Środki pozyskane z funduszy unijnych. Sprawdź, jak je wykazać w sprawozdaniu finansowym

Zanim przystąpisz do opracowania sprawozdania finansowego, sprawdź i prawidłowo przygotuj prezentację dotacji w księgach rachunkowych. Dla organizacji pozarządowych specyficzne jest to, iż dotacje związane z realizacją zadań statutowych są dla nich głównym źródłem przychodów.

Dotacje stanowią specyficzną formę przychodów wymagających szczególnego ujęcia i prezentacji w sprawozdaniu finansowym.

Wśród dotacji można wyróżnić dotacje mające na celu sfinansowanie aktywów trwałych, jak również dotyczące przychodów. W zależności od tego powinieneś otrzymane przychody z tytułu dotacji ewidencjonować, stosując jedną z dwóch metod:

• kapitałową – środki pieniężne otrzymane z dotacji zalicza się na zwiększenie kapitału (funduszu) własnego jednostki;
• przychodów– otrzymane środki pieniężne, stanowiące dotację, zalicza się do przychodów w poszczególnych okresach, zapewniając ich współmierność z kosztami, na pokrycie których otrzymano dotację.

Metoda kapitałowa dotyczy obecnie niewielu rodzajów jednostek, głównie tych, które otrzymują dotacje od swoich założycieli na utworzenie tych jednostek lub rozwój infrastruktury. Pozostałych jednostek, w tym organizacji pozarządowych i ich zadań podstawowych, dotyczy metoda przychodów.

Muszą one pamiętać, aby na potrzeby ujęcia i rozliczenia dotacji w księgach rachunkowych wyróżnić:

• dotacje do przychodu, które są przeznaczone na dofinansowanie bieżącej działalności (dotacje podmiotowe) oraz związane ze sprzedażą towarów, produktów gotowych lub świadczeniem usług (dotacje przedmiotowe);
• dotacje do aktywów, z których środki pieniężne w otrzymującej je jednostce dotowanej służą sfinansowaniu w części, rzadziej w całości, zakupu, budowy lub ulepszenia środków trwałych, otrzymanie tych środków pieniężnych jest zaś uwarunkowane ich wydatkowaniem zgodnie z przeznaczeniem – na ściśle określony cel w odpowiednim, z góry określonym czasie.

Decyzja o przyznaniu dotacji nie jest równoznaczna z wpływem na konto środków pieniężnych ze względu na możliwość wycofania jej przez instytucję, która ją wydała. Dlatego też do dnia faktycznego wpływu środków na wyodrębniony rachunek bankowy dotacja nie podlega ewidencji księgowej.

Tabela 1. Prezentacja informacji na temat budowy noclegowni

Tabela 2. Prezentacja informacji na temat dotacji

Jej przyznanie warto umieścić w ewidencji pozabilansowej na koncie „Należności warunkowe”. Takie podejście wynika też z art. 7 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor)– możesz ująć jedynie jako pozostałe przychody operacyjne.

Wpływ dotacji przeznaczonej na sfinansowanie, w tym częściowe, nabycia lub wytworzenia środków trwałych oraz jej rozliczanie ujmij w księgach rachunkowych według zasad określonych w art. 4 ust. 1 pkt 2 uor na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów. Następnie rozliczasz równolegle do odpisów amortyzacyjnych tego aktywa w pozostałe przychody operacyjnych. Sporządzając sprawozdanie finansowe, należy zweryfikować, czy możliwe jest już rozpoczęcie takiego rozliczania oraz czy następuje ono w prawidłowej wysokości. Weryfikuj to pod kątem zapisów umowy z podmiotem pośredniczącym, jak i własnych zapisów polityki rachunkowości.

• Przykład

Umowa na współfinansowanie projektu

Stowarzyszenie Jotka podpisało w listopadzie 2020 umowę o współfinansowanie projektu związanego z promocją regionu Karpat na kwotę 68.000 zł. Zadania oraz płatności będą realizowane w 2021 roku. W sprawozdaniu za 2020 rok jednostka zaprezentuje w pozycji pn. „Dodatkowe noty” objaśnienia informacji o wartości należności warunkowych wynikających z umowy. Może, choć nie musi, w tej części Informacji dodatkowej wskazać, że rozpoczęła już realizację projektu. Zrobić to może w nocie poświęconej „Zdarzeniom po dniu bilansowym”.

• Przykład

Rozliczenie dofinansowania unijnego

Fundacja Albatros od maja 2020 roku prowadzi prace związane z budową noclegowni dla bezdomnych. Dotychczas poniesione nakłady na tę budowę to 95.000 zł. W listopadzie 2020 roku jednostka otrzymała płatność częściową wynikającą z umowy o współfinansowanie tej inwestycji z projektu unijnego. Na rachunek bankowy wpłynęły środki pieniężne w wysokości 29.000 zł. Fundacja nie zakończyła jeszcze budowy środka trwałego, nie ma zatem prawa do rozliczania dotacji. Skutki operacji gospodarczych związanych z budową budynku oraz otrzymaniem dofinansowania w sprawozdaniu finansowym będą zaprezentowane w tabeli 1 i 2.

Jeśli środek trwały lub wartość niematerialna i prawna zostały już oddane do użytkowania, należy rozpocząć także rozliczanie części otrzymanej dotacji w pozycji „Pozostałe przychody operacyjne”.

Otrzymana dotacja jest sukcesywnie rozliczana na pozostałe przychody operacyjne równolegle do odpisów amortyzacyjnych środka trwałego, którego zakup sfinansowano z dotacji, w takiej wysokości odpisu, jaka proporcjonalnie odpowiada udziałowi dotacji w finansowaniu środka trwałego.

Najwięcej problemów sprawia sytuacja, gdy środki pieniężne z dotacji wpływają do jednostki kilka miesięcy po rozpoczęciu naliczania odpisów amortyzacyjnych.

• Przykład

Dofinansowanie do zakupu środka trwałego

Fundacja podpisała w lutym 2020 roku umowę o sfinansowanie zakupu środka trwałego ze środków unijnych. Zgodnie z umową, w kwietniu 2020 roku na rachunek bankowy spółki wpłynęła kwota 50.000 zł. W maju 2020 roku zakupiono środek trwały za 84.000 zł, który przyjęto do używania w następnym miesiącu. Jego faktyczne użytkowanie rozpoczęto od lipca, a do ustalenia kwoty amortyzacji zastosowano metodę liniową. Jednostka przyjęła, że przewidywany okres użytkowania wynosi pięć lat. Ustalenie kwoty amortyzacji za 2020 rok:

stawka amortyzacji 100 : 5 lat = 20%,

kwota amortyzacji miesięcznej (20% x 84.000 zł) / 12 = 1.400 zł,

kwota amortyzacji za 2019 rok – 1.400 x 6 miesięcy = 8.400 zł.

Sposób ujęcia w księgach rachunkowych:

1. Podpisanie umowy w lutym 2020 roku:

Wn konto „Należność warunkowa” 50.000 zł.

2. Wpływ środków pieniężnych w kwietniu 2020 roku 50.000 zł:

Wn konto „Rachunek bankowy” 50.000 zł

Ma konto „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 50.000 zł

Ma konto „Należność warunkowa” 50.000 zł

3. Zakup środka trwałego w maju 2020 roku. 84.000 zł:

Wn konto „Rozliczenie zakupu” 84.000 zł

Ma konto „Zobowiązania wobec dostawców” 84.000 zł

4. Przyjęcie środka trwałego do używania w czerwcu 2020 roku 84.000 zł:

Wn konto „Środki trwałe” 84.000 zł

Ma konto „Rozliczenie zakupu” 84.000 zł

5. Amortyzacja środka trwałego za okres od lipca do grudnia 2020 roku 8.400 zł:

Wn konto „Amortyzacja” 8.400 zł

Ma konto „Umorzenie” 8.400 zł

6. Zapis równoległy do operacji 5 – 50.000 x 20% : 12 miesięcy x 6 = 5.000 zł

Wn konto Rozliczenia międzyokresowe przychodów 5.000 zł

Ma konto Pozostałe przychody operacyjne 5.000 zł

Prezentacja w bilansie wg załącznika nr 1:

aktywa – A.II.1. Środki trwałe (84.000 zł – 8.400 zł) 75.600 zł

pasywa – B.IV. 2. Inne rozliczenia międzyokresowe (50.000 zł – 5.000 zł.) 45.000 zł

Prezentacja w rachunku zysków i strat:

wariant porównawczy – B.I Amortyzacja 8.400 zł i D.II Dotacje 5.000 zł,

wariant kalkulacyjny – D. Koszty zarządu 8.400 zł i G.II. Dotacje 5.000 zł.

Prezentacja w bilansie wg załącznika nr 6:

aktywa – A.II. Rzeczowe aktywa trwałe (84.000 zł – 8.400 zł) 75.600 zł

pasywa – B.IV. Rozliczenia międzyokresowe (50.000 zł – 5.000 zł.) 45.000 zł

Prezentacja w rachunku zysków i strat – tylko wariant porównawczy

B. Koszty działalności statutowej – w zależności od tego jakiego rodzaju działalności dotyczy 8.400 zł

I. Koszty nieodpłatnej działalności pożytku publicznego

II. Koszty odpłatnej działalności pożytku publicznego

III. Koszty pozostałej działalności statutowej

i I. Pozostałe przychody operacyjne 5.000 zł.

Jeśli dotacja wpływa kilka miesięcy po oddaniu środka trwałego, to należy dokonać uwspółmiernienia przychodów i kosztów poprzez zaliczenie do pozostałych przychodów operacyjnych kwoty odpowiadającej proporcjonalnie dokonanym już odpisom umorzeniowym. Warto przypomnieć, że amortyzacja środków trwałych sfinansowanych częściowo ze środków pochodzących z funduszy unijnych powinna przebiegać według ogólnych zasad określonych w ustawie o rachunkowości.

Tabela 3. Prezentacja w bilansie wg załącznika nr 1 

Tabela 4. Prezentacja w rachunku zysków i strat (fragment wersji porównawczej)

• Przykład

Zakup środka trwałego i amortyzacja

Fundacja zakupiła środek trwały za 75.000 zł i przyjęła go do użytkowania w kwietniu 2020 roku. Od maja rozpoczęła naliczanie odpisów amortyzacyjnych wg stawki 18% rocznie. Od maja do grudnia br. ujęła jako koszty amortyzacji kwotę 9.000 zł (75.000 × 18%/12 × 8 miesięcy = 9.000 zł). W grudniu 2020 roku fundacja otrzymała środki pieniężne z dotacji w wysokości 42.000 zł (resztę stanowił wkład własny). Jednostka powinna w grudniu dokonać ujęcia dotacji jako „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”, ale rozliczenia jej części także w „Pozostałe przychody operacyjne”.

Kwota, która będzie ujęta jako przychód będzie obliczona następująco:

odpis przypadający na jeden miesiąc – 42.000 x 18% : 12 miesięcy = 630 zł,

kwota dotycząca ośmiu miesięcy 2020 roku – 8 x 630 zł = 5.040 zł.

Przy czym kwotę rozliczeń międzyokresowych należy rozdzielić następnie na część długoterminową i krótkoterminową.

Jeśli otrzymane dofinasowanie do amortyzowanego w 2020 roku aktywa trwałego otrzymane będzie w styczniu lub lutym 2021 roku, należy rozważyć jeden ze sposób postępowania:

Ujęcie kwoty dotacji za 2020 rok i rozliczenie proporcjonalnie odpowiadającej amortyzacji za 2020 rok jako pozostały przychód w 2020 roku. Otrzymanie środków pieniężnych traktujemy jako zdarzenie po dniu bilansowym będące dowodem na stan istniejący na dzień bilansowy. Kwota dotacji uznana jest wtedy za istotną dla sprawozdania za 2020 rok.

Ujęcie kwoty dotacji w 2021 roku i pomniejszenie rozliczeń międzyokresowych przychodów w 2021 roku zarówno o kwotę dotycząca 2020 roku, jak i 2021. Kwota dotacji uznana jest wtedy za nieistotną dla sprawozdania za 2020 rok, warto wtedy w sprawozdaniu za ten rok zawrzeć jednak informację objaśniająca w pozycji „Zdarzenia po dniu bilansowym”.

W przypadku dotacji, które stanowią zwrot kosztów albo służą pokryciu bieżących wydatków jednostki realizującej zadania w ramach projektów współfinansowanych z zewnętrznych źródeł, w tym ze środków Unii Europejskiej, należy ująć je jako „Pozostałe przychody operacyjne”. Wynika to z art. 3 ust. 1 pkt 32 uor.

Natomiast dotacje, które są uzupełnieniem ceny i są związane z działalnością gospodarczą organizacji, stanowią przychody ze sprzedaży i powinny być ujęte jako przychody z podstawowej działalności operacyjnej.

• Przykład

Zwrot wydatków na wynagrodzenia

Fundacja będąca czynnym podatnikiem VAT w listopadzie 2020 roku otrzymała 60.000 zł będące zwrotem wydatków poniesionych na wynagrodzenia pracowników realizujących zadania w ramach projektu X. Otrzymała także 25.000 zł jako rekompensatę za sprzedaż posiłków w tzw. barze mlecznym o obniżonych cenach dla beneficjentów projektu Z. Usługi gastronomii opodatkowane są stawką 8%. Zatem kwota netto przychodów wynosić będzie 23.148,15 zł.