Koronawirus w biurze rachunkowym. Sprawdź, co robić krok po kroku

Przepisy tarczy antykryzysowej nie odnoszą się szczegółowo do sytuacji pracowników i pracodawców w przypadku wystąpienia czy też możliwości wystąpienia koronawirusa SARS-CoV-2, w zakresie nieuregulowanym odsyłając do przepisów ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (tekst jedn. : Dz.U. z 2019 r. poz. 1239). Pracodawcy mają jednak wątpliwości, czy powinni kierować pracowników na okresowe badania lekarskie i jaki jest zakres ich obowiązków w zakresie bhp w związku z koronawirusem SARS-CoV-2.

Obowiązki pracodawcy w związku z obecną pandemią

Z uwagi na stan epidemii pracodawca zobowiązany jest do:

1. Poinformowania o zagrożeniu pracowników – art. 207¹ kp) – pracodawca jest obowiązany przekazywać pracownikom informacje o zagrożeniach dla zdrowia i życia.

2. Poinformowania pracowników o ich obowiązkach w przypadku podejrzenia zakażenia koronawirusem SARS-CoV-2 lub bezpośredniego kontaktu z osobą zakażoną koronawirusem SARS-CoV-2.

3. Poinformowania o sytuacji powiatową stację sanitarno-epidemiologiczną (art. 5 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych).

4. Podjęcia działań, które doprowadzą do zorganizowania pracy w sposób zapewniający bezpieczeństwo (art. 207 § 2 kp), polegających na:

• zarządzeniu dezynfekcji pomieszczeń oraz stanowiska pracy chorego pracownika, narzędzi, które używał;
• wydaniu polecenia pracy zdalnej tym pracownikom, którzy mogą tak pracować – do czasu wydania decyzji w sprawie kwarantanny przez powiatową stację sanitarno-epidemiologiczną;
• poleceniu pracownikom wykorzystania zaległego urlopu;
• obowiązujące przepisy nie rozstrzygają, jak należy postąpić z pracownikami, którym nie można zlecić pracy zdalnej – wobec czego, do czasu rozstrzygnięcia przez powiatową stację sanitarno-epidemiologiczną, czy osoby te będą objęte kwarantanną, czy nie – pracodawca może zdecydować o zarządzeniu przestoju, porozumieć się z pracownikiem co do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, porozumieć się z pracownikiem w sprawie wykorzystania bieżącego urlopu wypoczynkowego lub kontynuować pracę;

5. Poinformowania pracowników o działaniach podjętych w związku z zaistniałą sytuacją – art. 207¹ kp.

6. Podjęcia działań profilaktycznych mających na celu ograniczenie ryzyka, w tym zarządzenie pracy zdalnej, ograniczenie przebywania w biurze, dezynfekcję pomieszczeń czy zapewnienie mydła antybakteryjnego i środków dezynfekcyjnych.

W przypadku bezpośredniego kontaktu z osobą chorą

Pracownik, który nie ma objawów COVID-19 ani innej infekcji dróg oddechowych, ale miał bezpośredni kontakt z osobą, u której potwierdzono zakażenie koronawirusem SARS-CoV-2 i zachodzi wysokie prawdopodobieństwo zarażenia, niezwłocznie informuje o tym swojego bezpośredniego przełożonego. W przypadku gdy kontakt trwał dłużej niż 15 minut, w odległości mniejszej niż 1,5 m, pracownik powinien zostać natychmiast odizolowany, np. poprzez objęcie kwarantanną przez powiatową stację sanitarno-epidemiologiczną. W przypadku braku skierowania osoby na kwarantannę lub braku decyzji w tej sprawie, pracodawca zleca pracownikowi pracę zdalną lub ustala z nim inną formę izolacji.

Obowiązki pracodawcy w przypadku zachorowania w firmie

W przypadku gdy u jednego z pracowników pojawiły się objawy zarażenia koronawirusem lub jeśli zostanie potwierdzone, że pracownik został zarażony, należy poczynić następujące działania:

1. Powiadom powiatową stację sanitarno--epidemiologiczną

Po uzyskaniu informacji od pracownika o potwierdzeniu zakażenia koronawirusem SARS-CoV-2 pracodawca powinien niezwłocznie telefonicznie powiadomić powiatową stację sanitarno-epidemiologiczną i szczegółowo stosować się do jej wytycznych. Infolinia czynna całodobowo: 22 25 00 115. Jeśli masz pytania związane z koronawirusem, zadzwoń na infolinię Narodowego Funduszu Zdrowia: 800 190 590.

Jeśli stacja sanitarno-epidemiologiczna nie przekaże szczegółowych instrukcji postępowania, należy stosować się do zaleceń opracowanych przez ministra rozwoju we współpracy z Głównym Inspektorem Sanitarnym. Z zaleceniami tymi można się zapoznać na stronie: https://www.gov.pl/web/koronawirus

• Wzór

Informacja przekazywana pracownikom

W przypadku uzasadnionego podejrzenia choroby pracownik, u którego wystąpiły objawy sugerujące zakażenie koronawirusem SARS-CoV-2 lub innej infekcji dróg oddechowych (katar, ból gardła, utrata węchu lub smaku, przede wszystkim podwyższona temperatura i kaszel) powinien:

• niezwłocznie powiadomić o tym swojego bezpośredniego przełożonego,
• skontaktować się z lekarzem, który skieruje go na zwolnienie lekarskie i przekaże niezbędne informacje dot. ewentualnych dalszych kroków w przypadku podejrzenia COVID-19.

Osoby, które przebywały w bezpośrednim kontakcie z pracownikiem zarażonym koronawirusem powinny przez 10 dni pozostać w domu i prowadzić samoobserwację swojego stanu zdrowia (zalecane jest codzienne mierzenie temperatury) – tak wynika z rozporządzenia ministra zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie chorób zakaźnych powodujących powstanie obowiązku hospitalizacji, izolacji lub izolacji w warunkach domowych oraz obowiązku kwarantanny lub nadzoru epidemiologicznego z 6 kwietnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 607).

Państwowy powiatowy inspektor sanitarny w uzasadnionych przypadkach decyduje o skróceniu albo zwolnieniu z obowiązku odbycia obowiązkowej kwarantanny. W przypadku wystąpienia objawów pracownik powinien niezwłocznie powiadomić stację sanitarno-epidemiologiczną oraz pracodawcę. 

2. Zabezpiecz miejsce pracy

Pracodawca ma obowiązek prawidłowego zabezpieczenia miejsca pracy. W przypadku zarażenia pracownika należy:

• wyłączyć z funkcjonowania pomieszczenie, w którym pracował pracownik,
• przeprowadzić dokładną dezynfekcję pomieszczenia, wszystkich mebli, sprzętów, przedmiotów oraz dodatkowo przewietrzyć pomieszczenie;
• przeprowadzić dezynfekcję dróg komunikacyjnych, które prowadziły do tego pomieszczenia (w szczególności klamki, metalowe rury), ale także pomieszczeń socjalnych (kuchnia, stołówka pracownicza, toalety).

Informację o zaistniałej sytuacji powinien również otrzymać zarządca budynku, który zobowiązany jest podjąć stosowne działania w zakresie dezynfekcji części wspólnych.

Pracodawca ma obowiązek zadbać o zastosowanie dodatkowych środków ostrożności dla personelu sprzątającego budynek (założenie rękawiczek jednorazowych i jednorazowej maseczki na nos i usta, umycie i dezynfekcje rąk po zakończeniu czynności i zdjęciu rękawiczek i maseczki, usunięcie maseczki i rękawiczek bezpośrednio do worka z odpadami).

3. Podejmij decyzję o sposobie wykonywania pracy przez pracowników

Biorąc pod uwagę fakt, że informacja o chorym pracowniku może wywołać w zakładzie pracy uzasadnione obawy oraz lęk przed zachorowaniem, w związku z tym możliwe jest podjęcie decyzji o skierowaniu pracowników do wykonywania pracy zdalnej lub zwolnienie pracowników z obowiązku świadczenia pracy.

Współpracownicy, którzy nie mieli bliskiego kontaktu z chorym pracownikiem mogą nadal wykonywać pracę w miejscu pracy, chociaż jeśli istnieje taka możliwość, to najlepszym rozwiązaniem będzie zlecenie pracownikom pracy zdalnej.

Zgodnie z art. 3 tarczy, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Rozwiązanie powyższe jest zgodne z KP, bowiem to pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy (art. 207 § 1 kp), a pracownik, zobowiązany jest do dostosowywania się do wiążących poleceń pracodawcy.

Pomimo tego że praca zdalna czy też telepraca wymagają zgodnego oświadczenia woli stron, pracownika i pracodawcy – na podstawie tarczy, polecenie takie jest wiążące dla pracownika.

Ustawodawca nie określa jednak, przez jaki czas może być wykonywana praca zdalna, wobec czego decyzja o okresie wykonywania pracy zdalnej pozostaje w gestii pracodawcy. Polecenie pracy zdalnej może być przekazane pracownikom w sposób ustny lub pisemny, a także poprzez przesłanie e-maila do pracownika. 

Na podstawie art. 100 § 1 kp, pracownik jest obowiązany stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

Brak dostosowania się do polecenia i nieprzestrzeganie przez pracownika bhp mogą stanowić przyczynę nałożenia na pracownika kary porządkowej (upomnienia, nagany, pieniężnej), a nawet rozwiązania umowy o pracę z zachowaniem i bez zachowania okresu wypowiedzenia. (art. 211 pkt 2 i 7 kp).

4. Nie masz obowiązku skierowania pracownika na badania lekarskie po powrocie do pracy

Przepisy prawa pracy, m.in. rozporządzenie ministra zdrowia i opieki społecznej w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, z zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U z 2016 r. poz. 2067) nie przewidują obowiązku skierowania pracownika na badania w związku ze zwiększonym ryzykiem zachorowania na choroby wirusowe. W myśl art. 229 kp pracownik podlega wyłącznie badaniom profilaktycznym: wstępnym, okresowym i kontrolnym. Badania kontrolne są wykonywane w przypadku gdy niezdolność pracownika do pracy trwała dłużej niż 30 dni. 

Przeprowadzenie badań lekarskich poza terminami wynikającymi z częstotliwości wykonywania badań okresowych może zachodzić w przypadku: konieczności przeniesienia pracownika do innej pracy ze względu na stwierdzenie szkodliwego wpływu wykonywanej pracy na zdrowie pracownika; stwierdzenie u pracownika objawów wskazujących na powstanie choroby zawodowej; stwierdzenia niezdolności do wykonywania dotychczasowej pracy u pracownika, który uległ wypadkowi przy pracy lub u którego stwierdzono chorobę zawodową, lecz nie zaliczono do żadnej z grup inwalidów.

Pracodawca nie tylko nie może skierować pracownika na badania, ale również nie jest podmiotem uprawnionym do dokonywania samodzielnej oceny stanu zdrowia pracownika.