Ochrona firmy przed cyberprzestępczością - czy poniesione wydatki zaliczysz do kosztów podatkowych

Brak ochrony firmy przed atakami przestępców działających w cyberprzestrzeni może spowodować nieodwracalne szkody, od wycieku ważnych danych, np. przejęcia technologii przez konkurencję, czy utraty bazy klientów, co może skutkować również odpowiedzialnością na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych, przez zakłócenia w dostawach towarów i usług, aż po wyłudzenia płatności, względnie kradzież środków finansowych z rachunku bankowego firmy.

Dlatego nie ulega wątpliwości, że wydatki na taką ochronę, w tym zakup zapewniającego ją oprogramowania, mogą stanowić dla przedsiębiorców koszty podatkowe – jako poniesione w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (zob. art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).

W przypadku rozwiązań informatycznych w postaci programów antywirusowych i podobnych przedsiębiorcy z reguły kupują licencje na ich użytkowanie (tzw. użytkownik nie staje się właścicielem oprogramowania, ma natomiast możliwość korzystania z niego). Tego rodzaju składniki majątkowe należy rozpatrywać pod kątem spełniania warunków do ich uznania za wartości niematerialne i prawne. Nabyta licencja jest uznawana za wartość niematerialną i prawną, jeżeli:

• nadaje się ona do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania,

• przewidywany okres jej używania jest dłuższy niż 1 rok,

• będzie wykorzystywana na potrzeby związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą albo oddana do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu (art. 22b ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT i art. 16b ust. 1 pkt. 5 ustawy o CIT).

Jeśli program antywirusowy spełnia przedstawione warunki, to zasadniczo powinien być ujęty w firmowej ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Wówczas wydatków na jego zakup nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio, lecz w formie odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od jego wartości początkowej.

Wartość początkową programu komputerowego (licencji) najczęściej wyznacza cena jego nabycia. Przepisy stanowią, że jest to kwota należna zbywcy powiększona o koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania go do używania (w szczególności m.in. o koszty transportu, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych) oraz pomniejszoną o podlegający odliczeniu VAT (art. 22g ust. 3 ustawy o PIT i art. 16g ust. 3 ustawy o CIT).

Ponieważ przepisy te jedynie przykładowo wymieniają rodzaje kosztów, o które wolno powiększyć wartość początkową nabytego składnika majątku, w praktyce mogą tutaj wchodzić w grę również inne wydatki poniesione przed przekazaniem go do używania w firmie.

Amortyzacji dokonuje się na zasadach określonych w art. 22h-22m ustawy o PIT (art. 16h–16m ustawy o CIT). Zgodnie z tymi przepisami okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od programów komputerowych (licencji) nie może być krótszy niż 24 miesiące (art. 22m ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT i art. 16m ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT).

Oznacza to, że stawka amortyzacji takich składników majątku firmy wynosi 50% rocznie. Przy czym nie jest dopuszczalne jej obniżanie ani podwyższanie na podstawie art. 22i ustawy o PIT (art. 16i ustawy o CIT), ponieważ możliwość ta dotyczy wyłącznie środków trwałych. Nie jest natomiast przewidziana w odniesieniu do wartości niematerialnych i prawnych.

Należy również mieć na uwadze to, że amortyzacji programów (licencji) wolno dokonywać wyłącznie przy zastosowaniu liniowej metody amortyzacji. Nie jest więc możliwe np. zastosowanie do takich składników majątku degresywnej metody amortyzacji czy amortyzacji jednorazowej na podstawie art. 22k ust. 7 ustawy o PIT (art. 16k ust. 7 ustawy o CIT) – które również przewidziano tylko dla niektórych środków trwałych.

PRZYKŁAD 1.

Spółka „X” w październiku 2022 roku zakupiła licencję na użytkowanie komputerowego programu antywirusowego. Cena jego zakupu wyniosła 900 zł, zaś koszt instalacji 60 zł. Oprogramowanie zapewniające ochronę dla 5 urządzeń spełnia warunki do uznania go za wartość niematerialną i prawną w firmie. W tym samym miesiącu jednostka przekazała je do używania, po wpisaniu do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Począwszy od listopada 2022 roku spółka rozpoczęła dokonywanie odpisów amortyzacyjnych od jego wartości początkowej, która wyniosła 960 zł (tj. 900 zł + 60 zł == 560 zł). Wysokość miesięcznego odpisu amortyzacyjnego to 40 zł [tj. (960 zł × 50%) : : 12 miesięcy = 40 zł)]. Z kolei wartość rocznego odpisu wynosi 480 zł.

Zasadą jest, że ww. odpisy podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych począwszy od miesiąca następującego po wprowadzeniu takiego składnika do wspomnianej ewidencji, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z jego wartością początkową. W ten sposób zasadniczo należy również rozliczać wydatki poniesione na ewentualne przedłużenie licencji.