Akta osobowe dla umów zlecenia – czy należy je tworzyć

Dla dokumentacji z umów zlecenia nie należy tworzyć akt osobowych, tj. w przypadku pracowników. Również umowy o praktykę należy przechowywać w osobnym zbiorze dokumentów. Podobnie rzecz się ma z dokumentacją gromadzoną dla celów podatkowych, tj. PIT-11.

Zakres dokumentacji przechowywanej w aktach osobowych precyzuje § 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

W ramach akt osobowych może być przechowywana jedynie dokumentacja związana z nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia pracowniczego.

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części i obejmują:

1. w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² Kodeksu pracy),
2. w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
3. w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
4. w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu,
5. w części E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Z kolei w ramach dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (§ 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r.) przechowuje się w odrębnych zbiorach:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy),
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237⁶ i art. 237⁷ Kodeksu pracy).

Umowy zlecenia są odrębnym typem umowy, regulowanym przepisami Kodeksu cywilnego. Dokumentacja z tych umów powinna być więc przechowywana poza aktami osobowymi, w ramach osobnego zbioru dokumentów.

Zdaniem resortu pracy w obrębie wskazanej w rozporządzeniu dokumentacji pracowniczej powinny znaleźć się te dokumenty, które wynikają z przepisów prawa pracy (stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 12 lipca 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji płacowej), czego uzasadnieniem jest w szczególności to, że dokumenty objęte są zazwyczaj innym, niż – określony przepisami prawa pracy – okresem przechowywania. Mając na uwadze wskazaną interpretację, dokumenty podatkowe (tj. PIT-11) mają wprawdzie związek z zatrudnieniem, jednak nie powinny być częścią akt osobowych pracownika. Należy je więc przechowywać poza aktami osobowymi, w ramach odrębnego zbioru dokumentów