Benefit w formie posiłków – bony żywieniowe dla pracowników a podstawa wymiaru składek

Wartość przekazanych pracownikom bonów żywieniowych może być zwolniona z oskładkowania. Jeżeli nie są to bony na posiłki profilaktyczne, pracodawca korzysta ze zwolnienia ze składek ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego. Przepis ten mówi, że oskładkowaniu nie podlega wartość finansowanych posiłków do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 190 zł. Co ważne, chodzi o sytuację, w której pracownikom nie przysługuje prawo do ekwiwalentu z tego tytułu.

Warto pamiętać, że z inną sytuacją mamy do czynienia w przypadku posiłków profilaktycznych. W przypadku posiłków profilaktycznych stosuje się wyłączenie z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. Przepis ten zwalnia z oskładkowania m.in. wartość otrzymanych przez pracowników:

• bonów,
• talonów,
• kuponów
• innych dowodów uprawniających do otrzymania napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych,

jeśli pracodawca nie ma możliwości wydania pracownikom wspomnianych posiłków i napojów, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów bhp.

W przypadku posiłków profilaktycznych wyłączeniem objęta byłaby wartość bonu żywieniowego.

Bony żywieniowe będą zwolnione z oskładkowania, jeżeli spełnionych zostanie kilka warunków. Podstawowy warunek dotyczy ograniczenia kwotowego – 190 zł. Pozostałe warunki:

• bon uprawnia do poboru gotowego posiłku, nie mogą być to więc produkty spożywcze, z których zostanie przygotowany posiłek,
• realizacja bonu odbywa się w placówkach gastronomiczno-restauracyjnych, barach, punktach gastronomicznych czy też stołówkach,
• posiłki są wydawane w naturze, pracownik nie ma prawa ekwiwalentu pieniężnego.

Pracodawca z dniem 1 grudnia 2021 r. przyznał pracownikom prawo do bonu żywieniowego. Bon uprawnia do pobierania posiłków w kantynie o łącznej wartości 250 zł miesięcznie (na osobę). Pracodawca uznał, że można zastosować wyłączenie składkowe, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. W związku z tym nie naliczał składek od pełnej wartości bonów. Okazało się jednak, że żaden z pracowników nie jest zatrudniony w warunkach szczególnie uciążliwych. To oznacza, że nie można zastosować ww. przepisu. W tym przypadku można skorzystać z wyłączenia na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego. Z oskładkowania zwolniona jest więc kwota 190 zł miesięcznie.

Bon żywieniowy, o którym mowa otrzymał pracownik otrzymujący (oskładkowane) wynagrodzenie w kwocie 4 500 zł miesięcznie. Ze względu na zastosowanie nieprawidłowego wyłączenia do podstawy składek, pracodawca przyjął tylko to wynagrodzenie. Składki na wszystkie ubezpieczenia społeczne naliczył zatem od podstawy 4 500 zł, zaś kładkę zdrowotną od 3.883,05 zł. Podstawy wymiaru powinny wynieść:

• 40 560 zł – w przypadku składek na ubezpieczenia społeczne oraz
• 3 934,84 zł (4 560 zł – 625,18 zł) – w przypadku składki zdrowotnej.

W takiej sytuacji pracodawca powinien:

• skorygować podstawy wymiaru składek pracowników otrzymujących bony żywieniowe oraz
• złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych.