Wysokość ryczałtu za pracę zdalną – aktualne przepisy

Przyjmuje się, że wysokość ryczałtu powinna być adekwatna do przewidywanych (a nie faktycznych) kosztów ponoszonych przez pracownika zdalnego. Oznacza to, że przy ustalaniu jego wysokości powinno się uwzględnić średnie ceny rynkowe.

Praca może być wykonywana zarówno na terenie zakładu pracy - jak również można ją wykonywać na odległość. Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadza do podstawowego źródła prawa pracy pracę zdalną. Zgodnie z przywołanym aktem prawnym, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Fakt, iż pracownik wykonuje pracę zdalną w miejscu zamieszkania nie oznacza, że musi dokładać się do przysłowiowego „interesu” - czyli ponosić koszty związane z funkcjonowaniem stanowiska pracy poza terenem zakładu. Zasadą jest, że pracodawca jest obowiązany pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Przyjmuje się, że obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu w przypadku wykorzystywania przez pracownika zdalnego jego narzędzi pracy, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Ustalając wysokość ryczałtu pracodawca powinien wziąć pod uwagę pełny wymiar czasu pracy, czyli 8 godzin dziennej pracy. Przy ustaleniu ryczałtu można również uwzględnić potencjalną pracę nadliczbową - co nie powinno zostać się zakwestionowane w ramach kontroli PIP, jako zarzut w zakresie planowania pracy nadliczbowej. Ryczałt powinien być aktualizowany - w ramach przepisów zakładowych dotyczących pracy zdalnej, każdorazowo w sytuacji, gdy ceny usług związanych z pracą zdalną ulegają zmianie. Uprawianiem pracownika jest żądanie podwyższenia kwoty ryczałtu - gdyby okazało się, że ponoszone przez pracownika rzeczywiste koszty są wyższe niż wynikałoby to z ustalonego ryczałtu.

Przepisy jak również wypracowane do chwili obecnej zasady ustalania ryczałtu nie odnoszą się w sposób odrębny do kwestii pracy zdalnej hybrydowej. Należy tym samym przyjąć, że ryczałt będzie wypłacany za dni pracy zdalnej - wykonywanej w domu, z pominięciem dni których pracownik pracuje na terenie zakładu pracy - co nie wiąże się przykładowo z koniecznością korzystania z jego energii czy łącza internetowego.