CIT – Czy wydatki na tłumacza to koszt podatkowy?

VAT – Czy Polski podatnik VAT może wystawić fakturę w obcym języku?

UOR – Czy ustawa o rachunkowości wymaga prowadzenia dokumentacji w języku polskim?

Kwestia tłumaczenia dokumentów dotyczy zarówno podatników, jak i rozliczających ich biur rachunkowych. W tym miejscu należy podkreślić, że ani ustawa o VAT, ani przepisy ustaw o podatku dochodowym nie zawierają regulacji dotyczących języka dokumentów, które są podstawą dokonywanych w ich trybie rozliczeń. Wskazówki, jak postępować w odniesieniu do dokumentów obcojęzycznych znajdziemy natomiast w innych przepisach.

Kwestie językowe zostały poruszone m.in. w regulacjach rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak stanowi bowiem § 12 ust. 1 tego aktu prawnego, zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Natomiast zgodnie z § 12 ust. 4 rozporządzenia, dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim.

Na tle tak sformułowanych przepisów pojawia się pytanie, czy należy tłumaczyć np. fakturę wystawioną w obcym języku przed jej wprowadzeniem do PKPiR. Zgodnie z ugruntowaną praktyką przedsiębiorcy (a także rozliczający ich księgowi) nie mają bezwzględnego obowiązku tłumaczenia faktur w języku obcym na potrzeby podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia dosłowna treść powołanego wcześniej rozporządzenia, w którym – odniesieniu do zapisów w księdze w języku polskim posłużono się zwrotem „dokonywane są”, natomiast w stosunku do dowodów księgowych sporządzanych w tym języku użyto czasownika „powinien”.

Z tego wynika, że zapisy w księdze „muszą” być dokonywane w języku polskim, natomiast dowody księgowe tylko „powinny” być sporządzone w języku polskim (por. postanowienie naczelnika Urzędu Skarbowego w Będzinie z 19 sierpnia 2004 r., nr 54375/2004).

Podobne regulacje przewidują przepisy prawa bilansowego, w odniesieniu do ksiąg rachunkowych. Artykuł 9 ustawy o rachunkowości nakazuje, aby księgi rachunkowe były prowadzone w języku polskim i w walucie polskiej. Ponadto, zgodnie z art. 10 ust. 1 wspomnianej ustawy, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, w tym dotyczące m.in. określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego czy sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Z powołanymi przepisami koresponduje treść art. 21 ust. 5 tej ustawy, w której jest mowa o tym, że na żądanie:

• organów kontroli lub
• biegłego rewidenta

– należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Z tego wynika, że ani z otrzymaniem, ani z wystawieniem faktury w języku obcym nie wiąże się obowiązek przetłumaczenia na język polski jej przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych jednostki. Na gruncie przepisów o rachunkowości obowiązek ten powstanie jedynie wtedy, gdy z takim żądaniem zwróci się organ kontroli (np. w związku z kontrolą podatkową albo celno-skarbową) lub biegły rewident.

Pomimo tego, że przepisy nakładają obowiązek tłumaczenia dokumentów księgowych tylko w określonych w nich przypadkach, to jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby takie tłumaczenia były dokonywane przez jednostkę na bieżąco. Pozwoli to nie tylko uniknąć ewentualnych sporów z organami podatkowymi pod kątem realizacji obowiązków wynikających z komentowanego przepisu, ale także ograniczyć ryzyko błędów przy rozliczaniu transakcji udokumentowanych np. fakturami obcojęzycznych.

Warto zatem zadbać zawczasu o takie tłumaczenia, jeżeli nie wszystkich tego rodzaju dokumentów, to przynajmniej najważniejszych z nich. Decyzję odnośnie tego, czy tłumaczyć na język polski wszystkie dokumenty w języku obcym przeznaczone do ujęcia w księgach rachunkowych jednostki, czy tylko dokumenty wymagane przez organy kontroli bądź biegłego rewidenta – należy do jej kierownika.

Niezależnie od tego należy pamiętać, że każdy dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia należy zamieścić bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk (art. 21 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

W przypadku dysponowania fakturami wystawionymi w języku obcym trzeba mieć jednak na uwadze art. 287 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z jego treścią kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli. Z treści tej wynika, że jeżeli przeprowadzający w firmie np. kontrolę podatkową pracownik urzędu skarbowego zwróci się w tej sprawie do kontrolowanego podatnika, to ma on obowiązek dokonania takiego tłumaczenia nie tylko we własnym zakresie, ale również na własny koszt (zob. art. 287 § 2 Ordynacji podatkowej).

Także z ww. art. 287 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej nie wynika, że tłumaczenie dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski na żądnie fiskusa musi być dokonane przez tłumacza przysięgłego. Ponadto, jeżeli nie wystąpi takie żądanie kontroli, to przedsiębiorca na potrzeby organu podatkowego nie ma obowiązku posiadania tłumaczeń faktur i innych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przepis ten jest zatem potwierdzeniem braku takich obowiązków, skoro jest w nim mowa o tym, że tłumaczenia trzeba dokonać jedynie na żądanie fiskusa.

Jeżeli pomimo wezwania organu strona nie dostarczy tłumaczenia dokumentu sporządzonego w języku obcym na język polski, to może na nią zostać nałożona kara porządkowa.

Tak jak w przypadku tłumaczeń dokonywanych w ramach obowiązków nałożonych przez przepisy ustawy o rachunkowości, tłumaczenie na żądanie organu kontroli może być dokonane przez podatnika we własnym zakresie i nie wymaga angażowania tłumacza przysięgłego (chociaż można się także spotkać z poglądami wskazującymi na konieczność w takich przypadkach tłumaczenia przysięgłego – zob. np. wyrok NSA z 21 sierpnia 2012 r., sygn. akt II FSK 108/11). Jeżeli jednak wspomniany organ poweźmie wątpliwości co do wiarygodności takiego tłumaczenia, to może powołać biegłego w celu wydania opinii w tym zakresie, na podstawie art. 197 § 1 Ordynacji podatkowej (czyli de facto przetłumaczenia tekstu przez biegłego).

Wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę na tłumaczenie dokumentów w języku obcym na język polski, które mają związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, w tym na potrzeby kontroli, mogą być przez niego zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Spełniają bowiem definicję tego rodzaju kosztów, określoną odpowiednio w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Oczywiście aby taka kwalifikacja wspomnianych wydatków była dopuszczalna, powinny być one należycie udokumentowane, tj. fakturą bądź rachunkiem wystawionymi przez tłumacza.

Faktury w języku obcym mogą sprawiać problemy także księgowym, właścicielowi czy pracownikom biura rachunkowego, które zajmuje się rozliczeniami podatkowymi i księgowymi swoich klientów na podstawie zawartej między tymi podmiotami umowy. Dlatego ważne jest, aby informacje zamieszczone w takim obcojęzycznym dokumencie były dla wszystkich zrozumiałe. Warunkuje to bowiem prawidłowe ujęcie danego dokumentu w księgach podatnika oraz jego rozliczenie pod kątem podatkowym. Wprawdzie obowiązek tłumaczenia przekazanych do biura rachunkowego dokumentów księgowych wystąpi w zasadzie tylko w przypadku kontroli, na żądanie organu podatkowego, jednakże z powodów wcześniej wskazanych można zastrzec, aby takie tłumaczenie było warunkiem realizacji umowy z klientem przez biuro rachunkowe. Nie ma również formalnych przeszkód, aby w tego rodzaju umowie wskazać, że dokumenty obcojęzyczne będą przekazywane do biura z odpowiednimi wyjaśnieniami. To samo dotyczy kwestii związanych z ponoszeniem przez strony kosztów niezbędnych tłumaczeń.

Faktury wystawiane przez polskich przedsiębiorców i kierowane do kontrahentów zagranicznych, mogą być sporządzone w języku obcym. Trzeba jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami rozliczenie podatku należnego musi odbywać się w polskich złotych. W efekcie, zapisy na fakturze odnoszące się do tej kwestii muszą zawierać stawki i symbol krajowej waluty. Przepisy nie zakazują też wystawiania faktury dwujęzycznej, która jest wygodną formą pozwalającą zachować czytelność operacji gospodarczej. Jest też pomocne przy księgowaniu dokumentów oraz w przypadku prowadzonych czynności kontrolnych lub audytowych.

Natomiast także dla potrzeb VAT faktura zagraniczna np. związana z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi nie wymaga obowiązku tłumaczenia jej na język polski. Ważne jest natomiast, aby podatnik potrafił prawidłowo odczytać jej treść dla potrzeb rozliczenia finansowego i podatkowego. Faktury takie, jako że są sporządzone za granicą nie podlegają przepisom krajowym. Sposób ich redagowania zależy wyłącznie od wystawcy zagranicznego i wiążących go przepisów. Takie faktury nie tylko mogą być sporządzone w języku obcym, ale również będą mogły mieć podatek naliczony i wyrażony w obcej walucie.