Roczne sprawozdanie merytoryczne OPP. O czym trzeba pamiętać przy jego sporządzaniu?

Mimo że sprawozdanie bazuje na danych ujętych w księgach rachunkowych, trzeba je uzupełnić o wiele informacji nieujmowanych w rachunkowości. Pozyskanie tych informacji może wymagać czasu. Warto więc przygotować sprawozdanie jak najwcześniej, tym bardziej że jest ono sporządzane na podstawie stosunkowo nowego rozporządzenia. Przy sporządzaniu sprawozdań merytorycznych za 2020 rok obowiązuje rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw pożytku publicznego z 24 października 2018 r. w sprawie wzorów rocznego sprawozdania merytorycznego oraz rocznego uproszczonego sprawozdania merytorycznego z działalności organizacji pożytku publicznego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2061). Rozporządzenie weszło w życie 29 października 2018 r. i zastąpiło stare rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 12 lutego 2013 r. w sprawie wzorów rocznego sprawozdania merytorycznego oraz rocznego uproszczonego sprawozdania merytorycznego z działalności organizacji pożytku publicznego (Dz.U. poz. 234).

Sprawozdanie merytoryczne dotyczy zasadniczych aspektów działalności organizacji pożytku publicznego oraz pozwala zorientować się m.in. w przedmiocie i zakresie finansowym prowadzonej działalności, wysokości przychodów, kosztów i gospodarki finansowej, a także struktury współpracowników.

Jeśli terminy nie zostaną przedłużone do 15 lipca 2021 r. OPP muszą opublikować sprawozdanie merytoryczne za 2020 rok na stronie internetowej Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego.

Nowelizacja z 10 lutego 2017 r. ustawy o pożytku, która weszła w życie 25 marca 2017 r., wprowadziła kilka ważnych uszczegółowień w zakresie sprawozdawczości merytorycznej:

• doprecyzowano zasady składania sprawozdań przez organizację pożytku publicznego po raz ostatni za rok, w którym utraciła status  organizacji pożytku publicznego;
• doprecyzowano termin na złożenie sprawozdania merytorycznego i finansowego dla organizacji pożytku publicznego, których rok obro­towy nie jest rokiem kalendarzowym. Organizacja taka będzie zobowiązana złożyć sprawozdanie merytoryczne i finansowe w terminie do 30 listopada roku następującego po roku obrotowym, za który składane są sprawozdania.
  • Ważne

Minister właściwy ds. zabezpieczenia społecznego, tworząc wykaz organizacji pożytku publicznego uprawnionych do otrzymania 1% podatku dochodowego od osób fizycznych, będzie musiał uwzględnić w ww. wykazie organizację pożytku publicznego, która wykaże, że niezamieszczenie zatwierdzonego sprawozdania finansowego i sprawozdania merytorycznego w terminie ustawowym nastąpiło bez jej winy albo z przyczyn od niej niezależnych.

Ponadto usprawniono procedury wymiany informacji pomiędzy ministrem właściwym do spraw zabezpieczenia społecznego, będącym dysponentem Funduszu Wspierania Organizacji Pożytku Publicznego, a sądami rejestrowymi; w szczególności zobowiązuje sądy rejestrowe do przekazania informacji na temat daty doręczenia i uprawomocnienia się postanowienia stwierdzającego utratę statusu organizacji pożytku publicznego. Data doręczenia postanowienia o utracie statusu organizacji pożytku publicznego jest konieczna do prawidłowego określenia kwoty niewydatkowanych środków pochodzących z 1% należnego podatku. Organizacja zobowiązana jest, na podstawie art. 22 ust. 7 pkt 1 obowiązującej ustawy o pożytku, poinformować ministra o wysokości niewydatkowanych na dzień wydania postanowienia w sprawie utraty statusu opp środków finansowych pochodzących z 1% podatku, w terminie 14 dni od dnia doręczenia tego postanowienia.

OPP powinna więc wypełnić wszystkie części sprawozdania:

Część I:

• nazwę organizacji oraz jej dane kontaktowe i rejestracyjne (nazwę, adres siedziby, datę rejestracji w KRS, datę uzyskania statusu OPP, numery: REGON i KRS),
• dane osobowe członków zarządu oraz organu kontroli lub nadzoru (chodzi o imiona, nazwiska i funkcje tych osób),
• cele statutowe OPP oraz sposoby ich realizowania (ta część powinna zostać wypełniona zgodnie z postanowieniami statutu).

Część II:

• opis działalności pożytku publicznego i jej odbiorców; dotyczy to przedstawienia głównych działań podjętych przez organizację oraz zasięgu terytorialnego działalności pożytku publicznego (np. gmina, powiat, województwo, kraj), a także odbiorców tej działalności (orga­nizacja powinna oszacować liczbę odbiorców w rozbiciu na osoby fizyczne i prawne),
• informacje na temat działalności pożytku publicznego (nieodpłatnej i odpłatnej) oraz działalności gospodarczej; co istotne, w tej części należy podać kody PKD tych działalności – nie tylko działalności gospodarczej, ale także działalności pożytku publicznego w obu jej formach.

Część III:

W tym miejscu należy wpisać informacje o:

• przychodach OPP, z podziałem na przychody z poszczególnych działalności,
• źródłach przychodów, z podziałem na środki z 1%, ze źródeł publicznych i prywatnych,
• sposobie wydatkowania środków z 1%, przede wszystkim ze wskazaniem działań, na które wydatkowano te środki, oraz ich oszacowanej wartości,
• kosztach OPP, z podziałem na koszty odpowiadające poszczególnym grupom przychodów, a także koszty sfinansowane z przychodów z 1% oraz koszty akcji w celu pozyskania środków z 1%,
• wyniku na działalności, z podziałem na działalność pożytku publicznego (nieodpłatną i odpłatną) i na działalność gospodarczą.

Część IV:

Ta część została poświęcona korzystaniu z uprawnień w okresie sprawozdawczym, np. ze zwolnień z podatków i opłat (CIT, VAT, PCC, podatku od nieruchomości, opłat sądowych, opłaty skarbowej i innych). W tym miejscu wpisuje się również informacje na temat korzystania z nieruchomości przekazywanych organizacjom na zasadach określonych w przepisach ustawy o obrocie nieruchomościami. Zakres tych uprawnień wymieniono w art. 24 ustawy o pożytku.

Część V:

Należy podać informacje dotyczące personelu organizacji, tj. pracowników, współpracowników (np. zleceniobiorców i wykonawców dzieła), członków organizacji i wolontariuszy.

Część VI:

W tym miejscu wykazuje się dane dotyczące wynagrodzeń wypłaconych w okresie sprawozdawczym. Należy tu podać m.in. wysokość przeciętnego i najwyższego wynagrodzenia wypłaconego m.in. członkom zarządu, organu kontroli, pracownikom organizacji, wliczając w to: wynagrodzenia zasadnicze, premie, nagrody i inne świadczenia oraz umowy cywilnoprawne.

Część VII:

Należy wykazać dane dotyczące pożyczek udzielonych przez organizację w okresie sprawozdawczym.

Część VIII:

Wykazuje się dane dotyczące realizacji zadań zleconych przez jednostki samorządu terytorialnego. Dane te podaje się z podziałem na: rodzaj zadania i jego cele, a także nazwę organu udzielającego dotację i kwotę tej dotacji.

W tej części podaje się także dane dotyczące zadań zleconych przez organy administracji rządowej oraz państwowe fundusze celowe.

Część IX:

W tym miejscu należy wpisać dane dotyczące realizacji zamówień publicznych w okresie sprawozdawczym w podziale na: przedmiot zamówienia, organ i kwotę.

Część X:

Wykazuje się informacje uzupełniające, m.in. dotyczące:

• udziału organizacji w spółkach kapitałowych i fundacjach,
• kontroli przeprowadzonych w organizacji,
• badania sprawozdania finansowego zgodnie z przepisami o rachunkowości, jeśli badanie było przeprowadzane.

Niektóre OPP składają uproszczone sprawozdania merytoryczne. Sprawozdanie takie może złożyć organizacja, która w roku obrotowym osiągnęła przychód nieprzekraczający 100.000 zł. Ze wzoru uproszczonego sprawozdania wynika, że chodzi tu o przychody z tytułu:

• działalności pożytku publicznego (nieodpłatnej i odpłatnej),
• działalności gospodarczej,
• pozostałych przychodów (w tym finansowych),
• dotacji ze źródeł publicznych,
• darowizn otrzymanych od osób fizycznych i prawnych,
• środków z 1% podatku dochodowego.

Uproszczone sprawozdanie merytoryczne zawiera:

1) dane o organizacji pożytku publicznego;

2) opis prowadzonej działalności pożytku publicznego i działalności gospodarczej wraz z podaniem kodów PKD;

3) ogólne informacje o uzyskanych przychodach i poniesionych kosztach;

4) podstawowe informacje o:

– zatrudnieniu oraz kwocie wynagrodzeń,

– członkach oraz wolontariuszach;

5) informacje o:

– uzyskanym przychodzie z 1%,

– sposobie wydatkowania środków pochodzących z 1%,

– poniesionych kosztach administracyjnych,

– działalności zleconej przez organy administracji publicznej,

– korzystaniu z uprawnień,

– przeprowadzonych kontrolach.

OPP podaje sprawozdania ze swojej działalności (merytoryczne i finansowe) do publicznej wiadomości w sposób umożliwiający zapoznanie się z nimi przez zainteresowane podmioty, w tym przez zamieszczenie na swojej stronie internetowej (art. 23 ust. 2a ustawy o pożytku).

Ponadto organizacja zamieszcza oba sprawozdania na stronie internetowej https://opp.mpips.gov.pl/ w następujących terminach:

• do 15 lipca roku następującego po roku, za który składane jest sprawozdanie, jeśli rok obrotowy OPP pokrywa się z rokiem kalendarzowym,
• jeśli rok obrotowy jest inny niż kalendarzowy, należy złożyć sprawozdanie najpóźniej do 30 listopada roku następującego po roku, za które jest składane.

Obowiązują dwa wzory sprawozdania merytorycznego: jeden dla OPP, które osiągnęły w roku obrotowym przychód powyżej 100.000 zł, a drugi dla organizacji, których przychód w roku obrotowym nie przekroczył tej kwoty (dla nich będzie obowiązywało tzw. uproszczone sprawo­zdanie merytoryczne).

Wspomniane rozporządzenie zawiera wzór zarówno sprawozdania merytorycznego, jak i sprawozdania uproszczonego. Zawarte w nim są dane identyfikujące jednostkę, imiona i nazwiska oraz funkcje osób w zarządzie i organach nadzorczych wraz ze wskazaniem, czy osoby te wpisane są do KRS. Należy też opisać cele fundacji i sposób ich realizacji. Nie ma narzuconej formy tego opisu, ale warto pamiętać, iż sprawozdanie merytoryczne może być jedną z wizytówek organizacji. Należy też wskazać zasięg terytorialny faktycznie prowadzonej przez organizację działalności pożytku publicznego – np. czy dotyczy kilku gmin, województwa czy całego kraju. Problemem może być określenie liczby odbiorców działań organizacji pożytku publicznego w okresie sprawozdawczym. Należy bowiem oszacować liczbę odbiorców działań organizacji w okresie sprawozdawczym, w podziale na osoby fizyczne i osoby prawne. Trzeba też wskazać informacje na temat odbiorców innych niż wymienieni wyżej na rzecz, których działała organizacja (np. zwierzęta, zabytki).

W sprawozdaniu musi być wskazana łączna kwota przychodów organizacji ogółem – dane powinny być zgodne z rachunkiem zysków i strat. Są one pokazywane w podziale na:

• przychody z działalności nieodpłatnej pożytku publicznego,
• przychody z działalności odpłatnej pożytku publicznego,
• przychody z działalności gospodarczej,
• przychody finansowe,
• pozostałe przychody.

Następnie należy wskazać źródła, dzieląc je kwotowo na:

• przychody z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych;
• przychody ze źródeł publicznych, w tym: ze środków europejskich w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, ze środków budżetu państwa, ze środków budżetu jednostek samorządu terytorialnego, ze środków państwowych funduszy celowych;
• przychody ze źródeł prywatnych, w tym: ze składek członkowskich, z darowizn od osób fizycznych, z darowizn od osób prawnych, z ofiarności publicznej (zbiórek publicznych, kwest), ze spadków, zapisów, z wpływów z majątku (w szczególności sprzedaży lub wynajmu składników majątkowych), z działalności gospodarczej;
• przychody z innych źródeł.
  • Wzór 1.

Przychody organizacji pożytku publicznego w okresie sprawozdawczym

• Przykład

Przychody organizacji – przykład wypełnienia informacji

• Wzór 2.

Prezentacja informacji o źródłach przychodów organizacji

• Przykład

Źródła przychodów organizacji – przykład wypełnienia informacji

W części III sprawozdania należy zaprezentować sposób wykorzystania środków pochodzących z 1% podatku dochodowego. Konieczność zaprezentowania takiej informacji wymaga prowadzenia dokładnej analityki kosztów według źródeł finansowania. Jest to szczególnie istotne w większych organizacjach pożytku publicznego, które realizują zadania statutowe wieloletnie (np. polegające na procesach budowy środków trwałych). Należy również ująć informacje o kwotach pochodzących z 1% podatku, które przechodzą z roku na rok (pkt 3.1 – Stan środków pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych na pierwszy dzień roku sprawozdawczego).

W pkt 3.3 wymagana jest szczegółowa informacja o tym, jakie konkretnie działania są realizowane z tych wpływów pieniężnych. Tę informację można uzyskać, wykorzystując dane ujęte jako informacja analityczna do kosztów – analityka według projektów i działań. Przy czym należy tu umieścić tylko informacje o działaniach, które były finansowane z 1%.

OPP będą również musiały przedstawić informacje o sposobie wydatkowania środków pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych, podając:

• stan środków pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych na pierwszy dzień roku sprawozdawczego,
• wysokość kwoty pochodzącej z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych, wydatkowanej w okresie sprawozdawczym ogółem,
• działania, na które wydatkowano środki pochodzące z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych w okresie sprawozdawczym (w szczególności określone w pkt II.1.1), oraz szacunkowe kwoty przeznaczone na te działania,
• cele szczegółowe – w rozumieniu przepisów o PIT – wskazane przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych, na które organizacja pożytku publicznego wydatkowała najwięcej środków pochodzących z 1% podatku w okresie sprawozdawczym wraz z wydaną kwotą.
  • Wzór 3.

Sposób wydatkowania środków z 1% PIT

• Przykład

Wydatkowanie środków pochodzących z 1% – przykład wypełnienia informacji

W odniesieniu do kosztów należy podać nie tylko tytuły ponoszonych nakładów i ich wartość, ale też jaka ich część została sfinansowana ze środków 1%. Prezentuje się je w podziale:

• koszty organizacji w okresie sprawozdawczym ogółem,
• koszty z tytułu prowadzenia nieodpłatnej działalności pożytku publicznego,
• koszty z tytułu prowadzenia odpłatnej działalności pożytku publicznego,
• koszty z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej,
• koszty finansowe,
• koszty administracyjne,
• pozostałe koszty ogółem.

Odrębnie wskazuje się koszty kampanii informacyjnej lub reklamowej związanej z pozyskiwaniem 1% podatku dochodowego od osób fizycznych.

• Ważne

Elementem spójnym z rachunkiem zysków i strat musi być informacja o wynikach działalności. Należy obliczyć i pokazać wynik działalności nieodpłatnej pożytku publicznego, wynik działalności odpłatnej pożytku publicznego, wynik działalności gospodarczej, w tym: wysokość środków przeznaczonych na działalność pożytku publicznego.

• Wzór 4.

Informacja o wysokości kosztów organizacji sfinansowanych ze środków pochodzących z 1% PIT

• Przykład

Informacja o poniesionych kosztach – przykład wypełnienia informacji

Organizacje pożytku publicznego, które w roku obrotowym osiągnęły przychód nieprzekraczający 100.000 zł, zamieszczają na stronie internetowej Narodowego Instytutu Wolności sprawozdania merytoryczne.

• Wzór 5.

Sprawozdanie uproszczone – informacja dotycząca wpływów i wydatków sfinansowanych z 1% PIT

• Przykład

Informacja o wyniku prowadzonej działalności wg jej rodzajów

• Przykład

Informacja o ulgach i preferencjach przysługującym OPP

W sprawozdaniu merytorycznym ujmowane są m.in. szczegółowe informacje o:

a) zatrudnieniu i kwocie wynagrodzeń,

b) członkach oraz wolontariuszach.

Należy tu też wskazać:

• liczbę osób zatrudnionych w organizacji na podstawie stosunku pracy – należy uwzględnić wszystkie osoby zatrudnione w organizacji na podstawie stosunku pracy (etat lub część etatu) w okresie sprawozdawczym, nawet jeżeli obecnie nie są już zatrudnione w organizacji);
• przeciętną liczbę zatrudnionych w organizacji na podstawie stosunku pracy w przeliczeniu na pełne etaty – aby określić przeciętne zatrudnienie, należy zsumować wszystkie osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy w poszczególnych miesiącach w okresie sprawozdawczym (wraz z ułamkami odpowiadającymi części etatu, np. 0,50 w przypadku osoby zatrudnionej na pół etatu), dodać do siebie sumy zatrudnionych z 12 miesięcy i podzielić przez 12; wynik wpisać z dokładnością do 2. miejsca po przecinku);
• liczbę osób w organizacji świadczących usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej – tu, jeżeli kilka umów cywilnoprawnych było wykonywanych przez jedną osobę, to dana osoba powinna być policzona tylko raz.

Jeśli organizacja korzystała ze świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy, to należy podać liczbę wolontariuszy wykonujących świadczenie na rzecz organizacji przez okres krótszy niż 30 dni. Przy czym każdy wolontariusz powinien być liczony tylko raz, niezależnie od liczby świadczeń wykonanych na rzecz organizacji w okresie sprawozdawczym i czasu pracy. Trzeba też wskazać, czy wolonriuszami byli członkowie organizacji, pracownicy organizacji, osoby świadczące usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, członkowie organu zarządzającego, czy inne osoby. Należy podać liczbę tych osób. W identycznym podziale należy też wskazać liczbę wolontariuszy wykonujących świadczenie na rzecz organizacji przez okres od 30 dni do 6 miesięcy oraz liczbę wolontariuszy wykonujących świadczenie na rzecz organizacji przez okres dłuższy niż 6 miesięcy.

Bardzo istotna jest informacja o wysokości wynagrodzeń. Część jest przedstawiana w tabeli pokazującej łączne wynagrodzenia.

Ale należy też obliczyć:

• łączną kwotę wynagrodzeń wypłaconych przez organizację pracownikom oraz osobom świadczącym usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, w związku z prowadzoną działalnością pożytku publicznego – odpłatną i nieodpłatną;
• łączną kwotę wynagrodzeń wypłaconych przez organizację pracownikom oraz osobom świadczącym usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej w związku z prowadzoną przez organizację działalnością gospodarczą;
• wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (brutto) wypłaconego członkom organu zarządzającego organizacji;
• wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (brutto) wypłaconego członkom organu kontroli lub nadzoru;
• wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (brutto) wypłaconego członkom innych niż organu zarządzającego, kontroli lub nadzoru organów organizacji;
• wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (brutto) wypłaconego pracownikom organizacji, z pominięciem wynagrodzeń osób, o których mowa wyżej;
• wysokość najwyższego (jednostkowego) miesięcznego wynagrodzenia (brutto) wypłaconego członkowi organu zarządzającego;
• wysokość najwyższego (jednostkowego) miesięcznego wynagrodzenia (brutto) wypłaconego członkowi organu kontroli lub nadzoru;
• wysokość najwyższego (jednostkowego) miesięcznego wynagrodzenia (brutto) wypłaconego członkowi innych niż organ zarządzający, kontroli lub nadzoru organów organizacji;
• wysokość najwyższego (jednostkowego) miesięcznego wynagrodzenia (brutto) wypłaconego pracownikowi organizacji, z pominięciem wynagrodzeń osób wymienionych wcześniej.
  • Uwaga

Do wysokości wynagrodzeń przeciętnych wlicza się wynagrodzenie zasadnicze, nagrody, premie i inne świadczenia oraz umowy cywilnoprawne.

W sprawozdaniu należy wskazać, czy organizacja udzielała pożyczek pieniężnych. Jeśli tak, wówczas należy podać wysokość udzielonych pożyczek pieniężnych oraz statutową podstawę przyznania pożyczek pieniężnych. Jeśli organizacja realizowała zadania zlecone przez organy jednostek samorządu terytorialnego, to trzeba podać nazwę zadania, jego główny(-e) cel(-e), nazwę organu udzielającego dotacji oraz kwotę przyznanej dotacji. Analogiczny podział informacji obowiązuje, jeśli w okresie sprawozdawczym organizacja realizowała zadania zlecone przez organy administracji rządowej lub państwowe fundusze celowe.

W przypadku realizacji zamówień publicznych musi pojawić się informacja dotycząca realizowanych przez organizację pożytku publicznego w okresie sprawozdawczym zamówień publicznych. Należy wpisać realizowane zamówienia publiczne w rozumieniu ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych oraz te, do których nie stosuje się przepisów ww. ustawy, np. zamówienia, których wartość nie przekroczyła wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro.

Ponadto w sprawozdaniu należy umieścić:

• wykaz spółek, w których organizacja posiada co najmniej 20% udziałów lub akcji w kapitale zakładowym lub co najmniej 20% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym spółki;
• wykaz fundacji, których organizacja jest fundatorem;
• informacje o kontrolach przeprowadzonych w organizacji przez organy administracji;
• informacje o przeprowadzonych badaniach sprawozdań finansowych.