Przygotuj się na zmiany w ustawie o rachunkowości 2021/2022

Już wkrótce zmieni się format sprawozdawczy, a także sposób podpisywania i przekazywania informacji. Wprowadzone zmiany z jednej strony mają na celu ułatwienie wykonywania obowiązków, jakie ciążą na jednostkach, a z drugiej strony służą użytkownikom, którzy będą mogli szybciej pobierać, analizować i interpretować potrzebne im dane.

Jedną z kluczowych zmian dotyczy podpisywania sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności. Pojawią się ułatwienia dla jednostek kierowanych przez organ wieloosobowy, które ze względów organizacyjno-technicznych mają trudności z realizacją swoich ustawowych obowiązków. Przy czym nowe rozwiązania w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych mają charakter dobrowolny, zatem jednostki, które stosują własną praktykę w zakresie podpisywania zmian sprawozdań finansowych, nie będą odczują negatywnych konsekwencji.

15 września Sejm podjął prace nad kolejnymi zmianami w prawie bilansowym. Są to zmiany w ustawie o rachunkowości, ale ze względu, że ich część nowego dotyczy formatu sprawozdań mają też znaczenie dla podmiotów stosujących międzynarodowe standardy rachunkowości. Poznaj zmiany, które będą obowiązywały już przy sprawozdaniach za 2021 rok, ponieważ wejdą (wg założeń od 1 stycznia 2022r.)

Zmiany będą dotyczyć szeregu przepisów. Zmienia się przede wszystkim zapisy w:

• ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217),

• ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406, z późn. zm.),

• ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2021 r. poz. 112, z późn. zm.),

• ustawie z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1415),

• ustawie z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz. U. z 2021 r. poz. 737, z późn. zm.).

Te ostatnie regulacje dotyczą przede wszystkim zasad przeprowadzania kontroli przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego a więc dotkną firm audytorskich i w konsekwencji pośrednio poddających swoje sprawozdania badaniu przez biegłego rewidenta.

Zmiany, jakie będą wprowadzone do sprawozdawczości są wynikiem rozwoju technologii cyfrowych. Z jednej strony możliwość korzystania z nowoczesnych narzędzi informatycznych sprawia, że jednostki łatwiej mogą wywiązywać się ze swoich obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sporządzania sprawozdań finansowych. Natomiast użytkownicy tych sprawozdań mogą w szybki sposób pobierać, analizować i interpretować potrzebne im dane. Nowe regulacje są właśnie odpowiedzią na oczekiwania użytkowników sprawozdań, których chcą, aby dane im dostarczane były jeszcze bardziej przykazane pod względem informatycznym do ich przetwarzania. Zmiany, jakie będą wprowadzone dotyczą przede wszystkim formatu sprawozdawczego, sposobu podpisywania i przekazywania informacji.

Unia Europejska wprowadziła już przepisy mające na celu ułatwienie dostępności i porównywalności sprawozdań finansowych. Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2019/815 z dnia 17 grudnia 2018 r. uzupełniające dyrektywę 2004/109/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w odniesieniu do regulacyjnych standardów technicznych dotyczących specyfikacji jednolitego elektronicznego formatu raportowania tzw. ESEF - ang. European Single Electronic Format (Dz. Urz. UE L 143 z 29.05.2019, str. 1, z późn. zm.) weszło w życie 18 czerwca 2019 r. Na jego mocy emitenci, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym mają obowiązek sporządzać swoje roczne raporty finansowe, w skład, których wchodzą także sprawozdania finansowe, w formacie XHTML. W przypadku gdy raport emitenta zawiera skonsolidowane sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z MSR, należy oznakować takie sprawozdanie przy użyciu języka znaczników Inline XBRL. Rozwiązanie to ma na celu zwiększenie przejrzystości, dostępności i porównywalności sprawozdań finansowych sporządzanych przez spółki giełdowe oraz ułatwienie analizy tych sprawozdań.

Przy czym omawiane nie odnoszą się do formatu i zakresu śródrocznych sprawozdań emitentów (zarówno na poziomie jednostkowym, jak i skonsolidowanym). Zagadnienie to pozostaje poza zakresem przedmiotowym ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Ponadto przepisy rozporządzenia 2019/815 nie nakładają obowiązku sporządzania śródrocznych raportów finansowych zgodnie z wymogami ESEF przez emitentów.

Przepisy rozporządzenia 2019/815 generalnie mają zastosowanie do raportów rocznych zawierających sprawozdania finansowe za lata obrotowe rozpoczynające się 1 stycznia 2020 r. lub później, zatem sporządzanych nie wcześniej niż na dzień bilansowy przypadający na dzień 31 grudnia 2020 r. Ale ze względu na ograniczenia związane z pandemią wirusa COVID-19, Parlament Europejski i Rada 16 lutego 2021 r. przyjęły rozporządzenie zmieniające rozporządzenie (UE) 2017/1129 w odniesieniu do prospektu UE na rzecz odbudowy i ukierunkowanych zmian dotyczących pośredników finansowych oraz dyrektywę 2004/109/WE w odniesieniu do jednolitego elektronicznego formatu raportowania rocznych raportów finansowych w celu wsparcia odbudowy po kryzysie związanym z COVID-19 (Dz. Urz. UE L 68 z 26.02.2021, str. 1). Na mocy przepisów tego rozporządzenia państwo członkowskie może zezwolić emitentom na stosowanie wymogu w zakresie raportowania do lat obrotowych rozpoczynających się w dniu 1 stycznia 2021 r. lub po tym dniu. Warunkiem skorzystania z opcji było powiadomienie Komisji o zamiarze takiego opóźnienia. Polska notyfikowała zamiar skorzystania z ww. opcji 15 marca 2021 r.

Dziś zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości wszystkie jednostki sporządzają sprawozdania finansowe (jednostkowe i skonsolidowane) w postaci elektronicznej (art. 45 ust. 1f ustawy). Część z nich korzysta ze schem udostępnianych w BIP Ministerstwa a część nie. Mianowicie jednostki:

1. wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) – sporządzają sprawozdania finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (art. 45 ust. 1g ustawy);

2. sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z MSR – sporządzają sprawozdania finansowe w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (art. 45 ust. 1h ustawy), co oznacza, że sprawozdania te mogą być sporządzane w dowolnym formacie elektronicznym, np. PDF.

W konsekwencji zgodnie z aktualnym brzmieniem ustawy emitenci sporządzają sprawozdania finansowe oraz składają je do KRS w następujących formatach:

1. jednostkowe sprawozdania finansowe według ustawy – w formacie XML z załączonymi plikami PDF;

2. jednostkowe sprawozdania finansowe według MSR – w dowolnym formacie elektronicznym;

3. skonsolidowane sprawozdania finansowe według MSR – w dowolnym formacie elektronicznym.

Z kolei emitenci oraz podmioty pozagiełdowe, sporządzające swoje sprawozdania finansowe zgodnie z MSR, sporządzają sprawozdania z działalności w dowolnej formie elektronicznej (art. 49 ust. 7 i art. 63d ustawy).

Natomiast myśl rozporządzenia 2019/815 emitenci powinni sporządzać swoje raporty roczne, a więc także sprawozdania finansowe, które wchodzą w skład tego raportu, w formacie XHTML. W przypadku sprawozdań skonsolidowanych należy je oznakować przy użyciu standardu Inline XBRL. Pojawiła się zatem konieczność zmiany w tym zakresie. Jej celem jest ujednolicenie przepisów uor w zakresie stosowania jednego formatu elektronicznego przy sporządzaniu sprawozdań finansowych przez emitentów. Dodatkowe propozycje zmian w ustawie odnoszą się do jednostek niebędących emitentami, ale sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSR. Konieczne jest też ujednolicenie przepisów dotyczących formatów e-sprawozdań finansowych tych jednostek, co zwiększy ich użyteczność. Umożliwi to również stosowanie jednolitych formatów w ramach grup kapitałowych, w których część jednostek zależnych to jednostki niebędące emitentami.

Po pierwsze w słowniczku uor tj. w art. 3 w ust. 1 ustawywprowadzony zostanie skrót dla rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2019/815, w którym został określony jednolity elektroniczny format raportowania stosowany przez emitentów do sporządzania rocznych raportów finansowych. Ponadto zostaje wprowadzona do słowniczka definicja „formatu przeszukiwanego”, tj. formatu, który umożliwia zapisanie dokumentu elektronicznego w sposób pozwalający na przeszukiwanie oraz kopiowanie danych w nim zawartych. Projekt przewiduje wprowadzenie pojęcia „formatu przeszukiwanego” jako jednego z formatów sporządzenia sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności przez jednostki, niebędące emitentami, które sporządzają swoje sprawozdania finansowe zgodnie z MSR. Bezpośrednio odniesienie do sprawozdań jednostkowy zostaje ujęte w nowym art. 45 ustawy dodaje się ust. 1ga, na podstawie którego emitenci sporządzający roczne sprawozdania finansowe w oparciu o polskie standardy rachunkowości, jak również zgodnie z MSR, będą sporządzać swoje sprawozdania finansowe, które stanowią część raportu rocznego, w formacie stosowanym dla celów rocznego raportu finansowego, o którym mowa w rozporządzeniu 2019/815 (XHTML). Oznacza to iż emitenci będą sporządzać sprawozdania finansowe dla różnych celów w jednym formacie elektronicznym.

Z kolei na podstawie art. 45 ust. 1h uor jednostki niebędące emitentami i sporządzające swoje sprawozdania finansowe zgodnie z MSR będą mogły sporządzać sprawozdania finansowe w formacie stosowanym przez tę jednostkę dla celów rocznego raportu finansowego, o którym mowa w rozporządzeniu 2019/815 (XHTML), lub w innym formacie przeszukiwalnym. Podkreślić należy iż wiele formatów plików danych, w których jednostki te mogą obecnie sporządzać sprawozdania finansowe (np. PDF, DOCX), pozwala na zapisanie w nich informacji zarówno w formacie przeszukiwalnym (w formie tekstu), jak i nieprzeszukiwalnym (w formie obrazu). Wprowadzenie formatu przeszukiwalnego, jako alternatywy dla formatu XHTML, oznacza, że sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone w takiej postaci, która umożliwi automatyczne przeszukanie tego sprawozdania. Z jednej strony przyczyni się to do zwiększenia dostępu do danych zawartych w sprawozdaniach finansowych, umożliwienia ich porównywalności oraz ułatwienia analizy informacji. Z drugiej podmiotom zostanie pozostawiona swoboda wyboru rozwiązań informatycznych a to może oznaczać dla nich niższe koszty przygotowania tych danych.

W zakresie sprawozdania z działalności jednostki i grupy kapitałowej zgodnie ze zmianami w art. 49 oraz art. 55 ustawy będą sporządzane:

1. W przypadku emitentów sporządzających swoje sprawozdania finansowe zgodnie z MSR – w formacie XHTML, tj. stosowanym dla celów rocznego raportu finansowego, o którym mowa w rozporządzeniu 2019/815;

2. w przypadku pozostałych jednostek sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSR – w formacie XHTML lub innym formacie przeszukiwalnym.

Na mocy dodanego w art. 63c ust. 2c uor emitenci sporządzający statutowe skonsolidowane sprawozdanie finansowe będą mieli obowiązek stosowania formatu XHTML, określonego w rozporządzeniu 2019/815, oraz znakowania tych sprawozdań przy użyciu języka znaczników Inline XBRL w określonych terminach. Oznacza to dla nich, iż w pierwszej kolejności znakowaniu zgodnie z XBRL będą podlegały podstawowe elementy skonsolidowanego sprawozdania finansowego. A potem (zgodnie z załącznikiem II do rozporządzenia 2019/815) – po 1 stycznia 2022 r. – znakowaniu będzie podlegać także informacja dodatkowa do sprawozdania finansowego.

Natomiast jednostki pozagiełdowe, sporządzające swoje skonsolidowane sprawozdania finansowe zgodnie z MSR, będą sporządzać te sprawozdania w formacie stosowanym dla celów rocznego raportu finansowego, o którym mowa w rozporządzeniu 2019/815 (XHTML), lub innym formacie przeszukiwalnym. Dodatkowo jednostki takie będą miały możliwość znakowania tych sprawozdań zgodnie z wymogami rozporządzenia 2019/815.

Zmianą ważną dla wszystkich podmiotów są regulacje dotyczące podpisywania sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności. Regulacje te mają na celu wprowadzenie ułatwień dla jednostek kierowanych przez organ wieloosobowy, które ze względów organizacyjno-technicznych mają trudności z realizacją swoich ustawowych obowiązków. Jednocześnie przez wprowadzenie dobrowolności stosowania nowych rozwiązań projekt nie będzie miał negatywnego wpływu na jednostki, które posiadają wypracowaną i utrwaloną praktykę w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych.

Dotychczas sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. W przypadku, gdy członków organu wieloosobowego jest kilku lub kilkunastu, konieczność podpisania elektronicznie sprawozdania może powodować problemy o charakterze organizacyjnym i technicznym. Na przykład poprawne podpisanie sprawozdania w przypadku korzystania z różnych rodzajów podpisów elektronicznych – złożenia ich w określonej konfiguracji.

Zmiany mają na celu wprowadzenie ułatwień dla jednostek kierowanych przez organ wieloosobowy. Zgodnie z nimi umożliwione będzie tylko podpisanie sprawozdań, przez co najmniej jednego członka organu wieloosobowego. Pozostali członkowie zarządu wieloosobowego będą mieli możliwość składania oświadczeń potwierdzających, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Ma to na celu nadanie tego samego skutku prawnego zarówno w przypadku złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym, jak i w przypadku złożenia oświadczenia. W przypadku skorzystania z tej możliwości osoba podpisująca sprawozdanie finansowe, wchodząca w skład organu wieloosobowego, musi uzyskać od pozostałych członków organu wieloosobowego oświadczenia potwierdzające, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmowę złożenia takiego oświadczenia. W przypadku odmowy złożenia oświadczenia zastosowano rozwiązanie analogiczne do obecnie obowiązujących przepisów w zakresie odmowy podpisania sprawozdania finansowego, tj. konieczność sporządzenia pisemnego uzasadnienia odmowy złożenia oświadczenia. Odmowa złożenia oświadczenia będzie traktowana, jako równoznaczna z odmową podpisania sprawozdania finansowego, co oznacza, że będzie musiała zostać uzasadniona. Zarówno oświadczenie, jak i odmowa złożenia oświadczenia (wzorem odmowy podpisu) będą dołączane do sprawozdania finansowego.

Powyższe rozwiązanie ma na celu zapewnienie, że dokumenty te dotyczą „ostatecznego” sprawozdania finansowego przekazanego do badania przez biegłego rewidenta lub do zatwierdzenia przez organy zatwierdzające. Zmiany zakładają, iż ww. oświadczenia oraz odmowy złożenia tych oświadczeń będą sporządzane w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem, Jeżeli te dokumenty zostaną sporządzone w postaci papierowej, to jedna z osób wchodzących w skład wieloosobowego organu kierującego jednostką będzie zapewniała sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów. Zarówno podpisanie sprawozdania, jak i złożenie oświadczenia będzie nieść ze sobą jednakowe skutki w zakresie odpowiedzialności członka organu zarządzającego, który, podpisując sprawozdanie lub składając oświadczenie, potwierdza, że sprawozdanie zostało sporządzone zgodnie z wymogami ustawy. Zasady te dotyczyć będą też sprawozdania z działalności i innych sprawozdań, do których stosuje się przepisy art. 52 uor, a więc skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej oraz skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej.

A więc po zmianach wprowadzonych w art. 52 uorpodpisanie sprawozdania finansowego oraz innych sprawozdań stanowić będzie potwierdzenie, że sprawozdania te spełniają wymagania przewidziane w ustawie.

Co istotne zgodnie ze zmienionym art. 69 ustawy dodano w zakresie składania sprawozdań do KRS obowiązek złożenia określonych dokumentów (odmowy podpisania sprawozdania finansowego, oświadczenia składanego przez osoby wchodzące w skład organu wieloosobowego o spełnianiu przez sprawozdanie finansowe wymagań przewidzianych w ustawie oraz odmowy złożenia tego oświadczenia) do właściwego rejestru sądowego. Odmowa złożenia oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, jest składana wraz z jego uzasadnieniem.

Na koniec warto jeszcze wskazać, iż zgodnie z nowelizacją art. 74 ust. 1 uor oświadczenie lub jego odmowę należy przechowywać tak jak sprawozdania finansowe.

Obecnie konsolidacją można nie obejmować jednostki zależnej w szczególności wtedy, gdy udziały tej jednostki zostały nabyte, zakupione lub pozyskane w innej formie, z wyłącznym ich przeznaczeniem do późniejszej odprzedaży, w terminie jednego roku od dnia ich nabycia, zakupu lub pozyskania. Oznacza to, że w przypadku, gdy udziały tej jednostki nie zostaną zbyte w ciągu 1 roku od dnia ich nabycia, zakupienia czy pozyskania, to taką jednostkę zależną należy objąć konsolidacją. Pojawiła się konieczność doprecyzowania tego przepisu w odniesieniu do takich podmiotów jak Alternatywne Spółki Inwestycyjne (ASI). Wskazano, iż te podmioty będą mogły korzystać z tego zwolnienia konsolidacji wszystkich jednostek zależnych, których udziały zostały nabyte, zakupione lub pozyskane w innej formie, z wyłącznym ich przeznaczeniem do późniejszej odprzedaży niezależnie od okresu, na jaki weszła ona w ich posiadanie. Wynika to z faktu, iż celem działalności ASI jest prowadzenie działalności inwestycyjnej polegającej na inwestowaniu środków pozyskanych od inwestorów w celu generowania maksymalnych zwrotów z tych środków. Spółki portfelowe są nabywane wyłącznie w celu ich odsprzedaży w późniejszym okresie, a nie w celu prowadzenia działalności tych spółek i uzyskiwania przychodów w ramach istniejącej grupy.

Dla użytkowników sprawozdań tych podmiotów ważna jest informacja o wartości godziwej poszczególnych spółek portfelowych ASI na dzień wyceny a nie wartości ze skonsolidowanego sprawozdania.

Zmiany, jakie zostaną wprowadzone w art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych wynikają ze zmian w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych. Bedzie obowiązek składania Szefowi KAS określonych dokumentów: odmowy podpisania sprawozdania finansowego, oświadczenia składanego przez osoby wchodzące w skład organu wieloosobowego o spełnianiu przez sprawozdanie finansowe wymagań przewidzianych ustawą oraz odmowy złożenia tego oświadczenia. Ponadto wydłużony zostaje termin na złożenie sprawozdania do Szefa KAS do 15 dni (z obecnych 10 dni).

Tak jak dotychczas sprawozdania będą składane prze podatników, których sprawozdania nie są składane do KRS, ale doprecyzowano, iż zwolnieniu też z tego obowiązku zostali podatnicy zwolnieniu podmiotowo z podatku dochodowego ( np. jednostki budżetowe czy rodzinne ogrody działkowe), Jeśli sprawozdania finansowe nie są objęte obowiązkiem badania, sprawozdania z badania nie składa się do Szefa KAS.

Zmiany w ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym polegają na wprowadzeniu podstaw prawnych do składania do Krajowego Rejestru Sądowego elektronicznych kopii dokumentów (oświadczeń, odmów złożenia oświadczenia oraz odmów złożenia podpisu, do których ma zastosowanie art. 52 ust. 2 i 2b uor), które w oryginale zostały sporządzone w postaci papierowej, a następnie zostały odwzorowane elektronicznie (zeskanowane). Wskazane dokumenty przy ich składaniu do Krajowego Rejestru Sądowego będą podpisywane przez osobę dokonującą zgłoszenia.