Przypominamy obowiązki zespołu spisowego w związku z zakończeniem spisów z natury

Osoby materialnie odpowiedzialne powinny złożyć oświadczenie końcowe stwierdzające, że:

- nie wnoszą zastrzeżeń do kompletności i poprawności spisu oraz
- że ujęto w nim wszystkie znajdujące w rejonie spisowym składniki dokładnie w ich obecności lub z ich udziałem przeliczone, przemierzone i przeważone. Jeżeli osoby te wnoszą określone zastrzeżenia, należy je w tym momencie sprecyzować i zapisać, wraz z ich uzasadnieniem.

Polecamy szkolenie online:

• Zaczynamy inwentaryzację – co powinno się znaleźć w zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji

• Arkusz spisowy – wskazówki dotyczące wypełniania

Zespół spisowy w czasie spisu majątku obligatoryjnie dokonuje w porozumieniu z osobą materialnie odpowiedzialną oceny przydatności składników majątku służących do bieżącej działalności. Spisuje się je na oddzielnych arkuszach. W razie stwierdzenia składników zbędnych, nadmiernych, niepełnowartościowych itp. zespół spisowy (lub inny zespół powołany do tego celu) w porozumieniu z komisją inwentaryzacyjną oraz po zasięgnięciu opinii głównego księgowego opracowuje projekt ich wyceny i przedstawia wnioski w sprawie ich zagospodarowania.

Jedną z ostatnich czynności zespołu spisowego w związku z przeprowadzonym spisem z natury jest opracowanie sprawozdania z przebiegu spisu oraz poczynionych w związku z tym ustaleń i stwierdzeń. Do tego sprawozdania zespół spisowy dołącza komplet dokumentacji związanej ze spisem, a więc także arkusze spisowe wykorzystane, anulowane i niewykorzystane, protokoły kontroli kasy, rysunki, obmiary, obliczenia i inne materiały pomocnicze, spisy i protokoły wyceny artykułów niepełnowartościowych, nadmiernych i zbędnych, oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie. Sprawozdanie to wraz z załącznikami przekazywane jest przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

Ostatnią czynnością zespołu spisowego jest zwrócenie osobom materialnie odpowiedzialnym prowadzonej przez nie, lecz zabezpieczonej na czas spisu, ewidencji inwentaryzowanych składników.

Na arkuszach spisu następnie dokonuje się wyceny składników majątku oraz ustala łączną ich wartość z podziałem według kont syntetycznych, na których składniki te są ewidencjonowane.

Można jednak:
- nie wyceniać składników majątku bezpośrednio na arkuszach spisu, jeżeli w zbiorczych zestawieniach arkuszy spisu ujęte będą wszystkie spisane składniki majątku z określeniem ich ilości, ceny i wartości;
- zaniechać wyceny akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych oraz rzeczowych składników majątku na arkuszach spisu, jeżeli składniki te są ujęte w urządzeniu ewidencyjnym zawierającym informację o ich ilości i wartości w dniu, na który przypadł termin inwentaryzacji, a więc umożliwiającym ustalenie również wartościowych różnic inwentaryzacyjnych.

Przy wycenie spisanych składników majątku stosuje się zasady określone w art. 28 ust. 1 uor.

Arkusze spisowe, jak również inne dokumenty inwentaryzacyjne, przechowywane są przez okres 5 lat od przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji.

Informatyczne wspomaganie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury przyspiesza przebieg spisu i zmniejsza ryzyko błędów.

Wspomaganie może polegać między innymi na:
a) elektronicznym wypełnianiu przez zespoły spisowe dokumentacji inwentaryzacyjnej, przede wszystkim arkuszy spisowych,
b) korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury lub podobnej funkcji w systemach księgowych, w szczególności zapewniających bieżące wykazywanie wyników spisu oraz tworzenie dokumentacji spisowej, w tym ustalanie różnic inwentaryzacyjnych,
c) przeprowadzaniu spisu za pomocą mobilnych urządzeń – skanerów,
pod warunkiem uprzedniego oznaczenia składników zapasów stanowiących przedmiot spisu odpowiednimi kodami (oznaczeniami) identyfikującymi; skanery stosuje się do identyfikacji liczenia składników zapasów (nie zapewniają one ustalenia wagi ani objętości); kolejne etapy spisu (sporządzanie arkuszy, ustalanie różnic) również następują z użyciem oprogramowania.

Inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury w całości wspomaganą informatycznie przeprowadza się z zachowaniem wspomnianych zasad. Przed przystąpieniem do spisu niezbędne jest uzgodnienie danych o zapasach zapisanych w skanerach z centralną bazą danych (bieżącą ewidencją księgową) i autoryzacja członków zespołu spisowego, aby umożliwić im korzystanie ze skanerów.

Polecamy wory dokumentów związane z inwentaryzacją:

• Arkusz spisu z natury środków trwałych
• Decyzja kierownika jednostki w sprawie różnic inwentaryzacyjnych
• Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie po przeprowadzeniu spisu
• Oświadczenie w sprawie uzgodnienia ewidencji
• Oświadczenie wstępne
• Oświadczenie wstępne osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie odnośnie przygotowania do spisu z natury w magazynie
• Pismo dotyczące wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych

Uzgodnienie dotyczy symboli (indeksów) składników zapasów, jednostek miary i ewentualnie opisu ich cech i lokalizacji, jeżeli są one weryfikowane podczas spisu. W czasie spisu zespół spisowy skanuje kody i weryfikuje odczytane przez skaner szczegółowe informacje o spisywanym składniku zapasów, np. jego cechy zewnętrzne, termin przydatności, umiejscowienie w magazynie.

Stany i kody (oznaczenia) identyfikujące składniki zapasów są automatycznie zapisywane w pamięci skanerów, przy czym zespół spisowy nie ma możliwości modyfikowania tych zapisów.

Po zakończeniu spisu wynik skanowania jest przekazywany do centralnego systemu informatycznego w celu sporządzenia arkuszy spisowych lub równoważnych im  dokumentów. Ujawnione w trakcie spisu składniki zapasów o kodach nieujętych w bazie danych skanerów lub pozbawione kodu są spisywane według ogólnych zasad na papierowym arkuszu spisowym. Dokumenty spisowe są podpisywane elektronicznie albo tradycyjnie, w zależności od przyjętego w systemie sposobu autoryzacji.

W razie informatycznego wspomagania inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury na podstawie informacji odczytywanych lub wprowadzanych do systemu informatycznego jest tworzona baza danych o spisanych zapasach, zawierająca co najmniej informacje wykazywane w arkuszach spisowych. Powstała baza danych wymaga zabezpieczenia w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek zmianę rezultatów spisu. Na podstawie tej bazy są tworzone w formie elektronicznej zestawienia końcowe (wydruki lub tabele), zawierające dane ustalone przez jednostkę. W zależności od stopnia złożoności użytkowanego

informatycznego systemu inwentaryzacyjnego zestawienia końcowe mogą zawierać:
a) podstawowe informacje o spisanych składnikach zapasów podawane w arkuszach spisowych,
b) dane o ewidencyjnych stanach zapasów, pochodzące z informatycznego systemu inwentaryzacyjnego (są one niedostępne w trakcie spisu członkom zespołu spisowego, lecz dostępne w momencie przetwarzania zebranych danych) i zestawienia zbiorcze, zawierające ilościowe różnice inwentaryzacyjne (niedobory i nadwyżki), które podlegają wycenie, wyjaśnieniu i rozliczeniu,
c) dane wartościowe (wartość zapasów oraz kwota różnic inwentaryzacyjnych) – w przypadku zintegrowania – także w zakresie wyceny – informatycznego systemu inwentaryzacyjnego z ewidencją księgową zapasów.