Na co zwrócić uwagę, podpisując umowę najmu. Poznaj wskazówki eksperta

Najbardziej istotną kwestią do zweryfikowania jest to, kto jest właścicielem lokalu. Chociaż może to brzmieć nieprawdopodobnie, to zdarzają się sytuacje, w których lokale są wynajmowane nie przez ich właścicieli czy nawet osoby uprawnione do dysponowania lokalem. Podczas zawierania umowy najmu najemcy może nawet nie przyjść do głowy pomysł, żeby sprawdzić, czy wynajmujący posiada tytuł prawny do lokalu. Natomiast jest to bardzo istotne, ponieważ w razie braku takiego tytułu umowa będzie nieważna, co w konsekwencji będzie oznaczało obowiązek natychmiastowego zwrotu lokalu. Co więcej, w toku umowy najmu wynajmujący może wyzbyć się własności danego lokalu lub go stracić i wówczas powstanie wątpliwość, co dalej z umową najmu.

Żeby sprawdzić, czy wynajmujący faktycznie jest właścicielem nieruchomości, najlepiej zweryfikować księgę wieczystą lokalu. Jeżeli numer księgi wieczystej jest znany, ponieważ został zawarty w treści umowy, wystarczy wyszukać księgę poprzez portal Elektroniczne Księgi Wieczyste prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości. W dziale pierwszym księgi wieczystej zawarte są wszelkie informacje na temat własności, współwłasności oraz użytkowania wieczystego. Księgi wieczyste korzystają z domniemania zgodności ich treści ze stanem prawnym, a zatem jeżeli ktoś jest wpisany w księdze jako właściciel, to domniema się, że właścicielem jest.

Jeżeli jednak numer księgi wieczystej nie został podany lub po prostu lokal nie ma założonej księgi, konieczne będzie zwrócenie się do wynajmującego o okazanie dokumentu potwierdzającego prawo własności. Przykładowo może to być wypis z ewidencji gruntów i budynków wydany przez starostę lub prezydenta miasta na prawach powiatu. Taki wypis potwierdza dane dotyczące właścicieli nieruchomości oraz przysługujących im wielkości udziałów w prawie własności, a także daty określające nabycie oraz utratę tego prawa. Innym dokumentem może być umowa sprzedaży w formie aktu notarialnego, która będzie potwierdzała czynność nabycia danej nieruchomości.

Jeżeli okaże się, że wynajmujący nie ma prawa do dysponowania lokalem, który został wynajęty przez organizację, to organizacja znajdzie się w bardzo trudnym położeniu. Albowiem wynajęcie lokalu będzie czynnością nieważną, co więcej, organizacja, zajmując taki lokal będzie robiła to bezprawnie, za co może nawet zostać pociągnięta do odpowiedzialności. Prawowity właściciel będzie mógł domagać się zapłaty za bezumowne korzystanie z lokalu. Jedynym wyjściem z takiej sytuacji jest odnalezienie prawowitego właściciela i zawarcie z nim stosownej umowy najmu.

Podobna sytuacja może spotkać organizację, która podnajmuje lokal od osoby/podmiotu, który z kolei jest najemcą. W takim przypadku należy zweryfikować, czy wynajmujący faktycznie zawarł umowę najmu z właścicielem, a przede wszystkim, czy ta umowa zawiera zezwolenie na podnajem lokalu. Zasadniczo umowy najmu zawierają zakaz podnajmu, chyba że najemca uzyska zgodę. Więc konieczne jest zweryfikowanie, czy wynajmujący faktycznie taką zgodę posiada.

Kolejną istotną kwestią, którą należy zweryfikować, są warunki wypowiadania umowy najmu. Nie można bowiem zakładać, że najem będzie trwał wiecznie, a niestety w sytuacji kryzysowej, kiedy zajdzie konieczność szybkiego wypowiedzenia umowy najmu może się okazać, że jest to utrudnione lub wręcz niemożliwe. Dlatego warto sprawdzić zawczasu, jakie zasady regulują wypowiadanie umów.

Najmniej korzystnym rozwiązaniem dla najemcy jest sytuacja gdy umowa najmu została zawarta na czas określony i nie zostały przewidziane w umowie sytuacje, w których można umowę wypowiedzieć – nawet za okresem wypowiedzenia. Oznacza to bowiem, że takiej umowy nie można wypowiedzieć i kończy się dopiero z upływem okresu jej trwania. Jest to bardzo niekorzystne rozwiązanie dla organizacji, bowiem może się okazać, że w razie konfliktu z wynajmującym, trudnej sytuacji finansowej lub konieczności zamknięcia działalności organizacja nie może wypowiedzieć umowy i musi ponosić koszty najmu, pomimo braku możliwości lub chęci jego kontynuowania.

Kolejna istotna kwestia wynika z dość powszechnie błędnego formułowania jako przyczyny wypowiedzenia umowy „ważnej przyczyny” bez zdefiniowania w umowie tego pojęcia. Albowiem rozumienie „ważnej przyczyny” może być różne dla wynajmującego i najemcy. Dla najemcy będzie to na przykład znalezienie lepszego, wygodniejszego lokalu. Jednak ta sama przyczyna nie będzie ważnym powodem do wypowiedzenia umowy dla wynajmującego, któremu będzie zależało na kontynuowaniu wynajmu. Z tego powodu może zrodzić się konflikt, który w ostateczności będzie rozstrzygał sąd, który oceni, czy ważna przyczyna była w istocie na tyle ważna, aby mogła zdecydować o wypowiedzeniu umowy. Dlatego w umowie należy zdefiniować, co rozumie się przez pojęcie „ważnej przyczyny”, najlepiej poprzez wskazanie kilku przykładów. Może to być między innymi sąsiedztwo lokali, które mogą źle wpływać na postrzeganie lub funkcjonowanie organizacji – przykładowo otwarcie sklepu alkoholowego koło organizacji pomagającej osobom uzależnionym od alkoholu. Wówczas, jeżeli właściciel nieruchomości wynajmie sąsiadujący z organizacją lokal pod sklep alkoholowy, organizacja będzie mogła wypowiedzieć umowę najmu. Innym przykładem może być utrata płynności finansowej przez organizację.

Warto również zwrócić uwagę na okresy wypowiedzenia. Jeżeli czas trwania umowy najmu nie jest oznaczony i strony nie przewidziały terminów wypowiedzenia, zastosowanie ma termin przewidziany przez ustawę z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (dalej kc). Zgodnie z przepisem art. 688, jeżeli czas trwania najmu lokalu nie jest oznaczony, a czynsz jest płatny miesięcznie, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego. Terminy umowne mogą być krótsze lub dłuższe. Warto to sprawdzić, albowiem może się okazać, że okres wypowiedzenia będzie nawet sześciomiesięczny, co z pewnością uniemożliwi szybkie opuszczenie lokalu. Z drugiej strony, termin może być zbyt krótki, chociażby miesięczny, i w przypadku wypowiedzenia umowy przez wynajmującego organizacja będzie musiała szybko poszukiwać nowego lokalu. Aby zapobiec takim niekomfortowym sytuacjom, warto renegocjować umowę, w której okres wypowiedzenia może być problematyczny.

Właściwie zasadą jest, że najemca, wynajmując lokal potrzebuje zaadaptować go do swoich potrzeb. Odświeżyć, przemalować ściany, wstawić meble, zmodernizować itp. Czyni to, co do zasady, swoim kosztem. Dlatego istotne jest przed dokonaniem jakichkolwiek prac sprawdzenie w umowie najmu, jak rozliczane są nakłady pomiędzy stronami. Albowiem przepis art. 676 kc stanowi, że jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego.

Wobec powyższego, jeżeli w umowie nie znajdują się żadne postanowienia normujące, co dzieje się z nakładami po opuszczeniu lokalu, decyzja w tym zakresie zostanie pozostawiona wynajmującemu. Wówczas może się okazać, że organizacja będzie musiała ponieść dodatkowe – a niezamierzone – koszty przywrócenia lokalu do stanu poprzedniego.

Jeżeli obecna umowa nie przewiduje rozwiązań na omawianym polu, warto dokonać jej zmian i wybrać rozsądny, a przy tym dogodny sposób rozliczenia nakładów. Jeżeli organizacja poniosła spore nakłady na lokal, można nawet wprowadzić postanowienie umowne, dzięki któremu wartość nakładów będzie pomniejszała co miesiąc czynsz.

Wynajmując lokal, co do zasady, w umowie najmu zawierana jest informacja, na jakie cele ten lokal jest wynajmowany. W przypadku organizacji będzie to właściwie dla celów działalności organizacji. Jednak należy zwrócić uwagę, czy w umowie jest dozwolone prowadzenie działalności gospodarczej w wynajmowanym lokalu. Niekiedy wynajmujący wpisują zakaz prowadzenia działalności gospodarczej w lokalu i w takim przypadku organizacja, na przykład fundacja, która chciałaby rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej, może nieintencjonalnie naruszyć umowę najmu.

Podsumowując, warto zweryfikować umowę najmu z perspektywy czasu, aby upewnić się, że w kryzysowej sytuacji najem nie będzie obciążeniem i problemem dla organizacji. Niektóre postanowienia umowne mogą działać naprawdę na niekorzyść organizacji, więc jeżeli jest możliwość ich zmiany, warto z tego skorzystać. Warto również od czasu do czasu sprawdzić, czy wynajmujący lokal wciąż posiada do niego prawo. Takie środki ostrożności pozwolą na nieskrępowaną realizację misji i celów organizacji.