Grupy VAT od 1 stycznia 2023 r. - jak przygotować się na nowe przepisy

Zgodnie z ustawową definicją (art. 2 pkt 47 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r., dalej zwanej „ustawą”), przez grupę VAT rozumie się grupę podmiotów powiązanych finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie, zarejestrowaną jako podatnik podatku. Podatnicy w celu utworzenia grupy VAT muszą zawrzeć stosowną umowę.

Umowa o utworzeniu grupy VAT jest sporządzana na piśmie i zawiera co najmniej:

1) nazwę grupy VAT z dodatkowym oznaczeniem „grupa VAT” lub „GV”;

2) dane identyfikacyjne podatników tworzących grupę VAT, w tym dane dotyczące oddziału w przypadku podatnika nieposiadającego siedziby na terytorium kraju oraz wysokość kapitału zakładowego każdego z tych podatników,

3) wskazanie przedstawiciela grupy VAT, wyznaczonego spośród jej członków,

4) dane identyfikacyjne udziałowców (akcjonariuszy) i wysokość ich udziału w kapitale zakładowym podatników tworzących grupę VAT, posiadających ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym tych podatników,

5) wskazanie okresu, na jaki grupa VAT została utworzona, nie krótszego niż 3 lata.

Powyższe wymogi to minimum ustawowe. Z uwagi na specyficzny sposób rozliczania podatku VAT, a co za tym idzie, odpowiedzialność podatkową – umowa powinna dokładnie regulować odpowiedzialność członków grupy oraz wzajemne rozliczenia podatku.

Założenie grupy VAT nie jest przesadnie sformalizowane ani skomplikowane. Grupę VAT mogą utworzyć podatnicy:

1) posiadający siedzibę na terytorium kraju lub

2) nieposiadający siedziby na terytorium kraju, w zakresie, w jakim prowadzą działalność gospodarczą na terytorium kraju za pośrednictwem oddziału położonego na terytorium kraju.

Warto zwrócić uwagę, że ustawa nie zawęża udziału w grupie jedynie do spółek handlowych. Tak więc grupę mogą tworzyć zarówno spółki handlowe, jak i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą czy inni podatnicy (np. fundacje). Grupa VAT nie może być członkiem innej grupy VAT. Co ważne, grupa VAT nie może być rozszerzona o innych członków ani pomniejszona o któregokolwiek z członków wchodzących w jej skład. Tak więc skład założonej grupy VAT jest niezmienny, stąd konieczność ostrożności przy wyborze członków grupy.

W strukturze grupy istotną funkcję pełni przedstawiciel grupy VAT. Przedstawiciel grupy VAT to podmiot reprezentujący grupę VAT w zakresie obowiązków tej grupy. To on reprezentuje grupę VAT w zakresie praw i obowiązków tej grupy.

W myśl przepisu art. 15a ust. 12 ustawy, grupa VAT nabywa status podatnika z dniem wskazanym w umowie o utworzeniu grupy VAT. Nie wcześniej jednak niż z dniem dokonania rejestracji, o której mowa w art. 96 ust. 4 (naczelnik urzędu skarbowego po weryfikacji danych podanych w zgłoszeniu rejestracyjnym rejestruje podatnika jako podatnika VAT czynnego lub podatnika VAT zwolnionego).

W celu rejestracji grupy VAT przedstawiciel grupy VAT składa zgłoszenie rejestracyjne do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla tego przedstawiciela, wraz z umową o utworzeniu grupy VAT. Naczelnik urzędu skarbowego nie dokonuje rejestracji grupy VAT jako podatnika VAT, jeżeli nie są spełnione warunki uznania grupy VAT za podatnika, i zawiadamia o braku rejestracji przedstawiciela grupy VAT.

Z chwilą rejestracji grupy VAT jako podatnika naczelnik urzędu skarbowego, z urzędu, wykreśla z rejestru jako podatnika VAT członka grupy VAT. Tak więc każdy z członków grupy niejako przestaje być podatnikiem, bowiem od chwili rejestracji grupy to grupa jest jednym podatnikiem.

Należy mieć na uwadze, że naczelnik urzędu skarbowego z urzędu wykreśla z rejestru jako podatnika VAT grupę VAT, która utraciła status podatnika, i zawiadamia o wykreśleniu przedstawiciela grupy VAT. Grupa VAT traci status podatnika:

- z dniem poprzedzającym dzień wystąpienia zmian w stanie faktycznym lub w stanie prawnym skutkujących naruszeniem warunków uznania grupy VAT za podatnika,

- z upływem terminu, na jaki została utworzona.

Z uwagi na powyższe, bardzo istotne staje się kontrolowanie zachowania powiązań w stopniu wymaganym przez przepisy Ustawy. Przedstawiciel grupy VAT jest obowiązany zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego zmiany w stanie faktycznym lub prawnym skutkujące naruszeniem warunków uznania grupy VAT za podatnika, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych zmian.

W momencie wykreślenia z rejestru grupy VAT naczelnik urzędu skarbowego przywraca zarejestrowanie członka tej grupy VAT jako podatnika VAT ze statusem takim, jaki posiadał przed dniem wykreślenia, bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego. Tak więc na wypadek wyrejestrowania grupy VAT wszyscy jej członkowie powinni powrócić automatycznie to swojego statusu podatkowego sprzed rejestracji grupy.

Zasady opodatkowania grupy VAT reguluje nowy Rozdział 2b „Opodatkowanie w grupie VAT” zawarty w DZIALE II „Zakres opodatkowania” ustawy o VAT.

Dzięki temu rozwiązaniu, przepływ towarów oraz usług pomiędzy członkami grupy nie podlega opodatkowaniu. Jest to naturalna konsekwencja tego, iż poszczególni członkowie grupy tracą swój status podatnika i podatnikiem jest grupa jako jeden podatnik. Z kolei dostawę towarów i świadczenie usług dokonane przez członka grupy VAT na rzecz podmiotu spoza tej grupy VAT uważa się za dokonane przez tę grupę VAT.

Natomiast dostawę towarów i świadczenie usług dokonane na rzecz członka grupy VAT przez podmiot spoza tej grupy VAT uważa się za dokonane na rzecz tej grupy VAT. Zatem grupa VAT jest podatnikiem również w relacjach zewnętrznych, w stosunku do swoich kontrahentów czy pozostałych uczestników obrotu gospodarczego. Nabywane towary i usług, w ujęciu podatkowym, idą na konto całej grupy, a nie poszczególnych członków.

Pewne ograniczenia znajdują zastosowanie w przypadku, gdy członkiem grupy jest oddział podatnika nieposiadającego siedziby na terytorium naszego kraju. Wówczas, dostawę towarów i świadczenie usług dokonane przez oddział będący członkiem grupy VAT na rzecz:

podatnika nieposiadającego siedziby na terytorium kraju, który utworzył ten oddział,

innego oddziału podatnika, o którym mowa w pkt 1, położonego poza terytorium kraju

– uważa się za dokonane przez grupę VAT na rzecz podmiotu, który do niej nie należy.

Jeżeli chodzi o rozliczenia podatku, to zgodnie z art. 8d ust. 1 ustawy, grupa VAT w rozliczeniu za pierwszy okres rozliczeniowy uwzględnia kwotę nadwyżki podatku naliczonego nad należnym do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy wynikającą z ostatniej deklaracji podatkowej złożonej przez jej członków jako podatników.

Ponadto, jak stanowi ustęp 2-4 ww. przepisu, grupa VAT jest obowiązana złożyć deklarację podatkową za okres rozliczeniowy, w którym utraciła status podatnika. Kwota nadwyżki podatku naliczonego nad należnym wynikająca z deklaracji podlega zwrotowi na rzecz przedstawiciela grupy VAT lub odliczeniu w rozliczeniu za następny okres rozliczeniowy przedstawiciela grupy VAT.

Członkowie grupy VAT są obowiązani przesyłać do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Wzór ewidencji zostanie określony rozporządzeniem przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.