy.
Przeczytaj również:
- art. 1041 § 1 pkt 9 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2020 r., poz. 1320 ze zm.),
- § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).
PORADNIA
Odpowiedzi nawet na najtrudniejsze
pytania
