Sprawdź, do kiedy musisz sporządzić PIT 11 i PIT 40

W deklaracji PIT-11 wykazuje się dane do rozliczenia dochodów wynikających z umów o pracę, otrzymują go również m.in. osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych. Jeśli pracownik poza przychodami ze stosunku pracy

uzyskał od tego samego płatnika również  przychody z tytułu umowy zlecenia lub o dzieło, wystarczy wystawić jeden PIT-11, w którym zostaną wykazane zarówno przychody ze stosunku pracy, jak i z tej umowy cywilnoprawnej. Podobnie będzie w przypadku, gdy taka osoba najpierw została zatrudniona

w danym zakładzie pracy np. na umowę zlecenia, a następnie w jej miejsce strony zawarły typową umowę o pracę. Od przychodów uzyskiwanych z umów do 200 zł odprowadzany jest zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 18%. Nie pobiera się więc od nich zaliczek na podatek dochodowy ani nie wykazuje się ich w zeznaniu rocznym. Zestawienie przychodów ujmowanych w tej deklaracji znajdziesz na końcu artykułu.

Jeśli jednak w konkretnym przypadku nie zostaną spełnione przesłanki do zastosowania wspomnianego ryczałtu, w szczególności z umowy cywilnoprawnej (np. zlecenia) nie będzie wynikała wprost określona kwota należności, to po stronie płatnika wystąpi obowiązek pobrania zaliczki i wykazania osiągniętego przez zleceniobiorcę przychodu w PIT-11. Stanie się tak nawet wówczas, gdyby należność za wykonane zlecenie ostatecznie była niższa niż 200 zł. Zwracały na to uwagę organy podatkowe m.in. w interpretacji indywidualnej z 8 kwietnia 2011 r. dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (nr IBPBII/1/415–11/11/BD).

Druk PIT-11 wystawia się za okres uzyskiwania przez podatnika dochodów, od których płatnik pobierał i odprowadzał do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy. Przy czym aktualnie w informacji wpisuje się tylko rok, w którym podatnik uzyskiwał te dochody.

W odniesieniu do rozliczeń za 2016 rok obowiązują dwa terminy przesłania PIT-11 (PIT-40) do urzędu skarbowego. Ich zastosowanie uzależnione jest od formy, w której płatnik przekazuje zeznanie. Podstawowym terminem do przekazania przez płatnika PIT-11 podatnikowi oraz właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego, jest koniec lutego roku następującego po roku podatkowym, którego rozliczenie dotyczy. Jednak dotyczy on osób, które informację przekazują w formie elektronicznej lub za pośrednictwem biura rachunkowego. Osoby zatrudniające do 5 pracowników, których rozliczenia nie prowadzi biuro rachunkowe, mają możliwość składania PIT-11 i PIT-40 w formie papierowej, jednak wtedy termin skraca się o miesiąc, czyli informacje do urzędu należy przekazać do końca stycznia.

Istnieje również znacznie przyspieszony tryb wystawiania tego rodzaju informacji. Stosuje się go w sytuacjach, gdy obowiązek poboru zaliczek na podatek ustał w trakcie roku (np. w wyniku zwolnienia pracownika, jego przejścia na emeryturę czy likwidacji działalności przez pracodawcę). W takich przypadkach płatnik będący pracodawcą powinien sporządzić PIT-11 na wniosek podatnika i przekazać go tej osobie (a także do urzędu skarbowego) w terminie do 14 dni od dnia złożenia wspomnianego wniosku (art. 39 ust. 2 ustawy o PIT). W razie braku wniosku podatnika płatnik wystawi PIT-11 dopiero po zakończeniu roku podatkowego i przekaże go pracownikowi oraz organowi podatkowemu na opisanych wcześniej zasadach, tj. zasadniczo w terminie do końca lutego następnego roku. Jeśli do rozwiązania umowy z pracownikiem doszło w ostatnim dniu roku podatkowego np. 31 grudnia 2016 r., w takim przypadku termin do sporządzenia informacji PIT-11 będzie zależeć od tego, kiedy wypłacono mu (albo postawiono do jego dyspozycji) wynagrodzenie za wspomniany miesiąc. Jeśli nastąpiło to jeszcze w okresie zatrudnienia (czyli w grudniu), to pracodawca jako płatnik będzie miał obowiązek sporządzić tę informację na ogólnych zasadach, tj. w terminie do końca lutego 2017 roku. W takim przypadku trudno bowiem uznać, że obowiązek poboru zaliczek ustał „w trakcie roku”. W razie zaś wypłaty wynagrodzenia już po ustaniu zatrudnienia (a więc od 1 stycznia 2017 r.) PIT-11 trzeba będzie sporządzić i przekazać w terminie do końca lutego 2017 roku lub – na pisemny wniosek tego pracownika – w ciągu 14 dni od jego otrzymania.

Jeśli płatnik (w tym także będący zleceniodawcą) zaprzestał prowadzenia działalności przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym, powinien przekazać PIT-11 w terminie do dnia zaprzestania działalności (art. 42 ust. 3 ustawy o PIT). Urzędem, do którego należy przekazać PIT-11, jest urząd skarbowy właściwy według miejsca zamieszkania podatnika w ostatnim dniu roku podatkowego (zob. art. 45 ust. 1b ustawy o PIT). Jeśli natomiast podatnik nie ma w Polsce miejsca zamieszkania, będzie to urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych (art. 39 ust. 1 ustawy o PIT).

Płatnicy muszą przechowywać dokumenty związane z poborem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który wynosi 5 lat, począwszy od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Wprawdzie jak uznał naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Gdańsku w piśmie z 7 lutego 2006 r. (nr WP/415–151/05), wspomniany termin nie odnosi się do przechowywania informacji PIT-11, ponieważ nie ma ona związku z poborem podatku, jednak w istocie to stanowisko jest dość dyskusyjne. Dlatego dla bezpieczeństwa warto przechowywać tego rodzaju informacje przez wskazany wcześniej okres 5-letni. Tylko faktyczne wypłaty Jeśli pracownik nie uzyskuje przychodu podlegającego opodatkowaniu, pracodawca nie wystawia „zerowego” PIT-11.  W PIT-11 nie należy także wykazywać kwot, które zostały wprawdzie wypłacone podatnikowi, ale przychody z tego tytułu są zwolnione z opodatkowania (w związku z czym płatnik nie pobrał zaliczek na podatek).

Wyjątek dotyczy przychodów wykazywanych w części F formularza, tj. otrzymywanych z zagranicy (o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 74 ustawy o PIT) oraz pochodzących ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej (o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT).

W przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Zdaniem fiskusa dotyczy to także omawianych obowiązków przewidzianych w ustawie o PIT. W związku bowiem z faktem, że stosunek pracy w takiej sytuacji dalej trwa i nie podlega rozwiązaniu, nie ustaje także obowiązek poboru zaliczek na podatek. Przechodzi tylko z dotychczasowego płatnika na nowego. W konsekwencji ten dotychczasowy płatnik nie jest zobligowany do sporządzenia informacji PIT-11 w trakcie roku, nowy zaś wystawi je za cały rok (tj. uwzględniwszy również okres zatrudnienia pracowników w przejętym przedsiębiorstwie). Takie wnioski nasuwają się m.in. z interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 16 lipca 2010 r. (nr IBPBII/1/415–441/10/ŚS) oraz dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 listopada 2014 r. (nr ILPBI/415–814/14–2/AMN).

Pracownik może zobligować przedsiębiorcę do sporządzenia rozliczenia w jego imieniu. W takiej sytuacji przedsiębiorca sporządza w terminie do końca lutego po roku podatkowym PIT-40 w wersji elektronicznej. W tym samym terminie przedsiębiorca ma obowiązek przekazać je podatnikowi. Jeśli PIT-40 sporządzany jest w wersji papierowej, do urzędu należy go wysłać miesiąc wcześniej.

Przy sporządzaniu przez płatnika rocznego obliczenia podatku może wystąpić niedopłata bądź nadpłata podatku. Na wspomnianym podmiocie spoczywa wówczas obowiązek ich prawidłowego rozliczenia, zarówno względem fiskusa, jak i samego podatnika. Przypomnijmy, że z niedopłatą będziemy mieli do czynienia wtedy, gdy suma zaliczek pobranych w 2016 roku okaże się mniejsza od kwoty podatku należnego obliczonego w PIT-40 za wspomniany okres.

Jak już wcześniej zostało zasygnalizowane, może się jednak zdarzyć, że np. z podatnikiem będącym pracownikiem umowa o pracę rozwiąże się w styczniu bądź w lutym 2017 roku, a więc jeszcze przed nadejściem marca. Powstaje wówczas problem, jak postąpić w takiej sytuacji, skoro wspomniany pracownik nie osiągnie dochodów za ten miesiąc (od których można by było pobrać zaliczkę), przepisy zaś nie regulują tej kwestii tak, jak to jest w odniesieniu do rozliczania wskazanej wcześniej dopłaty PIT. Należy uznać, że również w takim przypadku płatnik będzie miał obowiązek zwrotu podatnikowi nadpłaty, co potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 31 października 2008 r. (nr ITPB2/415–779/08/AD). Kwotę nadpłaty zaliczonej na poczet zaliczki oraz zwróconej podatnikowi w gotówce płatnik będzie miał obowiązek wykazać w rocznej deklaracji PIT-4R, składanej za 2016 rok (art. 37 ust. 4 ustawy o PIT).