Elektroniczne akta osobowe pracowników i dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej

Odpowiedź: Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej przy spełnieniu warunków określonych w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.

Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Należy jednak pamiętać o tym, że pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:

1. zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;
2. możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1.

Ponadto pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

Dopuszczalne jest prowadzenie część dokumentacji pracowniczej (np. akt osobowych) w formie papierowej, a części (np. ewidencji czasu pracy) w formie elektronicznej.

Powyższe oznacza, że dopuszczalna jest zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej na elektroniczną. Nie wystarczy jednak wyłącznie zaprzestać sporządzania wydruków z poszczególnych ewidencji. Należy wdrożyć procedurę zmiany formy jej prowadzenia. Co więcej, systemy teleinformatyczne służące do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej muszą spełniać szereg wymagań.

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

1. zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3 rozporządzenia;
6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji;
7. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Nie każdy system kadrowo-płacowo jest odpowiedni do prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Należy zatem ustalić, najlepiej w pierwszej kolejności u dostawcy oprogramowania, czy system spełnia wymagania określone w rozporządzeniu MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.