Czy zlikwidowany podatnik odpowiada za wady objęte gwarancją

PIT/CIT – Jaki wpływ na przychód ma reklamacja towaru?

VAT – Jak udokumentować i uwzględnić reklamację w rozliczeniu VAT?

UoR – W jakim momencie zaksięgować reklamacje z zamkniętej firmy?

Jeżeli przedsiębiorca sprzedał towar będący na gwarancji i prowadzi nadal taką samą działalność gospodarczą, chociażby w innym miejscu, zobowiązany jest przyjąć reklamację i ustosunkować się do niej w ustawowym terminie 14 dni.

W obrocie gospodarczym zwrot towarów może nastąpić z rożnych przyczyn, np. kontrahenci mogą uzgodnić możliwość zwrotu pełnowartościowego towaru, który w określonym czasie nie został sprzedany, niepełnowartościowy towar może być zwrócony w ramach reklamacji itp. W przypadku zwrotu przez kupującego całości lub części towarów sprzedawca jest obowiązany wystawić fakturę korygującą. Jak stanowi art. 12 ust. 3 ustawy o CIT za przychody związane z działalnością gospodarczą i z działami specjalnymi produkcji rolnej uważa się także należne przychody, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

Według art. 12 ust. 3a ustawy o CIT za datę powstania przychodu, o którym mowa w ust. 3, uważa się, z zastrzeżeniem ust. 3c-3g oraz 3j-3m, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

• wystawienia faktury albo
• uregulowania należności.

A zatem sprzedawszy towar, przedsiębiorca ma obowiązek w powyższym terminie wykazać w prowadzonej księdze przychód do opodatkowania. Natomiast korekty wykazanego przychodu można dokonać tylko wówczas, gdy firma otrzyma fizycznie zwrot sprzedanego towaru.

Musisz pamiętać, że od 1 stycznia 2016 r. do ustawy o PIT i CIT dodany został przepis stanowiący, że jeżeli korekta przychodów nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie przychodów osiągniętych w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty. Przepis ten ma także zastosowanie do osób fizycznych osiągających przychody z działalności gospodarczej opodatkowane w formie ryczałtu.

Szczególna sytuacja wystąpi, jeżeli w okresie rozliczeniowym, w którym nastąpi zmniejszenie przychodów, podatnik nie osiągnie przychodu lub osiągnie przychody niższe od kwoty zmniejszenia. Wówczas, co do zasady, podatnicy są obowiązani zwiększyć koszty uzyskania przychodów o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone przychody. Wyjątek dotyczy osób fizycznych osiągających przychody z działalności gospodarczej opodatkowane w formie ryczałtu – takie osoby zmniejszeń przychodów obowiązane są dokonywać w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Korekt można dokonywać przez okres tożsamy z okresem przedawnienia się zobowiązania podatkowego, którego dotyczy korygowany przychód. Najczęściej zatem korekty tej  dokonuje przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za rok podatkowy uzyskania przychodu, którego dotyczy korekta. Podobnie, jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodu, w tym odpisu amortyzacyjnego, nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana faktura lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.

Jeżeli w okresie rozliczeniowym, w którym ma zostać rozliczona korekta kosztów uzyskania przychodów, podatnik nie poniesie kosztów uzyskania przychodów lub kwota poniesionych kosztów uzyskania przychodów będzie niższa niż kwota zmniejszenia, to w przypadkach takich podatnik jest obowiązany do zwiększenia przychodów o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone koszty uzyskania przychodów.

Dokumentami korygującymi wartość sprzedaży stosowanymi przez podatników VAT są faktury korygujące. W art. 106j ust. 1 ustawy o VAT wskazano, że w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1) udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1 ustawy o VAT,

2) udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1 ustawy VAT,

3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT,

5) podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

Wystawiając fakturę korygującą, należy zmniejszyć podstawę opodatkowania, co wynika z art. 29a ustawy o VAT. Podstawę opodatkowania zmniejsza się bowiem m.in. o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach. W przypadku gdy zmniejszana jest podstawa opodatkowania w stosunku do pierwotnej faktury, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się pod warunkiem posiadania potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.

Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas wynika, że w kasie fiskalnej nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. W przypadku jednak, gdy skutkują one zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, zwroty te należy ująć w odrębnej ewidencji (§ 3 ust. 4 rozporządzenia). Ewidencja ta powinna zawierać:

1) datę sprzedaży,

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,

4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,

6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

W praktyce podatnicy mają wątpliwości, jak należy rozumieć pojęcie „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży”. Na pewno dokumentem takim będzie paragon. Przy czym prawodawca nie wskazał jednoznacznie, że jest on jedynym dokumentem, który by potwierdzał dokonanie sprzedaży. Tym bardziej że w rejestrze klauzul niedozwolonych prowadzonym przez prezesa UOKiK pod numerem 2685 widnieje zapis „Do reklamowanego lub zwracanego produktu konieczne jest dołączenie paragonu”.

Dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży może być też umowa sprzedaży, gwarancja, wydruk z terminala kart płatniczych. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 12 maja 2008 r., nr IBPP2/443-121/08/ICz, uznał, że oryginał paragonu nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym. Dowodzenie zaistnienia błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z przepisami prawa podatkowego.

Z kolei dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 9 kwietnia 2008 r., nr IPPP1-443-176/08-2/BS, wyjaśnił że w sytuacji, gdy paragon fiskalny staje się zupełnie nieczytelny (wyblakł), sprzedawca może uznać reklamację klienta i dokonać korekty sprzedaży, opierając się na innych dowodach, np. dokumencie gwarancji, numerze seryjnym itp.

Pomimo że interpretacje te były wydane w stanie prawnym obecnie już nieobowiązującym, to wyjaśnienia w nich zawarte nadal są aktualne. Kolejnym wymaganym przez prawodawcę dokumentem jest podpisany przez obie strony protokół zwrotu. Problemy z podpisaniem tego protokołu nie będą miały sklepy stacjonarne. Jednak w przypadku prowadzenia sklepu internetowego uzyskanie podpisu na tym protokole od nabywcy towaru może okazać się problematyczne. W tym przypadku sprzedawca przed przyjęciem zwrotu towaru będzie musiał wymagać od jego nabywcy podpisania „protokołu zwrotu towaru”. Przepisy nie określają szczegółowo, jak powinien wyglądać taki protokół, więc może on przyjąć dowolną formę. Przy czym muszą na nim widnieć podpisy sprzedawcy i nabywcy.

Przepisy ustawy o rachunkowości, podobnie jak ustaw podatkowych, nie określają wprost, kiedy należy ujmować korekty dotyczące sprzedaży. Jednak na podstawie treści art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości można wysunąć wniosek, że jeżeli korekta przychodu następuje po dacie zatwierdzenia sprawozdania, to należy ją ująć w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym zdarzenie nastąpiło, czyli na bieżąco. Ewidencji zdarzenia dokonuje się zatem po raz pierwszy z chwilą przyjęcia towaru na stan, a następnie z chwilą uznania reklamacji. Postępowanie w takim przypadku uzależnione jest od przyjętej polityki rachunkowości w jednostce oraz wariantu sporządzanego rachunku wyników, a także faktu, gdzie faktycznie naprawy reklamacyjne są wykonywane.

Reklamacja może zostać uznana na wiele sposobów i od tego zależy ewidencja księgowa zdarzenia:

1. Z chwilą przyjęcia reklamacji i obniżenia ceny reklamowanego towaru dokonuje się korekty wartości sprzedanych towarów oraz wypłaca klientowi część gotówki:

• Wn konto „Sprzedaż towarów”,
• Wn konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”,
• Ma konto „Pozostałe rozrachunki”.

Wypłata części gotówki:

• Wn konto „Pozostałe rozrachunki”,
• Ma konto „Kasa”.

2. Wymiana reklamowanego towaru na nowy (towar w tym samym gatunku i cenie): nie wykonuje się korekty sprzedaży, a jedynie księguje zwrot towaru i wydanie nowego towaru:

• Wn konto „Towary”,
• Ma konto „Pozostałe rozrachunki” i przy wydaniu towarów zapis odwrotny.

Nabywca, który przyjął towary do magazynu, powinien zareklamowane towary (postawione do dyspozycji dostawcy) wyksięgować z ewidencji bilansowej. Gdy ewidencja magazynowa towarów prowadzona jest w cenach zakupu,

przebiegać to może zapisem:

• Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
• Ma konto 33 „Towary”.

Wskazane jest wówczas objąć zareklamowane towary ewidencją pozabilansową na koncie „Zapasy obce” (zapis jednostronny po stronie Wn konta Zapasy obce). W razie uznania reklamacji za uzasadnioną i dokonania zwrotu towarów do dostawcy, należy dokonać ich wyksięgowania z konta 39 (ujmując ich wartość zapisem jednostronnym po stronie Ma konta Zapasy obce). Natomiast fakturę korygującą otrzymaną od dostawcy nabywca może ująć zapisem:

a) zmniejszenie wartości towarów w cenie zakupu – Ma konto Rozliczenie zakupu”,

b) zmniejszenie VAT naliczonego – Ma konto „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

c) łączna kwota korekty – Wn konto „Rozrachunki z dostawcami”.