Zobacz, jak rozliczyć zaniżone zaliczki na PIT

PIT – Czy spółka powinna wykazać odsetki w PIT-4R

CIT – Czy odsetki za zwłokę mogą być kosztem podatkowym?

UoR – Jak zapisać w księgach rachunkowych wpłatę zaniżonych zaliczek i odsetek?

PIT

Spółka, jako płatnik, jest zobowiązana obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od niej przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej. Odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe podatników i płatników regulują przepisy Ordynacji podatkowej.

W rozumieniu tych przepisów podatnikiem jest podmiot podlegający na mocy ustaw podatkowych obowiązkowi podatkowemu, natomiast płatnikiem jest podmiot obowiązany na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia, pobrania i wpłacenia podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu. Odpowiadają oni całym swoim majątkiem za ciążące na nich zobowiązania dotyczące bądź zapłaty podatku, bądź pobrania i wpłacenia podatku, w tym zaliczki, do urzędu skarbowego.

Podatnik nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika dochodów, o których mowa w art. 12, 13 i art. 18 ustawy o PIT, do wysokości zaliczki, do której pobrania od tych dochodów zobowiązany jest płatnik.

Podatnik nie ponosi odpowiedzialności za podatek w takim zakresie, w jakim nie został on zapłacony w wyniku wadliwie wykonanych czynności płatnika czy też niewykonania ich w ogóle. Sytuacja taka może nastąpić, gdy płatnik i osoba, której wypłacane jest świadczenie, pozostają ze sobą w takim stosunku prawnym (np. umowa o pracę), że płatnik ma wpływ na charakter wypłaconego świadczenia i jego wysokość, co wywołuje skutki podatkowe związane z wypłatą tego świadczenia.

W przypadku gdy pracodawca, jako płatnik, popełni błąd przy potrąceniu zaliczki na podatek od dochodów wymienionych w art. 12, art. 13 i art. 18 ustawy o PIT, ponosi odpowiedzialność, nawet jeśli wynikało to z winy pracownika. Jednak jeśli błędnie obliczona lub nieodprowadzona zaliczka będzie dotyczyć innych należności, wówczas gdy nastąpiło to z winy podatnika, na nim będzie ciążyć odpowiedzialność. Takie stanowisko wynika z interpretacji podatkowych.

Deklarację PIT-4R stosownie do art. 42 ust. 1a ustawy o PIT składa się w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym.

W deklaracji należy ująć wyłącznie kwoty pobranych w trakcie roku zaliczek na podatek. Jeśli został wykryty błąd po złożeniu deklaracji rocznej, należy skorygować tę deklarację i wpłacić różnicę w podatku wraz z odsetkami. Odsetki są zobowiązaniem ubocznym w stosunku do należności głównej (kwot zaliczek) i nie uwzględnia się ich w deklaracji PIT-4R.

Zaległością podatkową jest podatek niezapłacony w terminie płatności. Dotyczy to również zaliczek na podatki wpłacanych przez płatników. Mają oni obowiązek zapłaty zaliczki na podatek dochodowy do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Jeśli płatnik nie wpłacił zaliczki w terminie, to jest zobowiązany zapłacić odsetki za zwłokę wraz z należnością. Należy pamiętać, że również po zakończeniu roku podatkowego płatnik powinien uregulować należności z tytułu niezapłacenia zaliczek w prawidłowej wysokości. Odsetki od zaległości z tytułu niezapłaconych w terminie zaliczek na podatek dochodowy pracowników nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych spółki, ponieważ zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 21 ustawy o CIT nie są kosztem uzyskania przychodów odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych i innych należności, do których stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej.

Ewidencja w księgach rachunkowych zaniżonego podatku dochodowego od osób fizycznych zależy od tego, z jakiego powodu powstała niedopłata tego podatku. W opisanej sytuacji należy wykluczyć typowy błąd wprowadzania danych lub tzw. błąd czeski (wpisanie 69 zamiast 96), gdyż niedopłata dotyczy kilku miesięcy. Najczęściej niedopłata podatku dochodowego od osób fizycznych następuje z tytułu nadpłaty składek ZUS, związanej z przekroczeniem przez pracownika 30-krotności podstawy wymiaru składek.

W księgach rachunkowych podatnik jest zobowiązany ująć każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Bez względu na to, w jaki sposób powstała niedopłata z tytułu składek ZUS, należy ją uregulować i rozliczyć w księgach rachunkowych następująco:

1. Niedopłata składek na ubezpieczenia społeczne

– w części finansowanej przez pracodawcę:

• Wn „Ubezpieczenia i inne świadczenia”,
• Ma „Rozrachunki z ZUS”;

– w części finansowanej przez pracownika:

• Wn „ Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
• Ma „Rozrachunki z ZUS”.

2. Odsetki od zaległości ZUS

• Wn „Koszty finansowe”,
• Ma „Rozrachunki z ZUS”.

3. Zapłata zaległości wobec ZUS

• Wn „Rozrachunki z ZUS”,
• Ma „Rachunek bankowy”.

4. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych

• Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”
• Ma „Rozrachunki publicznoprawne”

(analitycznie: rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych).