Sprawdź, jakie są podatkowe skutki zwrotu zareklamowanego towaru

PIT – Jak dokonać korekty podatku dochodowego przy zwrocie towaru

VAT – Jak rozliczyć VAT przy reklamacji i zwrocie towaru

UOR – Jak ująć reklamacje w księgach sprzedawcy i nabywcy

W sytuacji gdy kupujący otrzymał od sprzedawcy dokument gwarancyjny co do jakości rzeczy sprzedanej, poczytuje się w razie wątpliwości, że wystawca dokumentu (gwarant) jest obowiązany do usunięcia wady fizycznej rzeczy lub do dostarczenia rzeczy wolnej od wad, jeżeli wady te ujawnią się w ciągu terminu określonego w gwarancji (art. 577 § 1 Kodeksu cywilnego – dalej: kc). Jeżeli w gwarancji nie zastrzeżono innego terminu, to termin ten wynosi rok, licząc od dnia, kiedy rzecz została kupującemu wydana.

Reklamacja może odnosić się do ilości i jakości wykonanej dostawy lub usługi, jak również do jej ceny, marży, rabatu (upustu, bonifikaty) czy błędu w fakturze oraz innych dowodach potwierdzających wykonanie tej dostawy lub usługi. Reklamacje nieskuteczne (nieuznane), czyli odrzucone przez dostawcę w całości lub części, mogą być dochodzone na drodze sądowej. Do najczęstszych przyczyn reklamacji (zwrotu) towarów zaliczamy m.in:

• Wada zmniejszająca wartość towaru lub jego użyteczność ze względu na cel oznaczony w umowie lub przeznaczenie rzeczy.
• Brak właściwości rzeczy, o których sprzedawca zapewnił kupującego.
• Rzecz została wydana kupującemu w stanie niezupełnym (rękojmia

  za wady fizyczne).

za wady fizyczne).

Musisz pamiętać, iż reklamacja nie równa się zwrotowi towaru. Zwrot jest możliwy jedynie za zgodą sprzedawcy. Natomiast reklamacja to uprawnienie konsumenta, którego żaden sprzedawca wyłączyć nie może. O ile reklamacja to uprawnienie każdego konsumenta, o tyle zwrot towaru takim powszechnym uprawnieniem już nie jest. Reklamacja, jak wspomniano powyżej, to uprawnienie na wypadek zaistnienia niezgodności towaru z umową (np. wady). Będzie ona uwzględniona, jeżeli dowiedzione zostanie, że niezgodność ta istniała już z chwilą wydania towaru, np. w postaci ukrytej wady.

Z kolei zwrot towaru to tylko taka możliwość, którą oferuje sklep. Uprawnienie to zależy wyłącznie od dobrej woli sprzedawcy. Nie chodzi tutaj o zwrot wadliwego towaru, ale takie nieformalne prawo do namysłu. Konsument może spokojnie nabyć produkt, mając świadomość, że gdy w domu się rozmyśli, będzie mógł odzyskać pieniądze. Przeważnie jednak sklepy zastrzegają, iż przyjmują zwrot jedynie towaru w nienaruszonym stanie.

Jan Kowalski kupił toster. W regulaminie sklep gwarantuje klientom prawo do zwrotu nieużywanego towaru w terminie 7 dni. W domu Pan Kowalski zauważył, iż toster jest pęknięty. Jeżeli nie używał tostera, będzie mógł zarówno dokonać zwrot towaru, kiedy to od razu odzyska pieniądze jak i dokonać reklamacji i w niej domagać się np. jego wymiany. Jeżeli jednak toster uszkodził się po użyciu, wtedy też pozostaje reklamacja.

Zwrot towaru dotyczy przede wszystkich tych towarów, które są nieużywane. Kupujący może się rozmyślić i zwrócić towar tylko wtedy, gdy go jeszcze nie używał (np. buty nie były noszone).W przypadku reklamacji nie ma to znaczenia. Towar może nosić ślady używania, co nie oznacza, że reklamacja będzie nieuznana. Uznając roszczenie konsumenta, sprzedawca niejako stwierdza, że w czasie używania ujawniły się niezgodności towaru z umową (np. wady), które istniały już w chwili wydania towaru.

Oczywiście zwrot towarów, jak też reklamacja wymagają odpowiedniego udokumentowania. Jeżeli chodzi o nabywcę, to wydanie towarów z magazynu i postawienie ich do dyspozycji sprzedającego powinno być udokumentowane WZ (wydanie na zewnątrz). Natomiast sprzedawca, który przyjmuje je do magazynu, powinien udokumentować tę czynność dokumentem PZ (przyjęcie z zewnątrz). Dlaczego dokumentacja jest tak ważna? Ponieważ jej uznanie i zwrot towaru wiąże się z koniecznością wystawienia faktury korygującej do faktury pierwotnej dokumentującej tę sprzedaż. I tylko taka sytuacja pozwala bezproblemowo dokonać korekty VAT (kwestie VAT opisaliśmy w dalszej części tego artykuł). W sytuacji gdy umowa pomiędzy obiema stronami przewiduje fakturowanie przez nabywcę, nabywca musi wystawić taki dokument.

Sprzedawca, który uznał reklamację zgłoszoną przez nabywcę towarów, powinien w księgach rachunkowych zmniejszyć wartość przychodu oraz dokonać rozliczenia magazynowego, w sytuacji gdy jest to konieczne.

Zwrot towaru w wyniku jego reklamacji, jeśli towar w księgach rachunkowych sprzedawcy objęty jest ewidencją magazynową, wskazane jest potwierdzić dowodem, który dokumentuje przyjęcie składnika do magazynu, np. dokumentem PZ. Zwrot towarów (przyjęcie towarów reklamowanych) do magazynu ujmuje się w księgach rachunkowych dostawcy, zapisem:

• Wn „Towary”,
• Ma „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu” (nabycia).

Do uznanej reklamacji dostawca towaru zazwyczaj wystawia fakturę korygującą i ujmuje ją w swoich księgach rachunkowych zapisem:

a) wartość netto korekty, tj. zmniejszenie przychodu ze sprzedaży:

• Wn „Sprzedaż towarów” Z Y K Ł A D

b) zmniejszenie VAT należnego:

• Wn „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”:

c) zmniejszenie należności od nabywcy:

• Ma „Rozrachunki z odbiorcami”.

W przypadku gdy zachodzi dodatkowo likwidacja towaru, który nie nadaje się już do dalszej odsprzedaży, tj. utracił swoją wartość użytkową, taką operację gospodarczą ujmuje się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych zapisem:

• Wn „Pozostałe koszty operacyjne”
• Ma „Towary”.

Wymiana towaru podlegającego reklamacji na towar nowy wolny od wad nie wiąże się w księgach rachunkowych sprzedawcy (dostawcy) z korektą wartości sprzedanych towarów, to znaczy nie powoduje zmian na koncie „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”. W przypadku wymiany towaru reklamowanego na towar w tym samym gatunku i cenie następuje jedynie przyjęcie do magazynu towarów podlegających reklamacji oraz wydanie nowych towarów bez wad.

W przypadku nabywcy w zakresie ujęcia skutków reklamacji w księgach rachunkowych ma znaczenie fakt, czy reklamacja została uznana, czy też nie przez sprzedawcę oraz czy do jej uznania doszło po zapłacie czy przed zapłatą.

Jeśli nabywca wcześniej przyjął całą partię towaru do magazynu, to towar podlegający reklamacji (postawiony do dyspozycji dostawcy) musi wyksięgować z ewidencji bilansowej. Jednocześnie wskazane jest ujęcie towaru postawionego do dyspozycji dostawcy w ewidencji pozabilansowej zapisem: Wn konto „Zapasy obce”. Wówczas pod datą złożenia reklamacji i postawienia wadliwych towarów do dyspozycji sprzedawcy podlegają one wyksięgowaniu z ewidencji bilansowej zapisem:

• Wn „Rozliczenie zakupu”,
• Ma „Towary”.

Natomiast fakturę korygującą otrzymaną od dostawcy (po wcześniejszym uznaniu jej przez sprzedawcę) nabywca powinien ująć zapisem:

a) wartość towaru w cenie zakupu (zmniejszenie):

• Ma „Rozliczenie zakupu”,

b) VAT naliczony (zmniejszenie):

• Ma „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

c) łączna kwota korekty (zmniejszenie zobowiązania):

• Wn „Rozrachunki z dostawcami”.

W przypadku nieuznania reklamacji przez sprzedawcę i gdy brak jest  możliwości polubownego załatwienia sprawny, nabywca może  skierować sprawę na drogę sadową. Wiąże się to z koniecznością poniesienia kosztów sądowych.

Jeżeli jednostka prowadzi ewidencję zapasów w cenach rzeczywistych, istotne jest, za pomocą której metody wyceniany jest rozchód towarów. Zgodnie z art. 34 ust. 4 pkt. 1–3 uor jednostka może stosować rozchód według:

a) cen przeciętnych, to jest ustalonych w wysokości średniej ważonej cen (kosztów) danego składnika aktywów

b) przyjmując, że rozchód składnika aktywów wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych składników aktywów, które jednostka najwcześniej nabyła (wytworzyła) – FIFO,

c) przyjmując, że rozchód składników aktywów wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych składników aktywów, które jednostka najpóźniej nabyła (wytworzyła) – LIFO.

Jeżeli ewidencja jest prowadzona w cenach ewidencyjnych (np. sklepy w cenach detalicznych), to wówczas dokonując rozliczeń odchyleń z tytułu marży lub VAT, należy uwzględnić zwroty przy tych rozliczeniach.

Korektę sprzedaży na przełomie roku nieco inaczej rozlicza się z punktu widzenia prawa bilansowego. Choć ustawa o rachunkowości, podobnie  jak ustawy podatkowe, nie określa wprost, kiedy należy ująć wynikającą ze zwrotu towarów korektę w księgach rachunkowych, jednak mając na uwadze zasady rachunkowości – zasady memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów zawarte w art. 6 ust. 1 i 2 uor, a także zasadę ostrożności – istotną dla jednostki kwotę korekty powinno się ująć w tym samym okresie, w którym osiągnięto przychód. W przypadku znaczących kwot księgowanie korekt w datach przyjętych do celów podatkowych mogłoby zniekształcić sprawozdanie finansowe. Zaksięgowanie korekty „wstecz” nie będzie możliwe, jeżeli zwrot towarów nastąpi już po zamknięciu ksiąg rachunkowych. Jeśli kwota takiej korekty nie jest istotna bądź jeśli kwoty korekt w poszczególnych okresach sprawozdawczych są porównywalne, to ich ujęcie w księgach rachunkowych może następować w datach faktycznego zwrotu towarów (a zatem analogicznie jak korekty podatkowe).

Zgodnie z przepisami o podatku dochodowym za przychody związane z działalnością gospodarczą uważa się przychody należne, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane, po wyłączeniu m.in. wartości zwróconych towarów. Wynika to z treści art. 12 ust. 3 ustawy o CIT i odpowiednio art. 14 ust. 1 ustawy o PIT.

Należy pamiętać, iż obecnie niema już wątpliwości, że jeżeli korekta przychodu nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką (a tak jest niezbicie w przypadku reklamacji) – to korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie przychodów osiągniętych w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty. Jeżeli (co może się zdarzyć) korekta następuje po likwidacji działalności gospodarczej – zmniejszenia przychodów dokonuje się w ostatnim okresie rozliczeniowym przed likwidacją działalności gospodarczej

Warto dodać, iż w sytuacji gdy przekazany towar jest wadliwy, na nabywcy ciąży obowiązek naprawy lub wymiany. Zatem koszty reklamacji jakościowych będą stanowiły koszty uzyskania przychodu. Do takich kosztów możemy zaliczyć:

a) koszty materiałowe z tytułu zwrotu wadliwego towaru,

b) koszty logistyczne,

c) opakowania (w przypadku odesłania wadliwych produktów do sprzedawcy),

d) koszty administracyjne związane z wystawieniem reklamacji,

e) koszty demontażu i montażu,

f) dodatkowe koszty pracy.

Potwierdza to m.in. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 2 września 2014 r. (nr IBPBI/2/423-663/14/CzP). Rozliczenie towarów w związku z uznaną reklamacją będzie zależało od tego, czy jednostka prowadzi ewidencję magazynową zapasów i w jaki sposób jednostka ewidencjonuje ich rozchód.

Zasadniczo prawo dokonywania korekt wartościowych w zakresie VAT przysługuje podatnikowi na podstawie art. 29a ust. 10 ustawy o VAT, z którego to przepisu wynika między innymi, że obrót zmniejsza się m.in.: o:

• kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont),
• wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Generalnie podatnik może obniżyć obrót i VAT należny dopiero wówczas, gdy dysponuje potwierdzeniem odbioru takiej faktury korygującej przez nabywcę.

Jeśli potwierdzenie odbioru faktury korygującej sprzedawca uzyska przed upływem terminu do złożenia deklaracji za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, to obniżenia obrotu i podatku należnego dokonuje w deklaracji za miesiąc, w którym nabywca tę korektę odebrał.

Jeśli jednak sprzedawca otrzyma potwierdzenie odbioru faktury korygującej już po upływie terminu do złożenia deklaracji za wyżej wymieniony okres rozliczeniowy, fakturę korygującą ujmie w rozliczeniu za okres, w którym to potwierdzenie uzyskał. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej nie jest konieczne m.in. w przypadku zwrotu towarów, które uprzednio były przedmiotem eksportu, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju.

Potwierdzenie nie jest także wymagane w sytuacji, gdy sprzedawca nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej nabywcy, a z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej. W takim przypadku obniżenie podstawy opodatkowania następuje nie wcześniej niż w deklaracji podatkowej składanej za okres rozliczeniowy, w którym zostały łącznie spełnione ww. przesłanki.