Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna wpisana na stałe do Kodeksu pracy

Kodeksowa regulacja pracy zdalnej uregulowana została w nowym rozdziale IIc (art. 67¹⁸ - art. 67³⁴), dodanym do działu drugiego Kodeksu pracy. Praca taka może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

W myśl nowych przepisów Kodeksu pracy uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej

Nowe przepisy Kodeksu pracy o pracy zdalnej przewidują wykonywanie tej pracy na odległość:

• na podstawie polecenia pracodawcy (polecenie takie może być wydane w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej - jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej),

• na podstawie porozumienia pracodawcy z działającymi w zakładzie pracy związkami zawodowymi,

• na podstawie ustalonego przez pracodawcę regulaminu pracy zdalnej (w zależności od okoliczności – pracodawca konsultuje regulamin z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w zakładzie, gdy w firmie nie działają związki zawodowe albo pracodawca ustala go samodzielnie uwzględniając ustalenia poczynione ze związkami zawodowymi w toku uzgadniania porozumienia w sprawie pracy zdalnej, gdy w terminie 30 dni od przedstawienia projektu porozumienia nie doszło do jego zawarcia),

• na podstawie uzgodnień pomiędzy stronami na etapie nawiązywania stosunku pracy ,

• na podstawie wniosku pracownika (w czasie trwania stosunku pracy),

• z inicjatywy pracodawcy (w czasie trwania stosunku pracy),

• jako praca zdalna okazjonalna (maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym).

W przypadku podjęcia pracy zdalnej każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.

W takiej sytuacji strony powinny ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

W myśl nowych przepisów pracodawca jest obowiązany:

1. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć koszty z tym związane, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;

3. pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu z pracownikiem dotyczącym wykonywania pracy zdalnej;

4. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w Kodeksie pracy. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

W myśl znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu z pracownikiem dotyczącym wykonywania pracy zdalnej.

Nowe przepisy Kodeksu pracy zakładają możliwość świadczenia tzw. okazjonalnej pracy zdalnej przez okres do 24 dni w roku kalendarzowym.

Po nowelizacji przepisów wniosek o okazjonalną pracę zdalną będzie mógł złożyć każdy pracownik, oczywiście pod warunkiem, że rodzaj pracy umożliwia jej świadczenie na odległość. Natomiast pracodawca nie musi akceptować takiego wniosku. Wniosek o okazjonalną pracę zdalną zasadniczo nie wiąże bowiem pracodawcy. Tym samym, niezależnie od przyczyny jego złożenia, pracodawca nie musi się na taką pracę godzić.

Okazjonalna praca na odległość wymaga wniosku pracownika. Nowelizacja nie precyzuje jednak, w jakim terminie pracownik powinien złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną. Teoretycznie więc może on zostać złożony nawet „z dnia na dzień” (np. w razie choroby dziecka), choć równie dobrze pracownik może go złożyć z większym wyprzedzeniem, np. kilka dni, a nawet kilka tygodni.