Jak system workflow wspiera procesy sprzedażowe w firmie?

Badania wskazują, że ponad 80% liderów biznesu szuka rozwiązań do automatyzacji procesów sprzedażowych. Dlaczego? Ponieważ zdają sobie sprawę, że usprawnienie procesów zarządzania sprzedażą jest niezbędne do zwiększenia wydajności handlowców. Systemy workflow pomagają sfinalizować więcej transakcji, automatyzując rutynowe zadania, takie jak generowanie ofert, wycen czy tworzenia umów. Dzięki temu pracownicy mogą poświęcić więcej czasu na działania o wysokiej wartości, które generują przychody.

Na pierwszym etapie procesu sprzedażowego, systemy workflow, takie jak Vario, pomagają w rejestracji zapytań ofertowych z różnych źródeł, takich jak e-mail, zeskanowane dokumenty czy portale publiczne. Na podstawie zebranych danych i klasyfikacji zapytania, system pozwala na wygenerowanie oferty na podstawie opracowanych wcześniej wzorców, wraz z całym zestawem dokumentacji uzupełniającej.

Po oznaczeniu oferty jako zaakceptowanej, proces sprzedażowy przechodzi do następnego etapu - wygenerowania umowy. Systemy workflow, takie jak Vario, automatycznie wypełniają dane umowy i przenoszą istotne informacje do treści wzorca umowy. Dokument trafia następnie do akceptacji przez odpowiednie osoby w organizacji zgodnie z wcześniej zaprojektowaną ścieżką, a następnie dochodzi do etapu składania podpisów, w tym podpisów elektronicznych. Możliwość przesłania umowy do podpisu elektronicznego przez kontrahenta znacząco przyspiesza obieg umów sprzedażowych, sprzyjając szybkiej realizacji transakcji.

Wszystkie etapy procesu sprzedażowego są rejestrowane, a także kojarzone z konkretnym kontrahentem, co ułatwia zarządzanie relacjami z klientami. Systemy workflow wspierają użytkownika również w generowaniu korespondencji i automatycznej rejestracji kontaktów z kontrahentem. Istotne daty są automatycznie umieszczane w kalendarzu, a system ustawia przypomnienia i alerty przed upływem krytycznych terminów.

Współczesne systemy workflow znacząco usprawniają procesy sprzedażowe w firmach, pozwalając handlowcom skupić się na najważniejszych aspektach swojej pracy. Automatyzacja rutynowych zadań, zarządzanie umowami z podpisem elektronicznym oraz wsparcie w zarządzaniu kontaktem z klientem, to tylko niektóre z korzyści, które przynoszą systemy workflow. Stosując je, organizacje mogą znacząco zwiększyć efektywność swojego działu sprzedaży.