Jak prawidłowo sporządzić sprawozdanie Rb-34S za I półrocze 2021 roku

Dochody te mogą pochodzić w szczególności:

• ze spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej na rzecz jednostki budżetowej,
• z odszkodowań i wpłat za utracone lub uszkodzone mienie będące w zarządzie albo użytkowaniu jednostki budżetowej,
• z działalności polegającej na świadczeniu usług w ramach kształcenia zawodowego – w przypadku jednostek budżetowych prowadzących kształcenie zawodowe.

System oświaty obejmuje m.in.:

• przedszkola, w tym: specjalne, integracyjne, z oddziałami specjalnymi lub integracyjnymi, a także inne formy wychowania przedszkolnego;
• szkoły:
  • podstawowe, w tym: specjalne, integracyjne, z oddziałami przedszkolnymi, integracyjnymi, specjalnymi, przysposabiającymi do pracy, dwujęzycznymi, sportowymi i mistrzostwa sportowego, sportowe i mistrzostwa sportowego,
  • ponadpodstawowe, w tym: specjalne, integracyjne, dwujęzyczne, z oddziałami integracyjnymi, specjalnymi, dwujęzycznymi, przygotowania wojskowego, sportowymi i mistrzostwa sportowego, sportowe, mistrzostwa sportowego, rolnicze, leśne, morskie, żeglugi śródlądowej oraz rybołówstwa,
  • artystyczne;
  • placówki oświatowo-wychowawcze, w tym szkolne schroniska młodzieżowe, umożliwiające rozwijanie zainteresowań i uzdolnień oraz korzystanie z różnych form wypoczynku i organizacji czasu wolnego;
  • placówki kształcenia ustawicznego oraz centra kształcenia zawodowego, umożliwiające uzyskanie i uzupełnienie wiedzy, umiejętności i kwalifikacji zawodowych;
  • placówki artystyczne – ogniska artystyczne umożliwiające rozwijanie zainteresowań i uzdolnień artystycznych;
  • poradnie psychologiczno-pedagogiczne, w tym poradnie specjalistyczne udzielające dzieciom, młodzieży, rodzicom i nauczycielom pomocy psychologiczno-pedagogicznej, a także pomocy uczniom w wyborze kierunku kształcenia i zawodu;
  • młodzieżowe ośrodki wychowawcze, młodzieżowe ośrodki socjoterapii, specjalne ośrodki szkolno-wychowawcze oraz specjalne ośrodki wychowawcze dla dzieci i młodzieży wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki, metod pracy i wychowania, a także ośrodki rewalidacyjno-wychowawcze umożliwiające dzieciom i młodzieży, a także dzieciom i młodzieży z niepełnosprawnościami sprzężonymi, z których jedną z niepełnosprawności jest niepełnosprawność intelektualna, realizację odpowiednio obowiązku szkolnego i obowiązku nauki;
  • placówki zapewniające opiekę i wychowanie uczniom w okresie pobierania nauki poza miejscem stałego zamieszkania;
  • placówki doskonalenia nauczycieli;
  • biblioteki pedagogiczne;
  • kolegia pracowników służb społecznych.

Jednostki, które mają utworzony wydzielony rachunek dochodów (WRD), mogą wydatkować środki do wysokości kwot zgromadzonych dochodów, w ramach planu finansowego. Oznacza to, że jednostki te, poza planem finansowym dochodów i wydatków budżetowych, sporządzają również plan dochodów gromadzonych na wyodrębnionym rachunku i wydatków nimi finansowanych.

Wzór planu finansowego dochodów gromadzonych na wyodrębnionym rachunku dochodów oraz wydatków nimi finansowanych zamieszczono poniżej.

Tabela 1. Plan finansowy dochodów rachunku dochodów jednostek, o których mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz wydatków nimi finansowanych

Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego jest zobowiązany do określenia w drodze uchwały, w szczególności:

• jednostki budżetowe, które gromadzą dochody;
• źródła, z których dochody są gromadzone na rachunku;
• przeznaczenie dochodów, z tym że dochody wraz z odsetkami nie mogą być przeznaczone na finansowanie wynagrodzeń osobowych;
• sposób i tryb sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych, dokonywania zmian w tym planie oraz ich zatwierdzania.

Katalog dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku dochodów jest otwarty. Źródłem tych dochodów mogą być np.:

• opłaty za posiłki w stołówce szkolnej,
• czynsze za wynajem sal, pomieszczeń i innych powierzchni,
• opłaty za korzystanie z sali gimnastycznej, boiska oraz sprzętu sportowego,
• opłaty za wydanie duplikatu świadectwa i legitymacji szkolnej,
• odsetki od nieterminowego regulowania należności,
• odsetki bankowe od środków pieniężnych zgromadzonych na wydzielonym rachunku dochodów.

W przypadku samorządowych jednostek budżetowych prowadzących kształcenie zawodowe, dochody gromadzone ze spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej przekazywanych na cele kształcenia zawodowego są przeznaczane na cele kształcenia zawodowego realizowanego przez te jednostki.

Dochody gromadzone w samorządowych szkołach i placówkach oświatowych na wydzielonym rachunku bankowym nie podlegają w ciągu roku budżetowego odprowadzeniu na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego, a więc nie przekształcają się po zrealizowaniu kasowym (w momencie ich wpływu na rachunek bankowy) w dochody budżetowe.

Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, która powinna być ustalona w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Kierownik jednostki budżetowej (szkoła), w której na mocy uchwały organu został utworzony wyodrębniony rachunek dochodów, jest zobowiązany do dokonania aktualizacji zapisów w polityki rachunkowości. Przykładowy wzór zarządzenia dyrektora przedstawiono poniżej.

Tabela 2. Wzór zarządzenia dyrektora jednostki budżetowej w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów

Źródło: opracowanie własne.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej do ewidencji dochodów (środków pieniężnych) gromadzonych na wydzielonym rachunku bankowym samorządowych jednostek oświatowych służy konto 132 ,,Rachunek dochodów jednostek budżetowych”.

Na stronie Wn konta 132 ujmuje się wpływy środków pieniężnych, a na stronie Ma ich wypłaty do wysokości salda oraz w jednostkach samorządu terytorialnego odprowadzenie ewentualnej pozostałości środków na dochody budżetu.

Dochody jednostek budżetowych gromadzone na wyodrębnionym rachunku dochodów powinny być księgowane (w zależności od ich charakteru) na kontach zespołu 7 ,,Przychody, dochody i koszty”:

• 700 „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia”,
• 730 „Sprzedaż towarów i wartość ich zakupu”,
• 750 „Przychody finansowe”,
• 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Dochody jednostek budżetowych, które są gromadzone na wyodrębnionym rachunku dochodów, nie powinny być księgowane na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”. Jednocześnie przypis należności z tytułu takich dochodów nie powinien być ujmowany w korespondencji z kontem 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Kontem przeciwstawnym w przypadku należności przypisanych z tytułu takich dochodów będzie konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”.

W jednostce budżetowej, która gromadzi dochody na wydzielonym rachunku dochodów i dokonuje wydatków, które są finansowane tymi dochodami, nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji księgowej kosztów na kontach zespołu 5. Najczęściej stosowanym w praktyce oświatowych jednostek budżetowych układem kosztów jest układ rodzajowy. Odzwierciedla koszty proste, czyli te, które można podzielić na jednorodne grupy na bazie kryterium przedmiotowego. Ich ewidencja dokonywana jest na kontach zespołu 4. Księgując je, należy pamiętać o odpowiednim powiązaniu z poszczególnymi paragrafami klasyfikacji budżetowej. Zasadne jest więc aby koszty dotyczące wyodrębnionego rachunku dochodów własnych ewidencjonować tylko na kontach zespołu ,,4” – koszty według rodzaju. Zapisy te powinny znaleźć odzwierciedlenie w polityce (zasadach) rachunkowości danej jednostki.

Zasady ewidencji księgowej środków gromadzonych przez jednostki oświatowe na wyodrębnionym rachunku bankowym i wydatków nimi sfinansowanych przedstawia schemat nr 1.

Schemat 1. Ewidencja księgowa na WRD

Założenia:

Samorządowa jednostka budżetowa (zespół szkół z internatem) udostępnia w okresie ferii i wakacji miejsca noclegowe dla firm i osób fizycznych w ramach wyodrębnionego rachunku dochodów. Zgodnie z uchwałą organu może także otrzymywać darowizny.

Źródło: opracowanie własne.

Jak już wspomniano wcześniej, środki finansowe pozostające na wydzielonym rachunku dochodów na 31 grudnia roku budżetowego podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego w terminie do 5 stycznia następnego roku. Jeżeli jednostka budżetowa (np. szkoła) wykazała w sprawozdaniu Rb-34S stan środków na rachunku bankowym na koniec 2020 roku, które zwróciła do budżetu jednostki samorządu terytorialnego dopiero 4 stycznia 2021 r., powinna wykazać te środki w sprawozdaniu Rb-34 S w roku 2021.

Rozliczenie z budżetem pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku dochodów na koniec roku, pod datą 31 grudnia 2020 r., w jednostce budżetowej należy zaksięgować na kontach:

• Wn 870 ,,Podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy”,
• Ma 225 ,,Rozrachunki z budżetami”.

Konto 870 i konto 225 służą m.in. do ewidencji nadwyżki dochodów jednostek budżetowych prowadzących działalność oświatową.

Poniżej przedstawiono przykładową ewidencję rozliczenia nadwyżki środków w jednostce budżetowej.

Schemat 2. Ewidencja księgowa rozliczenia nadwyżki środków znajdujących się na WRD w jednostce budżetowej

Źródło: opracowanie własne.

Jednostki budżetowe, które posiadają wydzielony rachunek dochodów, co miesiąc sporządzają sprawozdanie Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w  art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Zasady sporządzania sprawozdania Rb-34S uregulowane zostały w rozdziale 8 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego” stanowiącej załącznik nr 36 do ww. rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Pozostałe środki pieniężne na rachunku bankowym na koniec 2020 roku powinny być wykazane w wierszu P150 ,,Stan środków pieniężnych na koniec okresu sprawozdawczego”. Natomiast odprowadzone na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego 4 stycznia 2021 r. w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1, powinny być wykazane w poszczególnych okresach sprawozdawczych, czyli za I, II, III i IV kwartały 2021 roku narastająco. W części A sprawozdania w wierszu K150 ,,Stan środków pieniężnych na początek okresu sprawozdawczego”, natomiast przekazane do budżetu jednostki samorządu terytorialnego środki finansowe będą wykazane w części B sprawozdania jako wydatki w paragrafie klasyfikacji budżetowej „240” – „Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej”, z odpowiednią czwartą cyfrą.

W tabeli poniżej przedstawiono terminy składania sprawozdania Rb-34S.

Tabela 3. Terminy składania sprawozdania Rb-34S

Sprawozdanie Rb-34S sporządzane jest przez kierownika jednostki oświatowej jako sprawozdanie jednostkowe. Sporządzane jest w szczegółowości: dział, rozdział, grupa paragrafów albo dział, rozdział, paragraf, a sumowaniu podlegają kwoty wyszczególnione w rozdziałach. Sprawozdanie Rb-34S składa się z trzech części.

• Cześć A sprawozdania-„Dochody” obrazuje plan i realizację dochodów z określonych przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku. W kolumnach: „plan” i „wykonanie” wykazuje się:
  • w szczegółowości dział, rozdział, paragraf – odpowiednio planowane i faktycznie zrealizowane wpływy środków pieniężnych na wydzielony rachunek dochodów,
  • w wierszu „K 150” – wykazuje się stan środków pieniężnych na wydzielonym rachunku na początku okresu sprawozdawczego.

·        Cześć B sprawozdania - ,,Wydatki”identyfikuje wydatki sfinansowane dochodami zgromadzonymi na wydzielonym rachunku bankowym oświatowej jednostki budżetowej. W kolumnach: „plan” i „wykonanie” wykazuje się:

• w szczegółowości: dział, rozdział, grupa paragrafów*, paragraf - odpowiednio planowane i poniesione wydatki,
• w wierszu „P 150” – stan środków pieniężnych na wydzielonym rachunku na koniec okresu sprawozdawczego.
•   Cześć C sprawozdania przedstawia, według stanu na początek i koniec okresu sprawozdawczego:
  • w wierszu „W 020” – należności netto, czyli należne jednostce kwoty pomniejszone o odpis aktualizujący należności,
  • w wierszu „W 021” – kwotę odpisu aktualizującego należności,
  • w wierszu „W 022” – kwotę naliczonych odsetek od należności niezapłaconych w terminie, które są nieobjęte odpisem aktualizującym,
  • Ø  w wierszu „W 040” – zobowiązania jednostki.

Wprowadzona w jednostkach samorządu terytorialnego centralizacja rozliczeń VAT objęła swoim zakresem także dochody gromadzone na wydzielonym rachunku.

Odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług, zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, podlegają opodatkowaniu VAT. Wpływy na wydzielony rachunek dochodów samorządowych oświatowych jednostek budżetowych są ujmowane w ewidencji księgowej w wartości nominalnej (netto + VAT), czyli:

• kwoty netto dochodu z właściwą klasyfikacją budżetową,
• kwoty podatku VAT należnego, bez klasyfikacji budżetowej, ponieważ VAT stanowi dochód budżetu państwa.

Następnie VAT jest przekazywany na rachunek bankowy jednostki samorządu terytorialnego, na którym są prowadzone scentralizowane rozliczenia VAT w JST, a w dalszej kolejności jest odprowadzony do właściwego urzędu skarbowego.

W związku z pojawiającymi się wątpliwościami dotyczącymi ujmowania dochodów i wydatków w sprawozdaniu Rb-34S Ministerstwo Finansów Departament Finansów Samorządu Terytorialnego 28 marca 2019 r. przedstawiło stanowisko w zakresie sporządzania sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Ponieważ w sprawozdaniu Rb-34S dochody są wykazywane w kwocie netto, stan środków pieniężnych wykazany w Rb-34S, na początek i koniec okresu sprawozdawczego, nie będzie zgodny z wyciągiem bankowym prowadzonym dla wyodrębnionego rachunku dochodów (WRD) – różnica będzie równa kwocie zobowiązania z tytułu VAT wobec JST (jest to różnica pomiędzy podatkiem należnym a odliczonym podatkiem naliczonym, który podlegaodprowadzeniu do JST przez jednostkę budżetową). Dlatego ważne jest, aby jednostka, która ma utworzony wyodrębniony rachunek dochodów, każdą wpłatę od kontrahenta podzieliła na kwotę netto z klasyfikacją budżetową oraz kwotę VAT bez klasyfikacji budżetowej.

W tym celu zaleca się, aby do analityki konta 132 ,,Rachunek dochodów jednostek budżetowych” jednostka prowadziła dodatkową analitykę, np.:

• 132-01 rachunek dochodów jednostek budżetowych – dochody WRD:
• §  132-01-01 Dochody WRD netto,
• §  132-01-02 Dochody WRD VAT.

Poniżej przedstawiono wypełniony wzór sprawozdania budżetowego Rb-34S na podstawie danych z ksiąg rachunkowych jednostki – szkoły, za II kwartał 2021 roku.

Schemat 3. Wypełnione sprawozdanie Rb-34S za II kwartał 2021 roku

Założenia:

Jednostka budżetowa (szkoła podstawowa) posiada wydzielony rachunek dochodów. Jednostce nie przysługuje prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT.

Na 1 stycznia 2021 r. stan środków finansowych wynosił 140 zł. Są to środki, które na dzień 31 grudnia 2020 r. pozostały na rachunku bankowym jednostki, a do jednostki nadrzędnej zostały przekazane 4 stycznia2021 r. W I półroczu 2021 roku wystąpiły następujące operacje gospodarcze:

1) wynajęto salę gimnastyczną firmie z zewnątrz – kwota 6.150 zł brutto (5.000 zł netto + 1.150 zł podatek VAT);

2) na rachunek dochodów wpłynęło 6.150 zł od firmy:

•  kwota netto 5.000 zł,
• kwota podatku VAT 1.150 zł;

3) na dzień 30 czerwca 2021 r. bank dopisał odsetki od środków zgromadzonych na rachunku – kwota 42,30 zł.

W I półroczu 2021 roku w szkole przeprowadzono następujące operacje:

1) zakupiono materiały (faktura) – kwota 615 zł brutto (netto 500 zł +115 zł VAT);

2) zakupiono pomoce dydaktyczne (faktura) – kwota 2.583 zł brutto (netto 2.100 zł + 483 zł VAT).

Szkoła uregulowała swoje zobowiązania za materiały i pomoce dydaktyczne.

Powyższe operacje jednostka ujęła na kontach zgodnie z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości obowiązującą w szkole.

30 czerwca 2021 r. jednostka przekazała VAT należny za czerwiec do jednostki samorządu terytorialnego – kwota 1.150 zł.

Na podstawie powyższych danych sporządzono sprawozdanie Rb-34S za II kwartał 2021 roku.

A.

^{* kwota netto}

B.

^{2)          wypełniają te jednostki, które kwoty wydatków planują w grupach paragrafów}

^{* kwota netto}

C.

^{3) kwota należności pomniejszona o odpis aktualizujący należności}

Źródło: opracowanie własne.

* W sprawozdaniu Rb-34S stan środków pieniężnych jest zgodny z ,,faktycznym” stanem środków na rachunku bankowym, gdyż jednostka w pozycji P150 wykazuje kwotę środków bez kwoty podatku VAT (podatek VAT za czerwiec został zapłacony do organu). Na koniec okresu sprawozdawczego faktyczny stan środków na wyciągu bankowym wynosił 1.844,30 zł.

Schemat 4. Sprawozdanie Rb-34S za II kwartał 2021 roku

Założenia:

Jednostka budżetowa (szkoła podstawowa) ma wydzielony rachunek dochodów.

Na 1 stycznia 2021 r. stan środków finansowych wynosił 140 zł. Są to środki, które na 31 grudnia 2020 r. pozostały na rachunku bankowym jednostki, a do jednostki nadrzędnej zostały przekazane 4 stycznia 2021 r. W I półroczu 2021 roku wystąpiły następujące operacje gospodarcze:

1) wynajęto salę gimnastyczną firmie z zewnątrz – kwota 6.150 zł brutto (5.000 zł netto + 1.150 zł podatek VAT);

2) na rachunek dochodów wpłynęło 6.150 zł od firmy:

•  kwota netto 5.000 zł,
• kwota podatku VAT 1.150 zł;

3) 30 czerwca 2021 r. bank dopisał odsetki od środków zgromadzonych na rachunku – kwota 42,30 zł.

W I półroczu 2021 roku w szkole przeprowadzono następujące operacje:

1) zakupiono materiały (faktura) – kwota 615 zł brutto (netto 500 zł +115 zł VAT);

2) zakupiono pomoce dydaktyczne (faktura) – kwota 2.583 zł brutto (netto 2.100 zł + 483 zł VAT).

Szkoła uregulowała swoje zobowiązania za materiały i pomoce dydaktyczne.

Jednostce przysługuje prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT. Do końca okresu sprawozdawczego kwota VAT należnego znajduje się na rachunku bankowym VAT utworzonym do wydzielonego rachunku dochodów.

Powyższe operacje jednostka ujęła na kontach zgodnie z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości obowiązującą w szkole.

Na podstawie powyższych danych sporządzono sprawozdanie Rb-34S za II kwartał 2021 roku.

A.

B.

^{2)          wypełniają te jednostki, które kwoty wydatków planują w grupach paragrafów}

^{* kwota netto}

C.

^{3) kwota należności pomniejszona o odpis aktualizujący należności}

Źródło: opracowanie własne.

Kolumnę grupa paragrafów wypełniają te jednostki, które kwoty wydatków planują w grupach paragrafów.

W sprawozdaniu RB-34S stan środków pieniężnych nie będzie zgodny z ,,faktycznym” stanem środków na rachunku bankowym, gdyż jednostka w pozycji P150 wykazuje kwotę środków bez kwoty podatku VAT. Na koniec okresu sprawozdawczego faktyczny stan środków na wyciągu bankowym wynosił 2.994,30 zł, zaś w sprawozdaniu jednostka powinna wykazać kwotę 2.442,30 zł, jak przedstawiono powyżej. Kwota 552 zł, to różnica między podatkiem należnym a podatkiem naliczonym.