Urlop wypoczynkowy: jak właściwie podzielić na części

Art. 152 Kodeksu pracy mówi, że pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego nie może się zrzec ani scedować na inną osobę.

Zatem już z tego przepisu wynika, że urlop stanowi przerwę od świadczenia pracy i powinien być wykorzystany przez pracownika jednorazowo, w całości, w przysługującym mu wymiarze, wedle stażu zatrudnienia oraz wielkości etatu. Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Wielu pracodawców zastanawia się, czy ma prawo odmówić udzielenia pracownikowi krótszego urlopu.

Urlop wypoczynkowy – sprawdź, jak właściwie podzielić na części

Jakie są zasady udzielania urlopów? Jak poprawnie podzielić na części urlop wypoczynkowy, aby postąpić w zgodzie z przepisami? Odpowiedzi m.in. na te pytania w tekście.

Problem: Pracownik wykorzystywał urlop wypoczynkowy w trakcie roku, biorąc wolne na jeden albo na kilka dni (np. na załatwianie spraw prywatnych i krótkie turystyczne wyjazdy weekendowe ‒ piątek ‒ niedziela). W lecie zostało mu do wykorzystania 10 dni. Chce wziąć jeszcze 1 dzień albo 2 dni urlopu. Jeżeli pracodawca mu go udzieli, to wtedy, licząc np. z sobotami i niedzielami ‒ pracownikowi nie wyjdzie 14 wolnych dni do wykorzystania. Tymczasem z przepisów wynika, że co najmniej jedna część urlopu wypoczynkowego powinna trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Czy w takiej sytuacji pracodawca ma prawo odmówić udzielenia tego krótszego urlopu pracownikowi?

Rozwiązanie: Pracodawca powinien nakłonić pracownika do wybrania urlopu wypoczynkowego w części obejmującej 14 dni pod rząd, informując go, że taki wymóg stawiają przepisy Kodeksu pracy.

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego nie może się zrzec ani scedować na inną osobę (art. 152 Kodeksu pracy). Już z tego pierwszego przepisu z zakresu urlopów wypoczynkowych wynika, że urlop stanowi przerwę od świadczenia pracy i powinien być wykorzystany przez pracownika jednorazowo, w całości, w przysługującym mu wymiarze, wedle stażu zatrudnienia oraz wielkości etatu. Ponadto prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym. Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi w trybie na żądanie. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa.

W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, również mając na względzie zarówno interes pracownika i jego potrzeby urlopowe, jak i swoje w zakresie zapewnienia stabilności funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Udzielenie urlopu przez pracodawcę musi być wyraźne, tzn. akceptacja rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie nie może budzić wątpliwości.

W praktyce rzadko zdarza się, aby każdy pracownik wybierał swój urlop od razu w całości, np. 26 dni. Szczególnie, że oznacza to długotrwałą nieobecność. Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przykładowo, kalendarzowy miesiąc urlopu to w przypadku lipca 2021 roku odpisanie z puli jedynie 22 dni urlopu, przy podstawowym systemie czasu pracy.

Kodeks pracy dopuszcza więc podział urlopu na części, ale pod dwoma warunkami:

1) gdy wystąpi o to pracownik;

2) co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

koniec

Złożenie wniosku urlopowego przez pracownika nie jest dla pracodawcy wiążące. Jeśli uzna on, że udzielenie urlopu zgodnie z wnioskiem oznacza naruszenie prawa lub interesu zakładu pracy, może takiego wniosku nie zaakceptować.

Odnosząc się do pytania początkowego, należy jeszcze przypomnieć, że pracownik nie musi brać 1- czy 2-dniowych urlopów wypoczynkowych na załatwienie spraw osobistych. Można tutaj skorzystać ze zwolnienia od pracy dedykowanego specjalnie w tym celu. Jak bowiem wynika z art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych.

Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Pracownik może wnioskować o udzielenie zwolnienia od pracy, jeśli musi coś załatwić w godzinach pracy, za odpracowaniem.

Do tej pory pracodawca akceptował wnioski pracownika o krótkotrwałe urlopy. Jednak pozostała do wykorzystania część pozwoli jeszcze na udzielenie 14-dniowej puli. Należy więc pracownika poinstruować, że powinien taką część zrealizować, by w pełni wypocząć. Jeśli pracownik będzie stawiał opór i odmówi, dalej wnioskując tylko o kilkudniowe urlopy (być może ma ku temu jakieś uzasadnienie), można ich udzielać.

Taka zgoda pracodawcy nie powinna go narazić na konsekwencje w postaci kary pieniężnej za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Wykroczeniem jest bowiem nieudzielanie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżanie wymiaru tego urlopu.

Kodeks pracy wymienia pewne okoliczności, przez które zaplanowany już urlop może się nie rozpocząć albo już wzięty – będzie przerwany. Mogą one zniweczyć realizację urlopu w dłuższym wymiarze.

Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,

2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

3) powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,

4) urlopu macierzyńskiego,

pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Część urlopu niewykorzystaną z powodu:

1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,

2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

3) odbywania ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, przez czas do 3 miesięcy,

4) urlopu macierzyńskiego

pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym.

Urlop proporcjonalny

Na skorzystanie z co najmniej 14-dniowego wypoczynku może nie pozwolić urlop proporcjonalny, do którego pracownik nabywa prawo w razie podjęcia zatrudnienia w trakcie roku kalendarzowego, lub pierwszy w życiu urlop.

Wymiar zarówno urlopu proporcjonalnego, jak i urlopu obliczonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy może być zbyt niski. Natomiast pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do urlopu nabywane w taki sposób może również uniemożliwić podział na części, w tym 14-dniową.