Rozliczanie dotacji. Poznaj 7 podstawowych błędów

Przyjmując dofinansowanie,  organizacja ponosi wszystkie wydatki z zachowaniem zasady efektywności, jawności i przejrzystości. Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do danego projektu (np. pieczątka z nazwą projektu). Zapobiega to próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie. Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach. Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie o dofinansowanie.

Uzyskanie i prawidłowe rozliczenie dotacji jest uzależnione od wydatkowania środków zgodnie z ich przeznaczeniem, czyli rodzajem aktywów objętych dotacją, miejscem ich przechowywania lub okresem, w którym powinny być zakupione, wytworzone lub użytkowane.

Decyzja o przyznaniu dotacji nie jest równoznaczna z wpływem środków pieniężnych, dlatego też do dnia faktycznego wpływu środków dotacji na rachunek bankowy organizacji nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej.

Najczęściej popełniane błędy księgowe dotyczące dotacji to:

1. Niewyodrębnienie ewidencji księgowej do potrzeb rozliczania projektu

Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji, przez którą należy rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach już prowadzonych przez daną organizację ksiąg rachunkowych. Polega to na wyodrębnieniu operacji związanych z otrzymaniem i wykorzystaniem dotacji poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisów do polityki rachunkowości organizacji.

2. Stosowanie wyodrębnionej ewidencji księgowej tylko dla kont kosztowych (zespołów 4 i 5)

Na podstawie zapisów w polityce rachunkowości można stwierdzić, czy organizacja wyodrębniła ewidencję księgową operacji związanych z projektem i czy zrobiła to prawidłowo. Często organizacje wyodrębniają na potrzeby projektu tylko konta kosztowe, a to błąd. Trzeba wyszczególnić wszystkie konta dotyczące projektu. Na przykład, rozbudowanie analityki kont związanych z projektem może być następujące:

• konto 080 „Środki trwałe w budowie”
• 080–1-x-1 Budowa obiektu A sfinansowana środkami własnymi
• 080–1-x-2 Budowa obiektu A sfinansowana środkami z dotacji w ramach projektu X
• konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”
• 761–2 Przychody z dotacji
• 761–2–1 Dotacja – związana z projektem X
• konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”
• 840–1 Rozliczenia międzyokresowe przychodów
• 840–2 Rozliczenia międzyokresowe przychodów – z dotacji
• 840–2–1 Rozliczenia międzyokresowe przychodów – związane z projektem X

3. Błędy w księgowaniach

• Dotacja nie zawsze na konto przychodów

Warto zauważyć, że dotacje zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32h uor), z wyjątkiem tych na nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Do rozliczeń międzyokresowych przychodów zalicza się środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych. Zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych lub kosztów prac rozwojowych sfinansowanych z tych źródeł (art. 41 ust. 1 pkt 2 uor). A zatem środki na zakup lub wytworzenie środków trwałych ewidencjonuje się za pomocą konta 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”, a nie za pomocą konta 760 „Pozostałe przychody operacyjne” z analityką dotyczącą danego projektu.

• Księgowanie w ewidencji projektu kosztów niezwiązanych z projektem

Żadnych przychodów ani kosztów, które nie są związane z projektem, nie wolno księgować na kontach wyszczególnionych dla projektu. Oczywiście zdarzają się błędy, które jeśli zostaną zauważone, trzeba jak najszybciej poprawić.

• Brak lub nieprawidłowe ujęcie wkładu własnego w ewidencji księgowej projektu

Wkład własny do projektu organizacja powinna także księgować za pomocą kont związanych z projektem. Pozwala to na prawidłowe końcowe rozliczenie całego projektu.

4. Brak dokumentów źródłowych (dowodów księgowych)

Dowód księgowy powinien zawierać (art. 21 ust. 1 uor) co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu, jego numer identyfikacyjny,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu księgowego.

Opisy na dowodach księgowych muszą być prowadzone zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości i zapisami konkretnej umowy projektowej. Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby był widoczny ich związek z projektem.

Realizując projekt, organizacja musi zadbać o prawidłową dokumentację, czyli wszelkie dokumenty, na podstawie których wprowadzi poszczególne operacje do ksiąg rachunkowych (np. faktury).

5. Brak powiązania dokumentu źródłowego z ewidencją księgową

Dokumenty finansowo-księgowe, które potwierdzają poniesione wydatki w ramach projektu, powinny zawierać adnotację o:

• sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym wraz z datą i czytelnym podpisem sprawdzającego,
• sprawdzeniu pod względem merytorycznym wraz z datą i czytelnym podpisem sprawdzającego, sposobie ujęcia w księgach rachunkowych, tj. wskazanie cyfrowych symboli kont syntetycznych i analitycznych oraz stron, na których są księgowane wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej,
• zatwierdzeniu dokumentu wraz z datą i czytelnym podpisem osoby zatwierdzającej. W przypadku stosowania nieczytelnych podpisów lub parafek bez pieczęci funkcyjnych należy przedstawić kartę wzoru podpisów,
• uregulowaniu zobowiązania wynikającego z dokumentu, czyli sposób i daty zapłaty, numer wyciągu bankowego lub raportu kasowego potwierdzającego zapłatę.

6. Zaewidencjonowanie operacji gospodarczej bez oryginalnego dowodu księgowego

Podstawą zapisów księgowych są dowody księgowe zewnętrzne i wewnętrzne (art. 20 ust. 2 uor). W projektach najczęściej umowa wymaga oryginalnych dowodów księgowych, choć nie wyklucza to stosowania dowodów zastępczych.

7. Używanie konta bankowego projektu do dokonywania płatności niezwiązanych z projektem

W przypadku gdy dla projektu funkcjonuje wydzielony rachunek bankowy, to mogą się na nim znaleźć wpływy i płatności dotyczące wyłącznie danego projektu. Gdyby na rachunku projektu zabrakło środków, to organizacja może go zasilić środkami własnymi, aby dokonać np. płatności za fakturę dotyczącą tego projektu.